مثال عملي · المحاسبون والمدققون

نظّف بيانات إنفاق مجلس محلي ولخّصها واختبرها بحثًا عن التكرارات

نزّل مدقق داخلي بيانات الإنفاق التي تتجاوز £100 التي نشرها مجلس Telford & Wrekin لشهر ديسمبر 2025: 3,161 دفعة في ورقة واحدة، وصف إجمالي في الأسفل، ومسافات زائدة في أسماء الموردين. رتّب الورقة دون فقدان أي صف، وأضاف ورقة Summary من الصيغ ومخططًا يطابقان إجمالي المجلس حتى آخر قرش، ووسم ست دفعات محتملة التكرار. احتاجت ورقة Summary إلى طلب ثانٍ، ولم تُنشأ تعليقات Excel على الصفوف الموسومة.

  • لم يضِع أي صفبقيت 3,161 دفعة بترتيبها، بما فيها إشعارات الدائن. ولا يزال مجموع المبالغ مطابقًا لإجمالي المجلس نفسه، £20,034,704.27.
  • ملخصات على شكل صيغ، لا أرقام ملصوقةالإنفاق حسب المنطقة وأعلى عشرة موردين هما صيغ SUMIF وCOUNTIF على ورقة البيانات، مع مخطط Excel حقيقي. انقر على خلية وتتبّع أصلها.
  • اختبارات تدقيق على المصنف نفسهاختبار التكرار هو عمود في ورقة البيانات. أما المبالغ وورقة Summary والمخطط فتبقى كما كانت.

01 · الطلب 1

رتّب الورقة، لكنه وضع الملخص في المكان الخطأ

المدقق

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. قرأ الورقة واكتشف فخاخها الثلاثة

    الصف 3163 هو SUBTOTAL بلا عنوان للعمود كله، فيحسب الجمع الساذج الشهر مرتين. وهناك عشرون اسم مورّد تنتهي بمسافة، فيظهر «British Gas Trading Ltd» كمورّدَين. كما يحمل عمود التاريخ وقتًا من اليوم.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxقبل
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    المجال والمورد والتاريخ والمبلغ لبعض الصفوف (بقية الأعمدة مخفية). الصف الأخير الأصفر هو الإجمالي غير المسمّى.
  2. حذف صف الإجمالي، وقصّ الأسماء، وأضاف عمود تاريخ

    بقيت جميع الدفعات الـ 3,161 بترتيب التنزيل، بما فيها 33 إشعار دائن. أدى حذف المسافات الزائدة إلى خفض أسماء الموردين من 616 إلى 610. ويحتوي العمود G على =INT(F2) وهكذا نزولًا في الورقة: التاريخ دون الوقت.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxالملف نفسه
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    الورقة المنظّفة: عمود Date الجديد G بالأخضر، والبيانات تنتهي الآن عند الصف 3162.
  3. حسب الإنفاق حسب المنطقة، لكنه سلّمه ملف CSV بدلًا من ورقة Summary

    كانت الإجماليات صحيحة. لكنها جاءت في ملف منفصل بجانب المصنف، لا في الورقة التي طلبها الطلب، وذكر الرد أن ورقة Summary لم تُنجز.

    • ورقة Transparency Reportرُتّب: حُذف صف الإجمالي، وقُصّت الأسماء، وأُضيف عمود التاريخ
    • ورقة الملخصلم يُنجز؛ جاء بدلًا منه ملف CSV بالإنفاق حسب المنطقة
  4. تمت المطابقة مع الملف المنزّل

    قارنا الورقة المسلَّمة بملف المجلس صفًا بصف.

    3,161 صفًا بالترتيب نفسه الوارد في الملف المنزّل، دون أي اسم مورّد تتبعه مسافة زائدة، و33 مبلغًا سالبًا.

    يبلغ مجموع المبالغ £20,034,704.27، وهو المجموع الفرعي للمجلس نفسه.

