ตัวอย่างการทำงาน · นักบัญชีและผู้ตรวจสอบ
ทำความสะอาดข้อมูลการใช้จ่ายของสภาท้องถิ่น สรุป และทดสอบหาการจ่ายซ้ำ
ผู้ตรวจสอบภายในดาวน์โหลดรายการใช้จ่ายเกิน £100 ประจำเดือนธันวาคม 2025 ที่สภาเทลฟอร์ดและเรกิน (Telford & Wrekin) เผยแพร่: การจ่ายเงิน 3,161 รายการในชีตเดียว มีแถวรวมอยู่ท้ายสุด และมีช่องว่างเกินในชื่อผู้ขาย จัดระเบียบชีตโดยไม่ทำแถวหายแม้แต่แถวเดียว เพิ่มชีต Summary ที่เป็นสูตรและแผนภูมิที่ตรงกับยอดรวมของสภาทุกเพนนี และทำเครื่องหมายการจ่ายเงินที่อาจซ้ำ 6 รายการ ชีต Summary ต้องขอเป็นครั้งที่สอง และไม่ได้สร้างความคิดเห็นของ Excel ในแถวที่ทำเครื่องหมายไว้
1อ่านไฟล์ที่อัปโหลด: การจ่ายเงิน 3,161 รายการและแถวรวมอยู่ท้ายสุด
- ไม่มีแถวหายไปแม้แต่แถวเดียวการจ่ายเงิน 3,161 รายการยังเรียงตามลำดับเดิม รวมใบลดหนี้ด้วย ยอดรวมยังเท่ากับยอดรวมของสภาท้องถิ่นเอง คือ £20,034,704.27
- สรุปเป็นสูตร ไม่ใช่ตัวเลขที่วางมาการใช้จ่ายแยกตามด้านและผู้ขายสิบอันดับแรกเป็น SUMIF และ COUNTIF บนชีตข้อมูล พร้อมแผนภูมิ Excel จริง คลิกเซลล์แล้วไล่ย้อนกลับไปได้
- การทดสอบเพื่อการตรวจสอบในสมุดงานเดียวกันการทดสอบการจ่ายซ้ำคือคอลัมน์หนึ่งในชีตข้อมูล จำนวนเงิน ชีต Summary และแผนภูมิยังเหมือนเดิม
01 · คำขอที่ 1
จัดระเบียบชีต แต่วางสรุปผิดที่
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
อ่านชีตและพบกับดักสามข้อ
แถว 3163 เป็น SUBTOTAL ที่ไม่มีป้ายกำกับของทั้งคอลัมน์ การรวมแบบตรง ๆ จึงนับเดือนนั้นสองครั้ง ชื่อผู้ขายยี่สิบชื่อลงท้ายด้วยช่องว่าง ทำให้ "British Gas Trading Ltd" ปรากฏเป็นผู้ขายสองราย และคอลัมน์วันที่มีเวลาของวันติดมาด้วย
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency Reportด้านบริการ ผู้ขาย วันที่ และยอดของบางแถว (ซ่อนคอลัมน์อื่น) แถวสุดท้ายสีเหลืองคือยอดรวมไม่มีชื่อ ลบแถวรวม ตัดช่องว่างในชื่อ และเพิ่มคอลัมน์วันที่
การจ่ายเงินทั้ง 3,161 รายการยังเรียงตามลำดับที่ดาวน์โหลดมา รวมใบลดหนี้ 33 ใบ การตัดช่องว่างทำให้ชื่อผู้ขาย 616 ชื่อเหลือ 610 ชื่อ คอลัมน์ G มี =INT(F2) และต่อลงไปเรื่อย ๆ คือวันที่โดยไม่มีเวลา
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency Reportชีตที่จัดแล้ว: Date ใหม่คอลัมน์ G สีเขียว ข้อมูลจบที่แถว 3162 คำนวณการใช้จ่ายแยกตามด้านได้ แต่ส่งมอบเป็นไฟล์ CSV แทนชีต Summary
ยอดรวมถูกต้อง แต่ส่งมาเป็นไฟล์แยกต่างหากข้างสมุดงาน ไม่ใช่ชีตตามที่ขอ และคำตอบก็บอกว่ายังไม่ได้ทำชีต Summary
- ชีต Transparency Reportจัดระเบียบแล้ว: ลบแถวรวม ตัดช่องว่างในชื่อ เพิ่มคอลัมน์วันที่
- ชีตสรุปไม่ได้ทำ มีไฟล์ CSV ของการใช้จ่ายแยกตามด้านมาแทน
ตรวจสอบเทียบกับไฟล์ที่ดาวน์โหลด
เราเปรียบเทียบชีตที่ส่งมอบกับไฟล์ของสภาทีละแถว
3,161 แถวเรียงตามลำดับเดียวกับไฟล์ที่ดาวน์โหลด ไม่มีชื่อผู้ขายที่มีช่องว่างเกิน และมียอดติดลบ 33 รายการ
ยอดรวมเท่ากับ £20,034,704.27 ซึ่งเป็นยอดรวมย่อยของสภาเอง
02 · คำขอติดตาม
เมื่อถูกบอกว่าไม่มีชีต Summary เพิ่มให้เป็นสูตรและแผนภูมิ
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
เพิ่มชีต Summary ที่มี 11 ด้าน เรียงจากมากไปน้อย
ยอดรวมแต่ละรายการเป็น SUMIF บนชีตข้อมูล และมียอดรวมทั้งหมดอยู่ด้านล่าง ถัดลงไปคือผู้ขายสิบอันดับแรกตามยอดใช้จ่าย แต่ละรายมียอดรวม SUMIF และจำนวนธุรกรรม COUNTIF ตัวเลขสีเขียวคือสูตร คลิกเพื่อดูได้
