PRAXISBEISPIEL · BUCHHALTER UND PRÜFER

Ausgabendaten einer Kommune bereinigen, zusammenfassen und auf Duplikate prüfen

Ein interner Prüfer lud die veröffentlichten Ausgaben über 100 £ des Telford & Wrekin Council für Dezember 2025 herunter: 3.161 Zahlungen in einem Blatt, eine Summenzeile am Ende und überzählige Leerzeichen in Lieferantennamen. bereinigte das Blatt, ohne eine Zeile zu verlieren, fügte ein Blatt „Zusammenfassung“ aus Formeln und ein Diagramm hinzu, die auf den Penny genau mit der Gesamtsumme der Kommune übereinstimmen, und markierte sechs mögliche doppelte Zahlungen. Das Blatt „Zusammenfassung“ erforderte eine zweite Anfrage, und die Excel-Kommentare an den markierten Zeilen wurden nicht erstellt.

  • Keine Zeile verloren3.161 Zahlungen in ihrer Reihenfolge belassen, Gutschriften eingeschlossen. Die Beträge ergeben weiterhin die Gesamtsumme der Kommune, 20.034.704,27 £.
  • Zusammenfassungen als Formeln, nicht als eingefügte ZahlenAusgaben nach Bereich und die zehn größten Lieferanten sind SUMMEWENN und ZÄHLENWENN über das Datenblatt, mit einem echten Excel-Diagramm. Klicken Sie auf eine Zelle und verfolgen Sie sie zurück.
  • Prüfungstests an derselben ArbeitsmappeDer Duplikattest ist eine Spalte im Datenblatt. Die Beträge, das Blatt „Zusammenfassung“ und das Diagramm bleiben, wie sie waren.

01 · ANFRAGE 1

bereinigte das Blatt und setzte die Zusammenfassung an die falsche Stelle

Der Prüfer

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Die Tabelle gelesen und ihre drei Fallen gefunden

    Zeile 3163 ist eine unbeschriftete TEILERGEBNIS-Summe der ganzen Spalte, sodass eine naive Summe den Monat doppelt zählt. Zwanzig Lieferantennamen enden mit einem Leerzeichen, daher erscheint „British Gas Trading Ltd“ als zwei Lieferanten. Und die Datumsspalte enthält eine Uhrzeit.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxvorher
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Bereich, Lieferant, Datum und Betrag einiger Zeilen (andere Spalten ausgeblendet). Die letzte gelbe Zeile ist die unbeschriftete Summe.
  2. Summenzeile gelöscht, Namen gekürzt und Spalte „Datum“ hinzugefügt

    Alle 3.161 Zahlungen bleiben in der Reihenfolge des Downloads, die 33 Gutschriften eingeschlossen. Durch das Kürzen sinken 616 Lieferantennamen auf 610. Spalte G enthält =INT(F2) und so weiter bis zum Ende des Blatts: das Datum ohne die Uhrzeit.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxdieselbe Datei
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Das bereinigte Blatt: neue Date-Spalte G in Grün, Daten enden jetzt in Zeile 3162.
  3. Ausgaben nach Bereich berechnet, aber als CSV statt als Blatt „Zusammenfassung“ geliefert

    Die Summen stimmten. Sie kamen als eigene Datei neben der Arbeitsmappe zurück, nicht als das Blatt, das die Anfrage verlangt hatte, und die Antwort sagte, das Blatt „Zusammenfassung“ sei nicht erledigt.

    • Blatt „Transparency Report“bereinigt: Summenzeile entfernt, Namen gekürzt, Spalte „Datum“ hinzugefügt
    • Zusammenfassungsblattnicht erstellt; stattdessen kam eine CSV mit den Ausgaben nach Bereich
  4. Mit dem Download abgeglichen

    Wir haben das gelieferte Blatt Zeile für Zeile mit der Datei der Kommune verglichen.

    3.161 Zeilen in derselben Reihenfolge wie im Download, kein Lieferantenname mit einem überzähligen Leerzeichen, 33 negative Beträge.

    Die Beträge ergeben 20.034.704,27 £, die eigene Zwischensumme der Kommune.