XLSXسُلّم: المصنف بعد الترتيب3,161 دفعة مع عمود التاريخ؛ دون ورقة Summary بعد

02 · متابعة

بعدما أُبلغ أن ورقة Summary مفقودة، أضافها على شكل صيغ ومخطط

المدقق

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. أُضيفت ورقة Summary بالمناطق الإحدى عشرة، من الأكبر إلى الأصغر

    كل إجمالي هو صيغة SUMIF على ورقة البيانات، ويليها الإجمالي الكلي. وتحتها أعلى عشرة موردين من حيث الإنفاق، لكل منهم إجمالي SUMIF وعدد معاملات COUNTIF. الأرقام الخضراء صيغ؛ انقر على أحدها لترى الصيغة.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxورقة جديدة
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryجديد
    ورقة Summary كما سُلّمت.
  2. رسم مخطط أعمدة حقيقيًا في Excel للإنفاق حسب المنطقة

    يقرأ المخطط جدول Summary، فيتحرك مع الصيغ. وهو مرسوم هنا من جديد من البيانات الموجودة داخل الملف المسلَّم.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxورقة الملخص

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    المخطط في ورقة Summary.
  3. تمت المطابقة مع الملف المنزّل

    أعدنا حساب إجماليات المناطق وأعلى عشرة موردين من ملف المجلس وقارناها.

    تطابقت جميع المناطق الإحدى عشرة والموردون العشرة حتى آخر قرش؛ والإجمالي الكلي £20,034,704.27.

    أعداد المعاملات صحيحة: Bowmer & Kirkland 2، وPAVE-AWAYS 9، وVeolia 1.

XLSXسُلّم: المصنف مع ورقة Summaryصيغ SUMIF وCOUNTIF، والمخطط

03 · الطلب 2

عند طلب اختبار المدفوعات المكررة، وسم ست دفعات وتخطى التعليقات

المدقق

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. أُضيف عمود «تكرار محتمل» ووُسمت ثلاثة أزواج

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS في 22 ديسمبر، وAcorn Education & Care في 16 ديسمبر (الصفان 405 و420، وليسا متجاورين)، وVirgin Media Business في 9 ديسمبر: المورّد نفسه والمبلغ نفسه والتاريخ نفسه، £5,000 أو أكثر.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxبعد
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    المورد والتاريخ والمبلغ والعمود I الجديد للصفوف الست المعلّمة (صفراء)، مع الصف 190 وإشعار Virgin Media الدائن في 853 للمقارنة.
  2. لم يغيّر أي مبلغ، وترك جزأين من الطلب دون إنجاز

    ما زال العمود يجمع £20,034,704.27 وورقة Summary كما كانت. أما تعليقات Excel السبعة وجدول الصفوف الموسومة في ورقة Summary فلم تُنشأ، وقد ذكر الرد ذلك.

    • عمود «تكرار محتمل»ستة صفوف موسومة
    • المبالغ، ورقة Summary، المخططبدون تغيير
    • سبعة تعليقات في Excelلم يُنجز
    • الصفوف الموسومة في ورقة Summaryلم يُنجز
  3. تم التحقق بتشغيل الاختبار نفسه بأنفسنا

    المورّد والمبلغ والتاريخ نفسها، £5,000 أو أكثر، في ملف المجلس.

    يجد اختبارنا بالضبط الصفوف 191 و192 و405 و420 و838 و840، وهي الستة الموسومة.

    لم يتغير أي مبلغ. لا يحتوي الملف على تعليقات، وما زالت ورقة Summary تنتهي عند الصف 30.

XLSXسُلّم: المصنف مع علامات التكرارعمود «تكرار محتمل»؛ وورقة Summary والمخطط كما كانا

الملفات

مصدر الملف: Telford & Wrekin Council, «نفقات تتجاوز £100»، ديسمبر 2025، منشورة وفق مدونة شفافية الحكومة المحلية. تتضمن معلومات عامة مرخّصة بموجب Open Government Licence v3.0. لم يراجع المجلس المثال ولم يؤيده.

أحضر جدول بياناتك الخاص

تمنحك معظم أدوات الذكاء الاصطناعي أرقامًا لتلصقها من جديد. أما فيعمل داخل مصنفك: ينظف البيانات دون فقدان أي صف، ويبني ملخصات على شكل صيغ يمكنك تتبعها إلى المدفوعات، ويضع علامة على المعاملات التي تستحق الاستفسار.

تابع القراءة

اقرأ مثالاً عملياً آخر

عرض جميع الأمثلة العملية البالغ عددها 19 جميع الأمثلة لفئة المحاسبون والمراجعون