PRAXISBEISPIEL · BUCHHALTER UND PRÜFER
Ausgabendaten einer Kommune bereinigen, zusammenfassen und auf Duplikate prüfen
Ein interner Prüfer lud die veröffentlichten Ausgaben über 100 £ des Telford & Wrekin Council für Dezember 2025 herunter: 3.161 Zahlungen in einem Blatt, eine Summenzeile am Ende und überzählige Leerzeichen in Lieferantennamen. bereinigte das Blatt, ohne eine Zeile zu verlieren, fügte ein Blatt „Zusammenfassung“ aus Formeln und ein Diagramm hinzu, die auf den Penny genau mit der Gesamtsumme der Kommune übereinstimmen, und markierte sechs mögliche doppelte Zahlungen. Das Blatt „Zusammenfassung“ erforderte eine zweite Anfrage, und die Excel-Kommentare an den markierten Zeilen wurden nicht erstellt.
1Liest den Upload: 3.161 Zahlungen und eine Summenzeile am Ende
- Keine Zeile verloren3.161 Zahlungen in ihrer Reihenfolge belassen, Gutschriften eingeschlossen. Die Beträge ergeben weiterhin die Gesamtsumme der Kommune, 20.034.704,27 £.
- Zusammenfassungen als Formeln, nicht als eingefügte ZahlenAusgaben nach Bereich und die zehn größten Lieferanten sind SUMMEWENN und ZÄHLENWENN über das Datenblatt, mit einem echten Excel-Diagramm. Klicken Sie auf eine Zelle und verfolgen Sie sie zurück.
- Prüfungstests an derselben ArbeitsmappeDer Duplikattest ist eine Spalte im Datenblatt. Die Beträge, das Blatt „Zusammenfassung“ und das Diagramm bleiben, wie sie waren.
01 · ANFRAGE 1
bereinigte das Blatt und setzte die Zusammenfassung an die falsche Stelle
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Die Tabelle gelesen und ihre drei Fallen gefunden
Zeile 3163 ist eine unbeschriftete TEILERGEBNIS-Summe der ganzen Spalte, sodass eine naive Summe den Monat doppelt zählt. Zwanzig Lieferantennamen enden mit einem Leerzeichen, daher erscheint „British Gas Trading Ltd“ als zwei Lieferanten. Und die Datumsspalte enthält eine Uhrzeit.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportBereich, Lieferant, Datum und Betrag einiger Zeilen (andere Spalten ausgeblendet). Die letzte gelbe Zeile ist die unbeschriftete Summe. Summenzeile gelöscht, Namen gekürzt und Spalte „Datum“ hinzugefügt
Alle 3.161 Zahlungen bleiben in der Reihenfolge des Downloads, die 33 Gutschriften eingeschlossen. Durch das Kürzen sinken 616 Lieferantennamen auf 610. Spalte G enthält =INT(F2) und so weiter bis zum Ende des Blatts: das Datum ohne die Uhrzeit.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportDas bereinigte Blatt: neue Date-Spalte G in Grün, Daten enden jetzt in Zeile 3162. Ausgaben nach Bereich berechnet, aber als CSV statt als Blatt „Zusammenfassung“ geliefert
Die Summen stimmten. Sie kamen als eigene Datei neben der Arbeitsmappe zurück, nicht als das Blatt, das die Anfrage verlangt hatte, und die Antwort sagte, das Blatt „Zusammenfassung“ sei nicht erledigt.
- Blatt „Transparency Report“bereinigt: Summenzeile entfernt, Namen gekürzt, Spalte „Datum“ hinzugefügt
- Zusammenfassungsblattnicht erstellt; stattdessen kam eine CSV mit den Ausgaben nach Bereich
Mit dem Download abgeglichen
Wir haben das gelieferte Blatt Zeile für Zeile mit der Datei der Kommune verglichen.
3.161 Zeilen in derselben Reihenfolge wie im Download, kein Lieferantenname mit einem überzähligen Leerzeichen, 33 negative Beträge.
Die Beträge ergeben 20.034.704,27 £, die eigene Zwischensumme der Kommune.
