ตัวอย่างการทำงาน · นักบัญชีและผู้ตรวจสอบ

ทำความสะอาดข้อมูลการใช้จ่ายของสภาท้องถิ่น สรุป และทดสอบหาการจ่ายซ้ำ

ผู้ตรวจสอบภายในดาวน์โหลดรายการใช้จ่ายเกิน £100 ประจำเดือนธันวาคม 2025 ที่สภาเทลฟอร์ดและเรกิน (Telford & Wrekin) เผยแพร่: การจ่ายเงิน 3,161 รายการในชีตเดียว มีแถวรวมอยู่ท้ายสุด และมีช่องว่างเกินในชื่อผู้ขาย จัดระเบียบชีตโดยไม่ทำแถวหายแม้แต่แถวเดียว เพิ่มชีต Summary ที่เป็นสูตรและแผนภูมิที่ตรงกับยอดรวมของสภาทุกเพนนี และทำเครื่องหมายการจ่ายเงินที่อาจซ้ำ 6 รายการ ชีต Summary ต้องขอเป็นครั้งที่สอง และไม่ได้สร้างความคิดเห็นของ Excel ในแถวที่ทำเครื่องหมายไว้

  • ไม่มีแถวหายไปแม้แต่แถวเดียวการจ่ายเงิน 3,161 รายการยังเรียงตามลำดับเดิม รวมใบลดหนี้ด้วย ยอดรวมยังเท่ากับยอดรวมของสภาท้องถิ่นเอง คือ £20,034,704.27
  • สรุปเป็นสูตร ไม่ใช่ตัวเลขที่วางมาการใช้จ่ายแยกตามด้านและผู้ขายสิบอันดับแรกเป็น SUMIF และ COUNTIF บนชีตข้อมูล พร้อมแผนภูมิ Excel จริง คลิกเซลล์แล้วไล่ย้อนกลับไปได้
  • การทดสอบเพื่อการตรวจสอบในสมุดงานเดียวกันการทดสอบการจ่ายซ้ำคือคอลัมน์หนึ่งในชีตข้อมูล จำนวนเงิน ชีต Summary และแผนภูมิยังเหมือนเดิม

01 · คำขอที่ 1

จัดระเบียบชีต แต่วางสรุปผิดที่

ผู้ตรวจสอบ

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. อ่านชีตและพบกับดักสามข้อ

    แถว 3163 เป็น SUBTOTAL ที่ไม่มีป้ายกำกับของทั้งคอลัมน์ การรวมแบบตรง ๆ จึงนับเดือนนั้นสองครั้ง ชื่อผู้ขายยี่สิบชื่อลงท้ายด้วยช่องว่าง ทำให้ "British Gas Trading Ltd" ปรากฏเป็นผู้ขายสองราย และคอลัมน์วันที่มีเวลาของวันติดมาด้วย

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxก่อนทำ
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    ด้านบริการ ผู้ขาย วันที่ และยอดของบางแถว (ซ่อนคอลัมน์อื่น) แถวสุดท้ายสีเหลืองคือยอดรวมไม่มีชื่อ
  2. ลบแถวรวม ตัดช่องว่างในชื่อ และเพิ่มคอลัมน์วันที่

    การจ่ายเงินทั้ง 3,161 รายการยังเรียงตามลำดับที่ดาวน์โหลดมา รวมใบลดหนี้ 33 ใบ การตัดช่องว่างทำให้ชื่อผู้ขาย 616 ชื่อเหลือ 610 ชื่อ คอลัมน์ G มี =INT(F2) และต่อลงไปเรื่อย ๆ คือวันที่โดยไม่มีเวลา

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxไฟล์เดิม
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    ชีตที่จัดแล้ว: Date ใหม่คอลัมน์ G สีเขียว ข้อมูลจบที่แถว 3162
  3. คำนวณการใช้จ่ายแยกตามด้านได้ แต่ส่งมอบเป็นไฟล์ CSV แทนชีต Summary

    ยอดรวมถูกต้อง แต่ส่งมาเป็นไฟล์แยกต่างหากข้างสมุดงาน ไม่ใช่ชีตตามที่ขอ และคำตอบก็บอกว่ายังไม่ได้ทำชีต Summary

    • ชีต Transparency Reportจัดระเบียบแล้ว: ลบแถวรวม ตัดช่องว่างในชื่อ เพิ่มคอลัมน์วันที่
    • ชีตสรุปไม่ได้ทำ มีไฟล์ CSV ของการใช้จ่ายแยกตามด้านมาแทน
  4. ตรวจสอบเทียบกับไฟล์ที่ดาวน์โหลด

    เราเปรียบเทียบชีตที่ส่งมอบกับไฟล์ของสภาทีละแถว

    3,161 แถวเรียงตามลำดับเดียวกับไฟล์ที่ดาวน์โหลด ไม่มีชื่อผู้ขายที่มีช่องว่างเกิน และมียอดติดลบ 33 รายการ

    ยอดรวมเท่ากับ £20,034,704.27 ซึ่งเป็นยอดรวมย่อยของสภาเอง

XLSXส่งมอบแล้ว: สมุดงานที่จัดระเบียบแล้วการจ่ายเงิน 3,161 รายการที่มีคอลัมน์วันที่ ยังไม่มีชีต Summary

02 · คำขอติดตาม

เมื่อถูกบอกว่าไม่มีชีต Summary เพิ่มให้เป็นสูตรและแผนภูมิ

ผู้ตรวจสอบ

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. เพิ่มชีต Summary ที่มี 11 ด้าน เรียงจากมากไปน้อย

