AKTUWAL NA HALIMBAWA · MGA ACCOUNTANT AT AUDITOR
Linisin ang data ng gastos ng isang konseho, buurin ito at subukan para sa mga duplicate
Nag-download ang isang internal auditor ng inilathalang gastos ng Telford & Wrekin Council na higit sa £100 para sa Disyembre 2025: 3,161 bayad sa isang sheet, isang hanay ng kabuuan sa ibaba at mga sobrang espasyo sa mga pangalan ng supplier. Inayos ng ang sheet nang walang nawawalang hanay, nagdagdag ng Summary sheet ng mga formula at isang chart na tugma hanggang sa huling sentimo sa kabuuan ng konseho, at minarkahan ang anim na posibleng dobleng bayad. Kinailangan ng ikalawang hiling ang Summary sheet, at hindi ginawa ang mga Excel comment sa mga minarkahang hanay.
1Binasa ang upload: 3,161 bayad at isang hanay ng kabuuan sa ibaba
- Walang nawalang hanayNanatili sa kanilang pagkakasunod-sunod ang 3,161 bayad, kasama ang mga credit note. Katumbas pa rin ng sariling kabuuan ng konseho na £20,034,704.27 ang kabuuan ng mga halaga.
- Mga buod bilang formula, hindi idinikit na numeroAng gastos ayon sa lugar at ang nangungunang sampung supplier ay SUMIF at COUNTIF sa data sheet, na may totoong Excel chart. Mag-click sa isang cell at subaybayan ito pabalik.
- Mga audit test sa parehong workbookAng pagsubok sa duplicate ay isang column sa data sheet. Nananatili ang mga halaga, ang Summary sheet at ang chart.
01 · KAHILINGAN 1
Inayos ng ang sheet, at inilagay sa maling lugar ang buod
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Binasa ang sheet at nahanap ang tatlong patibong nito
Ang hanay 3163 ay isang walang-label na SUBTOTAL ng buong column, kaya dalawang beses mabibilang ang buwan sa simpleng pagsasama. Dalawampung pangalan ng supplier ang nagtatapos sa espasyo, kaya ang “British Gas Trading Ltd” ay lumalabas bilang dalawang supplier. At may oras ng araw ang column ng petsa.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportService area, supplier, petsa at halaga ng ilang row (nakatago ang iba pang kolum). Ang huling dilaw na row ang walang-label na total. Binura ang hanay ng kabuuan, tinrim ang mga pangalan at nagdagdag ng Date column
Nananatili sa pagkakasunod-sunod ng download ang lahat ng 3,161 bayad, kasama ang 33 credit note. Ang pag-trim ay ginagawang 610 ang 616 na pangalan ng supplier. Ang column G ay may =INT(F2) at iba pa pababa sa sheet: ang petsa nang walang oras.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportNaayos na sheet: bagong Date na kolum G sa berde, at datos hanggang row 3162 na. Nakuwenta ang gastos ayon sa lugar, pero inihatid bilang CSV sa halip na Summary sheet
Tama ang mga kabuuan. Dumating ang mga ito bilang hiwalay na file sa tabi ng workbook, hindi bilang sheet na hiniling, at sinabi ng sagot na hindi nagawa ang Summary sheet.
- Sheet na Transparency Reportnaayos: wala na ang hanay ng kabuuan, tinrim ang mga pangalan, nadagdagan ng Date column
- Sheet na Summaryhindi ginawa; CSV ng gastos ayon sa lugar ang dumating bilang kapalit
Sinuri laban sa download
Inihambing namin hanay por hanay ang naihatid na sheet sa file ng konseho.
3,161 hanay sa parehong pagkakasunod-sunod ng download, walang pangalan ng supplier na may sobrang espasyo, 33 negatibong halaga.
Ang kabuuan ng mga halaga ay £20,034,704.27, ang sariling subtotal ng konseho.
02 · KASUNOD NA KAHILINGAN
Nang sabihing nawawala ang Summary sheet, idinagdag ito ng bilang mga formula at chart
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Nagdagdag ng Summary sheet na may 11 lugar, pinakamalaki muna
