VÍ DỤ THỰC TẾ · KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIÊN

Dọn dữ liệu chi tiêu của hội đồng, tóm tắt và kiểm tra trùng lặp

Một kiểm toán viên nội bộ tải xuống dữ liệu chi tiêu trên £100 mà Hội đồng Telford & Wrekin công bố cho tháng 12 năm 2025: 3,161 khoản thanh toán trong một trang tính, một dòng tổng ở cuối và các khoảng trắng thừa trong tên nhà cung cấp. dọn trang tính mà không mất dòng nào, thêm trang tính Summary gồm các công thức và một biểu đồ khớp với tổng của hội đồng đến từng xu, và đánh dấu sáu khoản thanh toán có thể trùng lặp. Trang tính Summary phải đến yêu cầu thứ hai mới có, và các ghi chú Excel trên những dòng được đánh dấu đã không được tạo.

  • Không mất dòng nào3,161 khoản thanh toán giữ nguyên thứ tự, gồm cả giấy báo có. Tổng các khoản vẫn khớp với tổng của hội đồng, £20,034,704.27.
  • Bản tóm tắt là công thức, không phải số dán vàoChi tiêu theo khu vực và mười nhà cung cấp hàng đầu là các công thức SUMIF và COUNTIF trên trang tính dữ liệu, kèm một biểu đồ Excel thật. Nhấp vào một ô và truy ngược lại.
  • Các kiểm tra kiểm toán trên cùng sổ làm việcPhép kiểm tra trùng lặp là một cột trên trang tính dữ liệu. Số tiền, trang tính Summary và biểu đồ giữ nguyên như trước.

01 · YÊU CẦU 1

dọn trang tính, nhưng đặt phần tóm tắt sai chỗ

Kiểm toán viên

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Đọc trang tính và tìm ra ba cái bẫy

    Dòng 3163 là một SUBTOTAL không có nhãn của cả cột, nên cách cộng thông thường sẽ tính tháng này hai lần. Hai mươi tên nhà cung cấp kết thúc bằng khoảng trắng, nên “British Gas Trading Ltd” hiện ra thành hai nhà cung cấp. Và cột ngày có kèm giờ trong ngày.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxtrước khi sửa
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Lĩnh vực, nhà cung cấp, ngày, số tiền của vài dòng (ẩn cột khác). Dòng vàng cuối là tổng không nhãn.
  2. Xóa dòng tổng, cắt tên và thêm cột Ngày

    Cả 3,161 khoản thanh toán giữ nguyên thứ tự tải xuống, gồm 33 giấy báo có. Cắt khoảng trắng đưa 616 tên nhà cung cấp xuống còn 610. Cột G chứa =INT(F2) và tiếp tục xuống cuối trang tính: ngày không kèm giờ.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxcùng tệp
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Trang đã sạch: cột Date G mới màu xanh, dữ liệu nay kết thúc ở dòng 3162.
  3. Tính chi tiêu theo khu vực, nhưng giao dưới dạng tệp CSV thay vì trang tính Summary

    Các tổng là đúng. Chúng đến dưới dạng một tệp riêng cạnh sổ làm việc, không phải trang tính mà yêu cầu đã đòi, và phản hồi nói rằng trang tính Summary chưa làm.

    • Trang tính Transparency Reportđã dọn: dòng tổng đã bỏ, tên đã cắt, cột Ngày đã thêm
    • Trang tính tóm tắtkhông được tạo; thay vào đó là một tệp CSV chi tiêu theo khu vực
  4. Đối chiếu với tệp tải xuống

    Chúng tôi đã so sánh trang tính đã giao với tệp của hội đồng từng dòng một.

    3,161 dòng theo cùng thứ tự với tệp tải xuống, không còn tên nhà cung cấp nào có khoảng trắng thừa, 33 số tiền âm.

    Các khoản cộng lại thành £20,034,704.27, đúng bằng tổng phụ của chính hội đồng.

XLSXĐã giao: sổ làm việc đã dọn3,161 khoản thanh toán có cột Ngày; chưa có trang tính Summary

02 · YÊU CẦU BỔ SUNG

Được báo là thiếu trang tính Summary, thêm nó vào dưới dạng công thức và biểu đồ

Kiểm toán viên

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Thêm trang tính Summary với 11 khu vực, lớn nhất xếp đầu

    Mỗi tổng là một công thức SUMIF trên trang tính dữ liệu, với tổng cộng bên dưới. Dưới đó là mười nhà cung cấp có chi tiêu cao nhất, mỗi nhà có tổng SUMIF và số giao dịch COUNTIF. Các số màu xanh lá là công thức; nhấp vào một số để xem.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxtrang tính mới
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummarymới
    Trang tính Summary như đã giao.
  2. Vẽ biểu đồ cột Excel thật về chi tiêu theo khu vực

    Biểu đồ đọc bảng Summary, nên nó thay đổi theo các công thức. Ở đây nó được vẽ lại từ dữ liệu nằm trong tệp đã giao.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxTrang tính tóm tắt

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Biểu đồ trên trang tính Summary.
  3. Đối chiếu với tệp tải xuống

    Chúng tôi tính lại các tổng theo khu vực và mười nhà cung cấp hàng đầu từ tệp của hội đồng rồi so sánh.

    Cả mười một khu vực và cả mười nhà cung cấp đều khớp đến từng xu; tổng cộng là £20,034,704.27.

    Số giao dịch là đúng: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXĐã giao: sổ làm việc có trang tính SummaryCác công thức SUMIF và COUNTIF, và biểu đồ

03 · YÊU CẦU 2

Được yêu cầu kiểm tra thanh toán trùng lặp, đánh dấu sáu khoản thanh toán và bỏ qua các ghi chú

Kiểm toán viên

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Thêm cột Có thể trùng lặp và đánh dấu ba cặp

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS ngày 22 tháng 12, Acorn Education & Care ngày 16 tháng 12 (dòng 405 và 420, không liền nhau) và Virgin Media Business ngày 9 tháng 12: cùng nhà cung cấp, cùng số tiền, cùng ngày, từ £5,000 trở lên.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxsau khi sửa
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Nhà cung cấp, ngày, tiền và cột I mới cho sáu dòng đánh dấu (vàng), kèm dòng 190 và phiếu ghi có Virgin Media dòng 853 để so sánh.
  2. Không đổi số tiền nào, và để hai phần của yêu cầu chưa làm

    Cột vẫn cộng ra £20,034,704.27 và trang tính Summary giữ nguyên như trước. Bảy ghi chú Excel và bảng các dòng được đánh dấu trên trang tính Summary đã không được tạo, và phản hồi đã nói rõ như vậy.

    • Cột Có thể trùng lặpsáu dòng được đánh dấu
    • Số tiền, trang tính Summary, biểu đồkhông thay đổi
    • Bảy ghi chú Excelkhông được tạo
    • Các dòng được đánh dấu trên trang tính Summarykhông được tạo
  3. Kiểm tra bằng cách tự chạy cùng phép kiểm tra

    Cùng nhà cung cấp, số tiền và ngày, từ £5,000 trở lên, trên tệp của hội đồng.

    Phép kiểm tra của chúng tôi tìm ra đúng các dòng 191, 192, 405, 420, 838 và 840, sáu dòng đã được đánh dấu.

    Không số tiền nào thay đổi. Tệp không có ghi chú nào, và trang tính Summary vẫn kết thúc ở dòng 30.

XLSXĐã giao: sổ làm việc có các dấu trùng lặpcột Có thể trùng lặp; trang tính Summary và biểu đồ như trước

Các tệp

Nguồn của tệp: Telford & Wrekin Council, “Chi tiêu trên £100”, tháng 12 năm 2025, công bố theo Bộ quy tắc minh bạch chính quyền địa phương. Chứa thông tin khu vực công được cấp phép theo Open Government Licence v3.0. Hội đồng chưa xem xét hay xác nhận ví dụ này.

Mang bảng tính của chính bạn

Hầu hết công cụ AI đưa cho bạn con số để dán lại. làm việc ngay trong sổ làm việc của bạn: dọn dữ liệu mà không mất dòng nào, tạo các bản tóm tắt dưới dạng công thức truy ngược được về từng khoản thanh toán, và đánh dấu những giao dịch đáng thắc mắc.

ĐỌC TIẾP

Đọc ví dụ thực tế khác

Xem tất cả 19 ví dụ thực tế Tất cả ví dụ dành cho Kế toán và kiểm toán viên