مثال عملي · المحاسبون والمدققون
نظّف بيانات إنفاق مجلس محلي ولخّصها واختبرها بحثًا عن التكرارات
نزّل مدقق داخلي بيانات الإنفاق التي تتجاوز £100 التي نشرها مجلس Telford & Wrekin لشهر ديسمبر 2025: 3,161 دفعة في ورقة واحدة، وصف إجمالي في الأسفل، ومسافات زائدة في أسماء الموردين. رتّب الورقة دون فقدان أي صف، وأضاف ورقة Summary من الصيغ ومخططًا يطابقان إجمالي المجلس حتى آخر قرش، ووسم ست دفعات محتملة التكرار. احتاجت ورقة Summary إلى طلب ثانٍ، ولم تُنشأ تعليقات Excel على الصفوف الموسومة.
1يقرأ الملف المرفوع: 3,161 دفعة وصف إجمالي في الأسفل
- لم يضِع أي صفبقيت 3,161 دفعة بترتيبها، بما فيها إشعارات الدائن. ولا يزال مجموع المبالغ مطابقًا لإجمالي المجلس نفسه، £20,034,704.27.
- ملخصات على شكل صيغ، لا أرقام ملصوقةالإنفاق حسب المنطقة وأعلى عشرة موردين هما صيغ SUMIF وCOUNTIF على ورقة البيانات، مع مخطط Excel حقيقي. انقر على خلية وتتبّع أصلها.
- اختبارات تدقيق على المصنف نفسهاختبار التكرار هو عمود في ورقة البيانات. أما المبالغ وورقة Summary والمخطط فتبقى كما كانت.
01 · الطلب 1
رتّب الورقة، لكنه وضع الملخص في المكان الخطأ
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
قرأ الورقة واكتشف فخاخها الثلاثة
الصف 3163 هو SUBTOTAL بلا عنوان للعمود كله، فيحسب الجمع الساذج الشهر مرتين. وهناك عشرون اسم مورّد تنتهي بمسافة، فيظهر «British Gas Trading Ltd» كمورّدَين. كما يحمل عمود التاريخ وقتًا من اليوم.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency Reportالمجال والمورد والتاريخ والمبلغ لبعض الصفوف (بقية الأعمدة مخفية). الصف الأخير الأصفر هو الإجمالي غير المسمّى. حذف صف الإجمالي، وقصّ الأسماء، وأضاف عمود تاريخ
بقيت جميع الدفعات الـ 3,161 بترتيب التنزيل، بما فيها 33 إشعار دائن. أدى حذف المسافات الزائدة إلى خفض أسماء الموردين من 616 إلى 610. ويحتوي العمود G على =INT(F2) وهكذا نزولًا في الورقة: التاريخ دون الوقت.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency Reportالورقة المنظّفة: عمود Date الجديد G بالأخضر، والبيانات تنتهي الآن عند الصف 3162. حسب الإنفاق حسب المنطقة، لكنه سلّمه ملف CSV بدلًا من ورقة Summary
كانت الإجماليات صحيحة. لكنها جاءت في ملف منفصل بجانب المصنف، لا في الورقة التي طلبها الطلب، وذكر الرد أن ورقة Summary لم تُنجز.
- ورقة Transparency Reportرُتّب: حُذف صف الإجمالي، وقُصّت الأسماء، وأُضيف عمود التاريخ
- ورقة الملخصلم يُنجز؛ جاء بدلًا منه ملف CSV بالإنفاق حسب المنطقة
تمت المطابقة مع الملف المنزّل
قارنا الورقة المسلَّمة بملف المجلس صفًا بصف.
3,161 صفًا بالترتيب نفسه الوارد في الملف المنزّل، دون أي اسم مورّد تتبعه مسافة زائدة، و33 مبلغًا سالبًا.
يبلغ مجموع المبالغ £20,034,704.27، وهو المجموع الفرعي للمجلس نفسه.
02 · متابعة
بعدما أُبلغ أن ورقة Summary مفقودة، أضافها على شكل صيغ ومخطط
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
أُضيفت ورقة Summary بالمناطق الإحدى عشرة، من الأكبر إلى الأصغر