XLSXGeliefert: die bereinigte Arbeitsmappe3.161 Zahlungen mit einer Spalte „Datum“; noch kein Blatt „Zusammenfassung“

02 · NACHFRAGE

Auf das fehlende Blatt „Zusammenfassung“ hingewiesen, fügte es als Formeln und Diagramm hinzu

Der Prüfer

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Blatt „Zusammenfassung“ mit den 11 Bereichen hinzugefügt, größter zuerst

    Jede Summe ist eine SUMMEWENN-Formel über das Datenblatt, mit einer Gesamtsumme darunter. Darunter folgen die zehn größten Lieferanten nach Ausgaben, jeweils mit einer SUMMEWENN-Summe und einer ZÄHLENWENN-Anzahl der Transaktionen. Grüne Zahlen sind Formeln; klicken Sie auf eine, um sie zu sehen.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxneues Blatt
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryneu
    Das Blatt „Zusammenfassung“ wie geliefert.
  2. Ein echtes Excel-Balkendiagramm der Ausgaben nach Bereich gezeichnet

    Das Diagramm liest die Tabelle der Zusammenfassung und bewegt sich daher mit den Formeln. Hier ist es aus den Daten in der gelieferten Datei neu gezeichnet.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxZusammenfassungsblatt

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Das Diagramm im Blatt „Zusammenfassung“.
  3. Mit dem Download abgeglichen

    Wir haben die Summen nach Bereich und die Top Ten aus der Datei der Kommune neu berechnet und verglichen.

    Alle elf Bereiche und alle zehn Lieferanten stimmen auf den Penny genau; die Gesamtsumme beträgt 20.034.704,27 £.

    Die Transaktionszahlen stimmen: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXGeliefert: die Arbeitsmappe mit ihrem Blatt „Zusammenfassung“SUMMEWENN- und ZÄHLENWENN-Formeln und das Diagramm

03 · ANFRAGE 2

Auf die Bitte um einen Test auf doppelte Zahlungen markierte sechs Zahlungen und ließ die Kommentare weg

Der Prüfer

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Spalte „Mögliches Duplikat“ hinzugefügt und drei Paare markiert

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS am 22. Dezember, Acorn Education & Care am 16. Dezember (Zeilen 405 und 420, nicht nebeneinander) und Virgin Media Business am 9. Dezember: gleicher Lieferant, gleicher Betrag, gleiches Datum, 5.000 £ oder mehr.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxnachher
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Lieferant, Datum, Betrag und neue Spalte I der sechs markierten Zeilen (gelb), mit Zeile 190 und der Virgin-Media-Gutschrift in Zeile 853 zum Vergleich.
  2. Keinen Betrag geändert und zwei Teile der Anfrage nicht erledigt

    Die Spalte ergibt weiterhin 20.034.704,27 £, und das Blatt „Zusammenfassung“ ist unverändert. Die sieben Excel-Kommentare und die Tabelle der markierten Zeilen im Blatt „Zusammenfassung“ wurden nicht erstellt, und die Antwort sagte das.

    • Spalte „Mögliches Duplikat“sechs Zeilen markiert
    • Beträge, Blatt „Zusammenfassung“, Diagrammunverändert
    • Sieben Excel-Kommentarenicht erstellt
    • Markierte Zeilen im Blatt „Zusammenfassung“nicht erstellt
  3. Geprüft, indem wir denselben Test selbst durchgeführt haben

    Gleicher Lieferant, Betrag und Datum, 5.000 £ oder mehr, in der Datei der Kommune.

    Unser Test findet genau die Zeilen 191, 192, 405, 420, 838 und 840, die sechs, die markiert sind.

    Kein Betrag geändert. Die Datei enthält keine Kommentare, und das Blatt „Zusammenfassung“ endet weiterhin in Zeile 30.

XLSXGeliefert: die Arbeitsmappe mit den Duplikatmarkierungendie Spalte „Mögliches Duplikat“; Blatt „Zusammenfassung“ und Diagramm wie zuvor

Die Dateien

Woher die Datei stammt: Telford & Wrekin Council, „Ausgaben über £100“, Dezember 2025, veröffentlicht nach dem kommunalen Transparenzkodex. Enthält öffentliche Informationen unter Open Government Licence v3.0. Die Kommune hat dieses Beispiel weder geprüft noch bestätigt.

Bringen Sie Ihre eigene Tabelle mit

Die meisten KI-Werkzeuge liefern Zahlen zum Zurückkopieren. arbeitet in Ihrer Arbeitsmappe: Es bereinigt die Daten, ohne eine Zeile zu verlieren, erstellt Zusammenfassungen als Formeln, die sich bis zu den Zahlungen zurückverfolgen lassen, und markiert die Transaktionen, die eine Nachfrage wert sind.

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