02 · NACHFRAGE
Auf das fehlende Blatt „Zusammenfassung“ hingewiesen, fügte es als Formeln und Diagramm hinzu
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Blatt „Zusammenfassung“ mit den 11 Bereichen hinzugefügt, größter zuerst
Jede Summe ist eine SUMMEWENN-Formel über das Datenblatt, mit einer Gesamtsumme darunter. Darunter folgen die zehn größten Lieferanten nach Ausgaben, jeweils mit einer SUMMEWENN-Summe und einer ZÄHLENWENN-Anzahl der Transaktionen. Grüne Zahlen sind Formeln; klicken Sie auf eine, um sie zu sehen.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummaryneuDas Blatt „Zusammenfassung“ wie geliefert. Ein echtes Excel-Balkendiagramm der Ausgaben nach Bereich gezeichnet
Das Diagramm liest die Tabelle der Zusammenfassung und bewegt sich daher mit den Formeln. Hier ist es aus den Daten in der gelieferten Datei neu gezeichnet.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsDas Diagramm im Blatt „Zusammenfassung“. Mit dem Download abgeglichen
Wir haben die Summen nach Bereich und die Top Ten aus der Datei der Kommune neu berechnet und verglichen.
Alle elf Bereiche und alle zehn Lieferanten stimmen auf den Penny genau; die Gesamtsumme beträgt 20.034.704,27 £.
Die Transaktionszahlen stimmen: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · ANFRAGE 2
Auf die Bitte um einen Test auf doppelte Zahlungen markierte sechs Zahlungen und ließ die Kommentare weg
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Spalte „Mögliches Duplikat“ hinzugefügt und drei Paare markiert
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS am 22. Dezember, Acorn Education & Care am 16. Dezember (Zeilen 405 und 420, nicht nebeneinander) und Virgin Media Business am 9. Dezember: gleicher Lieferant, gleicher Betrag, gleiches Datum, 5.000 £ oder mehr.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryLieferant, Datum, Betrag und neue Spalte I der sechs markierten Zeilen (gelb), mit Zeile 190 und der Virgin-Media-Gutschrift in Zeile 853 zum Vergleich. Keinen Betrag geändert und zwei Teile der Anfrage nicht erledigt
Die Spalte ergibt weiterhin 20.034.704,27 £, und das Blatt „Zusammenfassung“ ist unverändert. Die sieben Excel-Kommentare und die Tabelle der markierten Zeilen im Blatt „Zusammenfassung“ wurden nicht erstellt, und die Antwort sagte das.
- Spalte „Mögliches Duplikat“sechs Zeilen markiert
- Beträge, Blatt „Zusammenfassung“, Diagrammunverändert
- Sieben Excel-Kommentarenicht erstellt
- Markierte Zeilen im Blatt „Zusammenfassung“nicht erstellt
Geprüft, indem wir denselben Test selbst durchgeführt haben
Gleicher Lieferant, Betrag und Datum, 5.000 £ oder mehr, in der Datei der Kommune.
Unser Test findet genau die Zeilen 191, 192, 405, 420, 838 und 840, die sechs, die markiert sind.
Kein Betrag geändert. Die Datei enthält keine Kommentare, und das Blatt „Zusammenfassung“ endet weiterhin in Zeile 30.
Die Dateien
Woher die Datei stammt: Telford & Wrekin Council, „Ausgaben über £100“, Dezember 2025, veröffentlicht nach dem kommunalen Transparenzkodex. Enthält öffentliche Informationen unter Open Government Licence v3.0. Die Kommune hat dieses Beispiel weder geprüft noch bestätigt.
Bringen Sie Ihre eigene Tabelle mit
Die meisten KI-Werkzeuge liefern Zahlen zum Zurückkopieren. arbeitet in Ihrer Arbeitsmappe: Es bereinigt die Daten, ohne eine Zeile zu verlieren, erstellt Zusammenfassungen als Formeln, die sich bis zu den Zahlungen zurückverfolgen lassen, und markiert die Transaktionen, die eine Nachfrage wert sind.
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