EXEMPLE PRATIQUE · COMPTABLES ET AUDITEURS
Nettoyer les dépenses d’une collectivité, les synthétiser et y rechercher des doublons
Un auditeur interne a téléchargé les dépenses de plus de 100 £ publiées par le conseil de Telford & Wrekin pour décembre 2025 : 3 161 paiements dans une seule feuille, une ligne de total en bas et des espaces parasites dans les noms de fournisseurs. a nettoyé la feuille sans perdre une ligne, ajouté une feuille de synthèse en formules et un graphique qui correspondent au total du conseil au centime près, et signalé six doublons possibles. La feuille de synthèse a demandé une seconde requête, et les commentaires Excel sur les lignes signalées n’ont pas été créés.
1Lit le fichier téléversé : 3 161 paiements et une ligne de total en bas
- Pas une ligne perdue3 161 paiements conservés dans leur ordre, avoirs compris. Les montants totalisent toujours le total de la collectivité, 20 034 704,27 £.
- Des synthèses en formules, pas des chiffres collésLes dépenses par domaine et les dix principaux fournisseurs sont des SOMME.SI et NB.SI sur la feuille de données, avec un vrai graphique Excel. Cliquez sur une cellule et remontez à la source.
- Tests d’audit sur le même classeurLe test de doublons est une colonne de la feuille de données. Les montants, la feuille de synthèse et le graphique restent inchangés.
01 · DEMANDE 1
a nettoyé la feuille, et placé la synthèse au mauvais endroit
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
A lu la feuille et trouvé ses trois pièges
La ligne 3163 est un SOUS.TOTAL non étiqueté de toute la colonne, si bien qu’une somme naïve compte le mois deux fois. Vingt noms de fournisseurs se terminent par une espace, donc « British Gas Trading Ltd » apparaît comme deux fournisseurs. Et la colonne de date contient une heure.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportDomaine, fournisseur, date et montant de quelques lignes (autres colonnes masquées). La dernière ligne jaune est le total sans libellé. Ligne de total supprimée, noms nettoyés et colonne Date ajoutée
Les 3 161 paiements restent dans l’ordre du téléchargement, avoirs inclus (33). Le nettoyage ramène 616 noms de fournisseurs à 610. La colonne G contient =INT(F2) et ainsi de suite jusqu’en bas : la date sans l’heure.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportLa feuille nettoyée : nouvelle colonne Date G en vert, données finissant désormais à la ligne 3162. Dépenses par domaine calculées, mais remises en CSV au lieu d’une feuille de synthèse
Les totaux étaient justes. Ils sont arrivés dans un fichier séparé à côté du classeur, et non dans la feuille demandée, et la réponse a dit que la feuille de synthèse n’était pas réalisée.
- feuille « Transparency Report »nettoyé : ligne de total supprimée, noms nettoyés, colonne Date ajoutée
- Feuille récapitulativepas réalisé ; un CSV des dépenses par domaine a été remis à la place
Vérifié par rapport au téléchargement
Nous avons comparé la feuille remise au fichier du conseil, ligne par ligne.
3 161 lignes dans le même ordre que le téléchargement, aucun nom de fournisseur avec une espace parasite, 33 montants négatifs.
Les montants totalisent 20 034 704,27 £, le sous-total du conseil lui-même.
02 · RELANCE
Informé que la feuille de synthèse manquait, l’a ajoutée sous forme de formules et de graphique
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Ajout d’une feuille de synthèse avec les 11 domaines, du plus important au plus petit
Chaque total est un SOMME.SI sur la feuille de données, avec un total général en dessous. Plus bas, les dix principaux fournisseurs par dépenses, chacun avec un total SOMME.SI et un nombre de transactions NB.SI. Les nombres verts sont des formules ; cliquez sur l’un d’eux pour la voir.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummarynouveauLa feuille de synthèse telle que remise. Création d’un vrai graphique en barres Excel des dépenses par domaine
Le graphique lit le tableau de synthèse, il suit donc les formules. Il est ici redessiné à partir des données contenues dans le fichier remis.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsLe graphique de la feuille de synthèse. Vérifié par rapport au téléchargement
Nous avons recalculé les totaux par domaine et le top dix à partir du fichier du conseil et comparé.
Les onze domaines et les dix fournisseurs correspondent au centime près ; le total général est de 20 034 704,27 £.
Les nombres de transactions sont justes : Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · DEMANDE 2
Sur demande d’un test de doublons, a signalé six paiements et n’a pas créé les commentaires
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Ajout d’une colonne Doublon possible et signalement de trois paires
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS le 22 décembre, Acorn Education & Care le 16 décembre (lignes 405 et 420, non adjacentes) et Virgin Media Business le 9 décembre : même fournisseur, même montant, même date, 5 000 £ ou plus.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryFournisseur, date, montant et nouvelle colonne I des six lignes signalées (jaunes), avec la ligne 190 et l'avoir Virgin Media de la ligne 853 pour comparaison. Aucun montant modifié, et deux parties de la demande non réalisées
La colonne totalise toujours 20 034 704,27 £ et la feuille de synthèse est inchangée. Les sept commentaires Excel et le tableau des lignes signalées dans la feuille de synthèse n’ont pas été créés, et la réponse l’a dit.
- Colonne Doublon possiblesix lignes signalées
- Montants, feuille de synthèse, graphiqueinchangé
- Sept commentaires Excelpas réalisé
- Lignes signalées dans la feuille de synthèsepas réalisé
Vérifié en refaisant nous-mêmes le même test
Même fournisseur, même montant et même date, 5 000 £ ou plus, dans le fichier du conseil.
Notre test trouve exactement les lignes 191, 192, 405, 420, 838 et 840, les six qui sont signalées.
Aucun montant modifié. Le fichier ne contient aucun commentaire, et la feuille de synthèse s’arrête toujours à la ligne 30.
Les fichiers
Origine du fichier : Telford & Wrekin Council, « Dépenses supérieures à £100 », décembre 2025, publié selon le code de transparence des collectivités locales. Contient des informations publiques sous Open Government Licence v3.0. Le conseil n'a ni examiné ni approuvé cet exemple.
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