AKTUWAL NA HALIMBAWA · MGA ACCOUNTANT AT AUDITOR

Linisin ang data ng gastos ng isang konseho, buurin ito at subukan para sa mga duplicate

Nag-download ang isang internal auditor ng inilathalang gastos ng Telford & Wrekin Council na higit sa £100 para sa Disyembre 2025: 3,161 bayad sa isang sheet, isang hanay ng kabuuan sa ibaba at mga sobrang espasyo sa mga pangalan ng supplier. Inayos ng ang sheet nang walang nawawalang hanay, nagdagdag ng Summary sheet ng mga formula at isang chart na tugma hanggang sa huling sentimo sa kabuuan ng konseho, at minarkahan ang anim na posibleng dobleng bayad. Kinailangan ng ikalawang hiling ang Summary sheet, at hindi ginawa ang mga Excel comment sa mga minarkahang hanay.

  • Walang nawalang hanayNanatili sa kanilang pagkakasunod-sunod ang 3,161 bayad, kasama ang mga credit note. Katumbas pa rin ng sariling kabuuan ng konseho na £20,034,704.27 ang kabuuan ng mga halaga.
  • Mga buod bilang formula, hindi idinikit na numeroAng gastos ayon sa lugar at ang nangungunang sampung supplier ay SUMIF at COUNTIF sa data sheet, na may totoong Excel chart. Mag-click sa isang cell at subaybayan ito pabalik.
  • Mga audit test sa parehong workbookAng pagsubok sa duplicate ay isang column sa data sheet. Nananatili ang mga halaga, ang Summary sheet at ang chart.

01 · KAHILINGAN 1

Inayos ng ang sheet, at inilagay sa maling lugar ang buod

Ang auditor

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Binasa ang sheet at nahanap ang tatlong patibong nito

    Ang hanay 3163 ay isang walang-label na SUBTOTAL ng buong column, kaya dalawang beses mabibilang ang buwan sa simpleng pagsasama. Dalawampung pangalan ng supplier ang nagtatapos sa espasyo, kaya ang “British Gas Trading Ltd” ay lumalabas bilang dalawang supplier. At may oras ng araw ang column ng petsa.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxbago
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Service area, supplier, petsa at halaga ng ilang row (nakatago ang iba pang kolum). Ang huling dilaw na row ang walang-label na total.
  2. Binura ang hanay ng kabuuan, tinrim ang mga pangalan at nagdagdag ng Date column

    Nananatili sa pagkakasunod-sunod ng download ang lahat ng 3,161 bayad, kasama ang 33 credit note. Ang pag-trim ay ginagawang 610 ang 616 na pangalan ng supplier. Ang column G ay may =INT(F2) at iba pa pababa sa sheet: ang petsa nang walang oras.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxparehong file
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Naayos na sheet: bagong Date na kolum G sa berde, at datos hanggang row 3162 na.
  3. Nakuwenta ang gastos ayon sa lugar, pero inihatid bilang CSV sa halip na Summary sheet

    Tama ang mga kabuuan. Dumating ang mga ito bilang hiwalay na file sa tabi ng workbook, hindi bilang sheet na hiniling, at sinabi ng sagot na hindi nagawa ang Summary sheet.

    • Sheet na Transparency Reportnaayos: wala na ang hanay ng kabuuan, tinrim ang mga pangalan, nadagdagan ng Date column
    • Sheet na Summaryhindi ginawa; CSV ng gastos ayon sa lugar ang dumating bilang kapalit
  4. Sinuri laban sa download

    Inihambing namin hanay por hanay ang naihatid na sheet sa file ng konseho.

    3,161 hanay sa parehong pagkakasunod-sunod ng download, walang pangalan ng supplier na may sobrang espasyo, 33 negatibong halaga.

    Ang kabuuan ng mga halaga ay £20,034,704.27, ang sariling subtotal ng konseho.