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummaryใหม่ชีต Summary ตามที่ส่งมอบ วาดแผนภูมิแท่ง Excel จริงของการใช้จ่ายแยกตามด้าน
แผนภูมิอ่านจากตาราง Summary จึงเปลี่ยนตามสูตร ในที่นี้วาดใหม่จากข้อมูลภายในไฟล์ที่ส่งมอบ
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate Communicationsแผนภูมิในชีต Summary ตรวจสอบเทียบกับไฟล์ที่ดาวน์โหลด
เราคำนวณยอดรวมแยกตามด้านและสิบอันดับแรกใหม่จากไฟล์ของสภาแล้วเปรียบเทียบ
ทั้งสิบเอ็ดด้านและผู้ขายทั้งสิบรายตรงกันทุกเพนนี ยอดรวมทั้งหมดคือ £20,034,704.27
จำนวนธุรกรรมถูกต้อง: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1
03 · คำขอที่ 2
เมื่อขอการทดสอบการจ่ายเงินซ้ำ ทำเครื่องหมาย 6 รายการและข้ามความคิดเห็น
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
เพิ่มคอลัมน์ "อาจซ้ำ" และทำเครื่องหมายสามคู่
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS วันที่ 22 ธันวาคม, Acorn Education & Care วันที่ 16 ธันวาคม (แถว 405 และ 420 ซึ่งไม่ได้อยู่ติดกัน) และ Virgin Media Business วันที่ 9 ธันวาคม: ผู้ขายเดียวกัน จำนวนเงินเท่ากัน วันที่เดียวกัน ตั้งแต่ £5,000 ขึ้นไป
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryผู้ขาย วันที่ ยอด และคอลัมน์ I ใหม่ของหกแถวที่ทำเครื่องหมาย (เหลือง) พร้อมแถว 190 และใบลดหนี้ Virgin Media แถว 853 เพื่อเทียบ ไม่ได้เปลี่ยนจำนวนเงินใด และยังไม่ได้ทำสองส่วนของคำขอ
คอลัมน์นี้ยังรวมได้ £20,034,704.27 และชีต Summary เหมือนเดิม ความเห็น Excel เจ็ดรายการและตารางแถวที่ทำเครื่องหมายในชีต Summary ไม่ได้ถูกสร้างขึ้น และคำตอบก็บอกไว้เช่นนั้น
- คอลัมน์อาจซ้ำทำเครื่องหมายหกแถว
- จำนวนเงิน ชีต Summary แผนภูมิไม่เปลี่ยนแปลง
- ความเห็น Excel เจ็ดรายการไม่ได้ทำ
- แถวที่ทำเครื่องหมายไว้ในชีต Summaryไม่ได้ทำ
ตรวจสอบโดยรันการทดสอบเดียวกันด้วยตัวเอง
ผู้ขาย จำนวนเงิน และวันที่เดียวกัน ตั้งแต่ £5,000 ขึ้นไป ทั่วทั้งไฟล์ของสภา
การทดสอบของเราพบแถว 191, 192, 405, 420, 838 และ 840 พอดี ซึ่งเป็นหกแถวที่ทำเครื่องหมายไว้
ไม่มีจำนวนเงินใดเปลี่ยนไป ไฟล์ไม่มีความคิดเห็น และชีต Summary ยังสิ้นสุดที่แถว 30
ไฟล์ต่างๆ
ที่มาของไฟล์: Telford & Wrekin Council, “รายจ่ายเกิน £100” ธันวาคม 2025 เผยแพร่ตามข้อกำหนดความโปร่งใสของรัฐบาลท้องถิ่น มีข้อมูลภาครัฐตาม Open Government Licence v3.0 สภาไม่ได้ตรวจสอบหรือรับรองตัวอย่างนี้
นำสเปรดชีตของคุณมาเอง
เครื่องมือ AI ส่วนใหญ่ให้ตัวเลขมาให้คุณวางกลับเอง ทำงานภายในสมุดงานของคุณ: ทำความสะอาดข้อมูลโดยไม่ทำแถวหาย สร้างสรุปเป็นสูตรที่ไล่ย้อนไปถึงการจ่ายเงินแต่ละรายการได้ และทำเครื่องหมายธุรกรรมที่ควรสอบถาม
อ่านต่อ
อ่านตัวอย่างการใช้งานจริงอีกเรื่อง

นักบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชี
เอกสารใบแจ้งหนี้ที่สแกนมา 50 หน้า แปลงเป็นบัญชีเจ้าหนี้ที่ตรวจสอบแล้ว

นายธนาคารและที่ปรึกษา
PDF ผลประกอบการเป็น Excel พร้อมสูตรคำนวณเทียบปีต่อปี (YoY) และแผนภูมิ

นายธนาคารและที่ปรึกษา
ประเมินตลาดการดำเนินงานและบำรุงรักษาพลังงานแสงอาทิตย์ของสหรัฐฯ จากข้อมูล EIA ในสมุดงานเดิม
ดูตัวอย่างการใช้งานจริงทั้ง 19 เรื่อง →ตัวอย่างทั้งหมดสำหรับ นักบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชี →