EXEMPLE PRATIQUE · COMPTABLES ET AUDITEURS

Nettoyer les dépenses d’une collectivité, les synthétiser et y rechercher des doublons

Un auditeur interne a téléchargé les dépenses de plus de 100 £ publiées par le conseil de Telford & Wrekin pour décembre 2025 : 3 161 paiements dans une seule feuille, une ligne de total en bas et des espaces parasites dans les noms de fournisseurs. a nettoyé la feuille sans perdre une ligne, ajouté une feuille de synthèse en formules et un graphique qui correspondent au total du conseil au centime près, et signalé six doublons possibles. La feuille de synthèse a demandé une seconde requête, et les commentaires Excel sur les lignes signalées n’ont pas été créés.

  • Pas une ligne perdue3 161 paiements conservés dans leur ordre, avoirs compris. Les montants totalisent toujours le total de la collectivité, 20 034 704,27 £.
  • Des synthèses en formules, pas des chiffres collésLes dépenses par domaine et les dix principaux fournisseurs sont des SOMME.SI et NB.SI sur la feuille de données, avec un vrai graphique Excel. Cliquez sur une cellule et remontez à la source.
  • Tests d’audit sur le même classeurLe test de doublons est une colonne de la feuille de données. Les montants, la feuille de synthèse et le graphique restent inchangés.

01 · DEMANDE 1

a nettoyé la feuille, et placé la synthèse au mauvais endroit

L’auditeur

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. A lu la feuille et trouvé ses trois pièges

    La ligne 3163 est un SOUS.TOTAL non étiqueté de toute la colonne, si bien qu’une somme naïve compte le mois deux fois. Vingt noms de fournisseurs se terminent par une espace, donc « British Gas Trading Ltd » apparaît comme deux fournisseurs. Et la colonne de date contient une heure.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxavant
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Domaine, fournisseur, date et montant de quelques lignes (autres colonnes masquées). La dernière ligne jaune est le total sans libellé.
  2. Ligne de total supprimée, noms nettoyés et colonne Date ajoutée

    Les 3 161 paiements restent dans l’ordre du téléchargement, avoirs inclus (33). Le nettoyage ramène 616 noms de fournisseurs à 610. La colonne G contient =INT(F2) et ainsi de suite jusqu’en bas : la date sans l’heure.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxmême fichier
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    La feuille nettoyée : nouvelle colonne Date G en vert, données finissant désormais à la ligne 3162.
  3. Dépenses par domaine calculées, mais remises en CSV au lieu d’une feuille de synthèse

    Les totaux étaient justes. Ils sont arrivés dans un fichier séparé à côté du classeur, et non dans la feuille demandée, et la réponse a dit que la feuille de synthèse n’était pas réalisée.

    • feuille « Transparency Report »nettoyé : ligne de total supprimée, noms nettoyés, colonne Date ajoutée
    • Feuille récapitulativepas réalisé ; un CSV des dépenses par domaine a été remis à la place
  4. Vérifié par rapport au téléchargement

    Nous avons comparé la feuille remise au fichier du conseil, ligne par ligne.

    3 161 lignes dans le même ordre que le téléchargement, aucun nom de fournisseur avec une espace parasite, 33 montants négatifs.

    Les montants totalisent 20 034 704,27 £, le sous-total du conseil lui-même.

XLSXRemis : le classeur nettoyé3 161 paiements avec une colonne Date ; pas encore de feuille de synthèse

02 · RELANCE

Informé que la feuille de synthèse manquait, l’a ajoutée sous forme de formules et de graphique

L’auditeur

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Ajout d’une feuille de synthèse avec les 11 domaines, du plus important au plus petit

    Chaque total est un SOMME.SI sur la feuille de données, avec un total général en dessous. Plus bas, les dix principaux fournisseurs par dépenses, chacun avec un total SOMME.SI et un nombre de transactions NB.SI. Les nombres verts sont des formules ; cliquez sur l’un d’eux pour la voir.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxnouvelle feuille
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummarynouveau
    La feuille de synthèse telle que remise.
  2. Création d’un vrai graphique en barres Excel des dépenses par domaine

    Le graphique lit le tableau de synthèse, il suit donc les formules. Il est ici redessiné à partir des données contenues dans le fichier remis.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxFeuille récapitulative

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Le graphique de la feuille de synthèse.
  3. Vérifié par rapport au téléchargement

    Nous avons recalculé les totaux par domaine et le top dix à partir du fichier du conseil et comparé.

    Les onze domaines et les dix fournisseurs correspondent au centime près ; le total général est de 20 034 704,27 £.

    Les nombres de transactions sont justes : Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXRemis : le classeur avec sa feuille de synthèseFormules SOMME.SI et NB.SI, et le graphique

03 · DEMANDE 2

Sur demande d’un test de doublons, a signalé six paiements et n’a pas créé les commentaires

L’auditeur

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Ajout d’une colonne Doublon possible et signalement de trois paires

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS le 22 décembre, Acorn Education & Care le 16 décembre (lignes 405 et 420, non adjacentes) et Virgin Media Business le 9 décembre : même fournisseur, même montant, même date, 5 000 £ ou plus.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxaprès
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Fournisseur, date, montant et nouvelle colonne I des six lignes signalées (jaunes), avec la ligne 190 et l'avoir Virgin Media de la ligne 853 pour comparaison.
  2. Aucun montant modifié, et deux parties de la demande non réalisées

    La colonne totalise toujours 20 034 704,27 £ et la feuille de synthèse est inchangée. Les sept commentaires Excel et le tableau des lignes signalées dans la feuille de synthèse n’ont pas été créés, et la réponse l’a dit.

    • Colonne Doublon possiblesix lignes signalées
    • Montants, feuille de synthèse, graphiqueinchangé
    • Sept commentaires Excelpas réalisé
    • Lignes signalées dans la feuille de synthèsepas réalisé
  3. Vérifié en refaisant nous-mêmes le même test

    Même fournisseur, même montant et même date, 5 000 £ ou plus, dans le fichier du conseil.

    Notre test trouve exactement les lignes 191, 192, 405, 420, 838 et 840, les six qui sont signalées.

    Aucun montant modifié. Le fichier ne contient aucun commentaire, et la feuille de synthèse s’arrête toujours à la ligne 30.

XLSXRemis : le classeur avec les signalements de doublonsla colonne Doublon possible ; feuille de synthèse et graphique comme avant

Les fichiers

Origine du fichier : Telford & Wrekin Council, « Dépenses supérieures à £100 », décembre 2025, publié selon le code de transparence des collectivités locales. Contient des informations publiques sous Open Government Licence v3.0. Le conseil n'a ni examiné ni approuvé cet exemple.

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