XLSXNaihatid: ang naayos na workbook3,161 bayad na may Date column; wala pang Summary sheet

02 · KASUNOD NA KAHILINGAN

Nang sabihing nawawala ang Summary sheet, idinagdag ito ng bilang mga formula at chart

Ang auditor

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Nagdagdag ng Summary sheet na may 11 lugar, pinakamalaki muna

    Ang bawat kabuuan ay isang SUMIF sa data sheet, na may pangkalahatang kabuuan sa ilalim. Sa ibaba nito, ang nangungunang sampung supplier ayon sa gastos, bawat isa ay may SUMIF na kabuuan at COUNTIF na bilang ng transaksyon. Formula ang mga berdeng numero; mag-click sa isa para makita ito.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxbagong sheet
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummarybago
    Ang Summary sheet gaya ng naihatid.
  2. Gumuhit ng totoong Excel bar chart ng gastos ayon sa lugar

    Binabasa ng chart ang Summary table, kaya sumasabay ito sa mga formula. Iginuhit itong muli rito mula sa data sa loob ng naihatid na file.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxSheet na Summary

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Ang chart sa Summary sheet.
  3. Sinuri laban sa download

    Muli naming kinuwenta ang mga kabuuan ayon sa lugar at ang nangungunang sampu mula sa file ng konseho at inihambing.

    Tugma hanggang sa huling sentimo ang labing-isang lugar at sampung supplier; ang kabuuang halaga ay £20,034,704.27.

    Tama ang bilang ng mga transaksyon: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXNaihatid: ang workbook na may Summary sheetMga formula ng SUMIF at COUNTIF, at ang chart

03 · KAHILINGAN 2

Nang hingan ng pagsubok sa dobleng bayad, minarkahan ng ang anim na bayad at nilaktawan ang mga comment

Ang auditor

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Nagdagdag ng Possible duplicate column at tatlong pares ang minarkahan

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS noong Disyembre 22, Acorn Education & Care noong Disyembre 16 (hanay 405 at 420, hindi magkatabi) at Virgin Media Business noong Disyembre 9: parehong supplier, parehong halaga, parehong petsa, £5,000 o higit pa.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxpagkatapos
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Supplier, petsa, halaga at bagong kolum I ng anim na minarkahang row (dilaw), kasama ang row 190 at Virgin Media credit note sa 853 para ihambing.
  2. Walang binagong halaga, at dalawang bahagi ng hiling ang hindi nagawa

    Nasa £20,034,704.27 pa rin ang kabuuan ng column at gaya ng dati ang Summary sheet. Hindi ginawa ang pitong Excel comment at ang table ng mga minarkahang hanay sa Summary sheet, at sinabi iyon ng sagot.

    • Column na Possible duplicateanim na hanay ang minarkahan
    • Mga halaga, Summary sheet, charthindi nagbabago
    • Pitong Excel commenthindi ginawa
    • Mga minarkahang hanay sa Summary sheethindi ginawa
  3. Sinuri sa pamamagitan ng pagpapatakbo namin ng parehong pagsubok

    Parehong supplier, halaga at petsa, £5,000 o higit pa, sa file ng konseho.

    Eksaktong nahahanap ng aming pagsubok ang mga hanay 191, 192, 405, 420, 838 at 840, ang anim na minarkahan.

    Walang binagong halaga. Walang comment ang file, at nagtatapos pa rin ang Summary sheet sa hanay 30.

XLSXNaihatid: ang workbook na may mga marka ng duplicateang Possible duplicate column; gaya ng dati ang Summary sheet at chart

Ang mga file

Kung saan nagmula ang file: Telford & Wrekin Council, “Gastos lampas £100”, Disyembre 2025, inilathala ayon sa Local Government Transparency Code. May pampublikong impormasyon sa Open Government Licence v3.0. Hindi sinuri o inendorso ng konseho ang halimbawa.

Dalhin ang sarili ninyong spreadsheet

Karamihan sa mga AI tool ay nagbibigay ng mga numerong ipe-paste ninyo pabalik. Gumagana ang sa loob ng inyong workbook: nililinis nito ang data nang walang nawawalang hanay, bumubuo ng mga buod bilang mga formula na masusubaybayan ninyo hanggang sa mga bayad, at minamarkahan ang mga transaksyong dapat usisain.

MAGBASA PA

Basahin ang isa pang aktuwal na halimbawa

Tingnan ang lahat ng 19 aktuwal na halimbawa Lahat ng halimbawa para sa Mga Accountant at Auditor