Ang bawat kabuuan ay isang SUMIF sa data sheet, na may pangkalahatang kabuuan sa ilalim. Sa ibaba nito, ang nangungunang sampung supplier ayon sa gastos, bawat isa ay may SUMIF na kabuuan at COUNTIF na bilang ng transaksyon. Formula ang mga berdeng numero; mag-click sa isa para makita ito.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummarybagoAng Summary sheet gaya ng naihatid. Gumuhit ng totoong Excel bar chart ng gastos ayon sa lugar
Binabasa ng chart ang Summary table, kaya sumasabay ito sa mga formula. Iginuhit itong muli rito mula sa data sa loob ng naihatid na file.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsAng chart sa Summary sheet. Sinuri laban sa download
Muli naming kinuwenta ang mga kabuuan ayon sa lugar at ang nangungunang sampu mula sa file ng konseho at inihambing.
Tugma hanggang sa huling sentimo ang labing-isang lugar at sampung supplier; ang kabuuang halaga ay £20,034,704.27.
Tama ang bilang ng mga transaksyon: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · KAHILINGAN 2
Nang hingan ng pagsubok sa dobleng bayad, minarkahan ng ang anim na bayad at nilaktawan ang mga comment
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Nagdagdag ng Possible duplicate column at tatlong pares ang minarkahan
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS noong Disyembre 22, Acorn Education & Care noong Disyembre 16 (hanay 405 at 420, hindi magkatabi) at Virgin Media Business noong Disyembre 9: parehong supplier, parehong halaga, parehong petsa, £5,000 o higit pa.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummarySupplier, petsa, halaga at bagong kolum I ng anim na minarkahang row (dilaw), kasama ang row 190 at Virgin Media credit note sa 853 para ihambing. Walang binagong halaga, at dalawang bahagi ng hiling ang hindi nagawa
Nasa £20,034,704.27 pa rin ang kabuuan ng column at gaya ng dati ang Summary sheet. Hindi ginawa ang pitong Excel comment at ang table ng mga minarkahang hanay sa Summary sheet, at sinabi iyon ng sagot.
- Column na Possible duplicateanim na hanay ang minarkahan
- Mga halaga, Summary sheet, charthindi nagbabago
- Pitong Excel commenthindi ginawa
- Mga minarkahang hanay sa Summary sheethindi ginawa
Sinuri sa pamamagitan ng pagpapatakbo namin ng parehong pagsubok
Parehong supplier, halaga at petsa, £5,000 o higit pa, sa file ng konseho.
Eksaktong nahahanap ng aming pagsubok ang mga hanay 191, 192, 405, 420, 838 at 840, ang anim na minarkahan.
Walang binagong halaga. Walang comment ang file, at nagtatapos pa rin ang Summary sheet sa hanay 30.
Ang mga file
Kung saan nagmula ang file: Telford & Wrekin Council, “Gastos lampas £100”, Disyembre 2025, inilathala ayon sa Local Government Transparency Code. May pampublikong impormasyon sa Open Government Licence v3.0. Hindi sinuri o inendorso ng konseho ang halimbawa.
Dalhin ang sarili ninyong spreadsheet
Karamihan sa mga AI tool ay nagbibigay ng mga numerong ipe-paste ninyo pabalik. Gumagana ang sa loob ng inyong workbook: nililinis nito ang data nang walang nawawalang hanay, bumubuo ng mga buod bilang mga formula na masusubaybayan ninyo hanggang sa mga bayad, at minamarkahan ang mga transaksyong dapat usisain.
MAGBASA PA
Basahin ang isa pang aktuwal na halimbawa

Mga Accountant at Auditor
50 pahina ng mga na-scan na invoice papunta sa isang sinuring AP ledger

Mga Banker at Consultant
PDF ng ulat ng kita patungong Excel, kasama ang mga pormula ng YoY at isang chart

Mga Banker at Consultant
Pagtantiya sa merkado ng operasyon at pagpapanatili ng solar sa US mula sa datos ng EIA, sa parehong workbook
Tingnan ang lahat ng 19 aktuwal na halimbawa →Lahat ng halimbawa para sa Mga Accountant at Auditor →