كل إجمالي هو صيغة SUMIF على ورقة البيانات، ويليها الإجمالي الكلي. وتحتها أعلى عشرة موردين من حيث الإنفاق، لكل منهم إجمالي SUMIF وعدد معاملات COUNTIF. الأرقام الخضراء صيغ؛ انقر على أحدها لترى الصيغة.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummaryجديدورقة Summary كما سُلّمت. رسم مخطط أعمدة حقيقيًا في Excel للإنفاق حسب المنطقة
يقرأ المخطط جدول Summary، فيتحرك مع الصيغ. وهو مرسوم هنا من جديد من البيانات الموجودة داخل الملف المسلَّم.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate Communicationsالمخطط في ورقة Summary. تمت المطابقة مع الملف المنزّل
أعدنا حساب إجماليات المناطق وأعلى عشرة موردين من ملف المجلس وقارناها.
تطابقت جميع المناطق الإحدى عشرة والموردون العشرة حتى آخر قرش؛ والإجمالي الكلي £20,034,704.27.
أعداد المعاملات صحيحة: Bowmer & Kirkland 2، وPAVE-AWAYS 9، وVeolia 1.
03 · الطلب 2
عند طلب اختبار المدفوعات المكررة، وسم ست دفعات وتخطى التعليقات
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
أُضيف عمود «تكرار محتمل» ووُسمت ثلاثة أزواج
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS في 22 ديسمبر، وAcorn Education & Care في 16 ديسمبر (الصفان 405 و420، وليسا متجاورين)، وVirgin Media Business في 9 ديسمبر: المورّد نفسه والمبلغ نفسه والتاريخ نفسه، £5,000 أو أكثر.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryالمورد والتاريخ والمبلغ والعمود I الجديد للصفوف الست المعلّمة (صفراء)، مع الصف 190 وإشعار Virgin Media الدائن في 853 للمقارنة. لم يغيّر أي مبلغ، وترك جزأين من الطلب دون إنجاز
ما زال العمود يجمع £20,034,704.27 وورقة Summary كما كانت. أما تعليقات Excel السبعة وجدول الصفوف الموسومة في ورقة Summary فلم تُنشأ، وقد ذكر الرد ذلك.
- عمود «تكرار محتمل»ستة صفوف موسومة
- المبالغ، ورقة Summary، المخططبدون تغيير
- سبعة تعليقات في Excelلم يُنجز
- الصفوف الموسومة في ورقة Summaryلم يُنجز
تم التحقق بتشغيل الاختبار نفسه بأنفسنا
المورّد والمبلغ والتاريخ نفسها، £5,000 أو أكثر، في ملف المجلس.
يجد اختبارنا بالضبط الصفوف 191 و192 و405 و420 و838 و840، وهي الستة الموسومة.
لم يتغير أي مبلغ. لا يحتوي الملف على تعليقات، وما زالت ورقة Summary تنتهي عند الصف 30.
الملفات
مصدر الملف: Telford & Wrekin Council, «نفقات تتجاوز £100»، ديسمبر 2025، منشورة وفق مدونة شفافية الحكومة المحلية. تتضمن معلومات عامة مرخّصة بموجب Open Government Licence v3.0. لم يراجع المجلس المثال ولم يؤيده.
أحضر جدول بياناتك الخاص
تمنحك معظم أدوات الذكاء الاصطناعي أرقامًا لتلصقها من جديد. أما فيعمل داخل مصنفك: ينظف البيانات دون فقدان أي صف، ويبني ملخصات على شكل صيغ يمكنك تتبعها إلى المدفوعات، ويضع علامة على المعاملات التي تستحق الاستفسار.
تابع القراءة
اقرأ مثالاً عملياً آخر

المحاسبون والمراجعون
50 صفحة من الفواتير الممسوحة ضوئياً إلى دفتر حسابات دائنين مدقق

المصرفيون والاستشاريون
ملف بيان الأرباح بصيغة PDF إلى Excel، مع صيغ نمو سنوية ومخطط بياني

المصرفيون والاستشاريون
تقدير سوق تشغيل وصيانة الطاقة الشمسية الأمريكي ببيانات EIA في المصنف نفسه
عرض جميع الأمثلة العملية البالغ عددها 19 →جميع الأمثلة لفئة المحاسبون والمراجعون →