    ยอดรวมแต่ละรายการเป็น SUMIF บนชีตข้อมูล และมียอดรวมทั้งหมดอยู่ด้านล่าง ถัดลงไปคือผู้ขายสิบอันดับแรกตามยอดใช้จ่าย แต่ละรายมียอดรวม SUMIF และจำนวนธุรกรรม COUNTIF ตัวเลขสีเขียวคือสูตร คลิกเพื่อดูได้

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxชีตใหม่
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryใหม่
    ชีต Summary ตามที่ส่งมอบ
  2. วาดแผนภูมิแท่ง Excel จริงของการใช้จ่ายแยกตามด้าน

    แผนภูมิอ่านจากตาราง Summary จึงเปลี่ยนตามสูตร ในที่นี้วาดใหม่จากข้อมูลภายในไฟล์ที่ส่งมอบ

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxชีตสรุป

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    แผนภูมิในชีต Summary
  3. ตรวจสอบเทียบกับไฟล์ที่ดาวน์โหลด

    เราคำนวณยอดรวมแยกตามด้านและสิบอันดับแรกใหม่จากไฟล์ของสภาแล้วเปรียบเทียบ

    ทั้งสิบเอ็ดด้านและผู้ขายทั้งสิบรายตรงกันทุกเพนนี ยอดรวมทั้งหมดคือ £20,034,704.27

    จำนวนธุรกรรมถูกต้อง: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1

XLSXส่งมอบแล้ว: สมุดงานที่มีชีต Summaryสูตร SUMIF และ COUNTIF และแผนภูมิ

03 · คำขอที่ 2

เมื่อขอการทดสอบการจ่ายเงินซ้ำ ทำเครื่องหมาย 6 รายการและข้ามความคิดเห็น

ผู้ตรวจสอบ

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. เพิ่มคอลัมน์ "อาจซ้ำ" และทำเครื่องหมายสามคู่

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS วันที่ 22 ธันวาคม, Acorn Education & Care วันที่ 16 ธันวาคม (แถว 405 และ 420 ซึ่งไม่ได้อยู่ติดกัน) และ Virgin Media Business วันที่ 9 ธันวาคม: ผู้ขายเดียวกัน จำนวนเงินเท่ากัน วันที่เดียวกัน ตั้งแต่ £5,000 ขึ้นไป

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxหลังทำ
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    ผู้ขาย วันที่ ยอด และคอลัมน์ I ใหม่ของหกแถวที่ทำเครื่องหมาย (เหลือง) พร้อมแถว 190 และใบลดหนี้ Virgin Media แถว 853 เพื่อเทียบ
  2. ไม่ได้เปลี่ยนจำนวนเงินใด และยังไม่ได้ทำสองส่วนของคำขอ

    คอลัมน์นี้ยังรวมได้ £20,034,704.27 และชีต Summary เหมือนเดิม ความเห็น Excel เจ็ดรายการและตารางแถวที่ทำเครื่องหมายในชีต Summary ไม่ได้ถูกสร้างขึ้น และคำตอบก็บอกไว้เช่นนั้น

    • คอลัมน์อาจซ้ำทำเครื่องหมายหกแถว
    • จำนวนเงิน ชีต Summary แผนภูมิไม่เปลี่ยนแปลง
    • ความเห็น Excel เจ็ดรายการไม่ได้ทำ
    • แถวที่ทำเครื่องหมายไว้ในชีต Summaryไม่ได้ทำ
  3. ตรวจสอบโดยรันการทดสอบเดียวกันด้วยตัวเอง

    ผู้ขาย จำนวนเงิน และวันที่เดียวกัน ตั้งแต่ £5,000 ขึ้นไป ทั่วทั้งไฟล์ของสภา

    การทดสอบของเราพบแถว 191, 192, 405, 420, 838 และ 840 พอดี ซึ่งเป็นหกแถวที่ทำเครื่องหมายไว้

    ไม่มีจำนวนเงินใดเปลี่ยนไป ไฟล์ไม่มีความคิดเห็น และชีต Summary ยังสิ้นสุดที่แถว 30

XLSXส่งมอบแล้ว: สมุดงานที่มีเครื่องหมายการจ่ายซ้ำคอลัมน์อาจซ้ำ ชีต Summary และแผนภูมิเหมือนเดิม

ไฟล์ต่างๆ

ที่มาของไฟล์: Telford & Wrekin Council, “รายจ่ายเกิน £100” ธันวาคม 2025 เผยแพร่ตามข้อกำหนดความโปร่งใสของรัฐบาลท้องถิ่น มีข้อมูลภาครัฐตาม Open Government Licence v3.0 สภาไม่ได้ตรวจสอบหรือรับรองตัวอย่างนี้

นำสเปรดชีตของคุณมาเอง

เครื่องมือ AI ส่วนใหญ่ให้ตัวเลขมาให้คุณวางกลับเอง ทำงานภายในสมุดงานของคุณ: ทำความสะอาดข้อมูลโดยไม่ทำแถวหาย สร้างสรุปเป็นสูตรที่ไล่ย้อนไปถึงการจ่ายเงินแต่ละรายการได้ และทำเครื่องหมายธุรกรรมที่ควรสอบถาม

อ่านต่อ

อ่านตัวอย่างการใช้งานจริงอีกเรื่อง

ดูตัวอย่างการใช้งานจริงทั้ง 19 เรื่อง ตัวอย่างทั้งหมดสำหรับ นักบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชี