PRAXISBEISPIEL · EXCEL UND POWERPOINT

OMB-Budgettabelle in Excel-Diagramm und Briefing-Präsentation

Ein Budgetanalyst erhielt eine Excel-Datei zu den US-Staatsausgaben von 1940 bis 2031. Er bat , vier große Ausgabenposten herauszuziehen und für seinen Vorgesetzten in einem Diagramm darzustellen.

analysierte die Daten, indem es eine Tabelle der Kosten für Verteidigung, Medicare, Sozialversicherung und Zinsen für die Jahre 2015 bis 2031 anlegte und in derselben Excel-Datei ein Diagramm zeichnete. Anschließend wurde das Diagramm als echtes Diagramm (kein Bild) auf eine PowerPoint-Folie übertragen.

  • 2Anfragen in natürlicher Sprache
  • 1Excel-Datei bearbeitet, nicht ersetzt
  • 1daraus erstellte Präsentationsfolien
  • 0per Hand eingegebene Formeln

Die Originaldateien öffnen

Dies sind die tatsächlichen Dateien aus dem Durchlauf. Laden Sie sie herunter und öffnen Sie sie in Excel oder PowerPoint.

Woher die Datei stammt: OMB Historical Tables, Tabelle 3.1, Ausgaben nach Oberfunktion und Funktion, Haushalt 2027.

01 · DIE AUSGANGSDATEI

Eine große, unübersichtliche Tabelle der Regierung

Die Datei führt jede Art von Bundesausgaben von 1940 bis 2031 auf, mit einem Jahr pro Spalte. Das sind 94 Spalten. Sie enthält ein paar Fallstricke: eine zusätzliche „TQ“-Spalte nach 1976 sowie Jahre nach 2025, die als „2026 estimate“ und so weiter bezeichnet werden.

hist03z1_fy2027.xlsxvorher
BZ4589,659
AB…ALAMAN…BZCA…CICJCK…CP
1Table 3.1 - OUTLAYS BY SUPERFUNCTION AND FUNCTION: 1940 - 2031…………
2Superfunction and Function1940…1976TQ1977…20152016…202420252026 estimate…2031 estimate
3In millions of dollars:…………
4National Defense1,660…89,61922,26997,241…589,659593,372…873,523916,140966,396…1,369,123
5Human resources4,139…203,59452,065221,895…2,706,8282,820,292…4,548,9044,706,7165,078,303…6,347,219
6Education, Training, Employment, and Social Services1,972…18,9105,16921,104…122,035109,709…306,37072,042101,970…133,413
7Health55…15,7343,92417,302…482,257511,325…911,290978,5111,047,526…1,143,249
8Medicare..........…15,8344,26419,345…546,202594,536…874,133996,7181,070,248…1,573,538
9Income Security1,514…60,78414,98161,045…508,800514,098…670,548701,609741,971…743,752
10Social Security28…73,89919,76385,061…887,753916,067…1,460,9181,580,6731,676,441…2,151,475
…
22Net interest899…26,7276,94929,901…223,181240,033…879,879970,0651,016,650…1,363,769
…
35Total, Federal outlays9,468…371,79295,975409,218…3,691,8503,852,615…6,735,2617,011,1057,540,434…9,279,779
…
39National defense17.5…24.123.223.8…16.015.4…13.013.112.8…14.8
42Net interest9.5…7.27.27.3…6.06.2…13.113.813.5…14.7
Table
Das Tabellenblatt im Originalzustand. Gestreifte Spalten sind hier zur Platzersparnis ausgeblendet. Gelbe Zeilen markieren die vier vom Analysten gewünschten Linien. Klicken Sie auf eine Zelle, um deren Inhalt zu sehen.

02 · ANFRAGE 1

Fügen Sie eine Zusammenfassungstabelle und ein Diagramm hinzu

Eingabe des Analysten

In the attached OMB Historical Table 3.1 (FY2027 Budget), please add a new sheet called 'Big Four' and leave the 'Table' sheet exactly as it is. On the new sheet:
1. Column A: fiscal years 2015 to 2031, one row per year (17 rows).
2. Columns B-E: National Defense (row 4), Medicare (row 8), Social Security (row 10) and Net interest (row 22) from the Table sheet, converted from $ millions to $ billions, one decimal. Use formulas that point at the Table sheet if you can.
3. Column F: 'Actual' for 2015-2025 and 'Estimate' for 2026-2031 (the columns headed '2026 estimate' to '2031 estimate').
4. A native Excel line chart of the four series with years on the x-axis, titled 'Federal outlays by function, FY2015-FY2031 ($ billions)', with a note that 2026-2031 are OMB estimates.

Was getan hat

  • Es wurde direkt in der hochgeladenen Excel-Datei gearbeitet. Es wurde keine neue Datei erstellt.
  • Prüfte zuerst die Jahresbeschriftungen, sodass sich das Jahr 2015 trotz der zusätzlichen TQ-Spalte an der richtigen Spalte ausrichtet.
  • Fügte ein neues Tabellenblatt namens „Big Four“ hinzu: eine Zeile pro Jahr von 2015 bis 2031, vier Ausgabenposten in Milliarden sowie die Kennzeichnung „Actual“ oder „Estimate“.
  • Wurde mit Formeln befüllt, die auf das Originalblatt verweisen, sodass jede Zahl nachvollziehbar ist. Klicken Sie unten auf eine grüne Zelle, um eine davon zu sehen.
  • Erstellte ein echtes Excel-Liniendiagramm, das angeklickt und bearbeitet werden kann.
  • Das ursprüngliche Tabellenblatt wurde nicht angetastet. Wir haben jede Zelle überprüft.
hist03z1_fy2027.xlsxnachher
B2=ROUND(Table!BZ4/1000,1)
ABCDEF
1Fiscal YearNational Defense ($ billions)Medicare ($ billions)Social Security ($ billions)Net Interest ($ billions)Type
22015589.7546.2887.8223.2Actual
32016593.4594.5916.1240Actual
42017598.7597.3944.9262.6Actual
52018631.3588.7987.8325Actual
62019685.76511044.4375.2Actual
72020724.6776.21095.8345.5Actual
82021753.9696.51134.6352.3Actual
92022765.6755.11218.7475.9Actual
102023820.3847.51354.3658.3Actual
112024873.5874.11460.9879.9Actual
122025916.1996.71580.7970.1Actual
132026966.41070.21676.41016.7Estimate
14202712051200.81771.11065.4Estimate
1520281323.21350.51864.41167Estimate
1620291341.61316.21957.31234.6Estimate
1720301348.81473.42052.11304.5Estimate
1820311369.11573.52151.51363.8Estimate
20Note: 2026-2031 are OMB estimates.
TableBig Fourneu
Das neue Tabellenblatt „Big Four“ in derselben Datei. Grüne Zahlen sind Formeln.
hist03z1_fy2027.xlsxBlatt Big Four

Federal outlays by function, FY2015-FY2031 ($ billions)

05001,0001,5002,0002,500$ billions20152016201720182019202020212022202320242025202620272028202920302031Fiscal YearNational Defense ($ billions)Medicare ($ billions)Social Security ($ billions)Net Interest ($ billions)National Defense ($ billions) · 2015: 589.7National Defense ($ billions) · 2016: 593.4National Defense ($ billions) · 2017: 598.7National Defense ($ billions) · 2018: 631.3National Defense ($ billions) · 2019: 685.7National Defense ($ billions) · 2020: 724.6National Defense ($ billions) · 2021: 753.9National Defense ($ billions) · 2022: 765.6National Defense ($ billions) · 2023: 820.3National Defense ($ billions) · 2024: 873.5National Defense ($ billions) · 2025: 916.1National Defense ($ billions) · 2026: 966.4National Defense ($ billions) · 2027: 1,205.0National Defense ($ billions) · 2028: 1,323.2National Defense ($ billions) · 2029: 1,341.6National Defense ($ billions) · 2030: 1,348.8National Defense ($ billions) · 2031: 1,369.1Medicare ($ billions) · 2015: 546.2Medicare ($ billions) · 2016: 594.5Medicare ($ billions) · 2017: 597.3Medicare ($ billions) · 2018: 588.7Medicare ($ billions) · 2019: 651.0Medicare ($ billions) · 2020: 776.2Medicare ($ billions) · 2021: 696.5Medicare ($ billions) · 2022: 755.1Medicare ($ billions) · 2023: 847.5Medicare ($ billions) · 2024: 874.1Medicare ($ billions) · 2025: 996.7Medicare ($ billions) · 2026: 1,070.2Medicare ($ billions) · 2027: 1,200.8Medicare ($ billions) · 2028: 1,350.5Medicare ($ billions) · 2029: 1,316.2Medicare ($ billions) · 2030: 1,473.4Medicare ($ billions) · 2031: 1,573.5Social Security ($ billions) · 2015: 887.8Social Security ($ billions) · 2016: 916.1Social Security ($ billions) · 2017: 944.9Social Security ($ billions) · 2018: 987.8Social Security ($ billions) · 2019: 1,044.4Social Security ($ billions) · 2020: 1,095.8Social Security ($ billions) · 2021: 1,134.6Social Security ($ billions) · 2022: 1,218.7Social Security ($ billions) · 2023: 1,354.3Social Security ($ billions) · 2024: 1,460.9Social Security ($ billions) · 2025: 1,580.7Social Security ($ billions) · 2026: 1,676.4Social Security ($ billions) · 2027: 1,771.1Social Security ($ billions) · 2028: 1,864.4Social Security ($ billions) · 2029: 1,957.3Social Security ($ billions) · 2030: 2,052.1Social Security ($ billions) · 2031: 2,151.5Net Interest ($ billions) · 2015: 223.2Net Interest ($ billions) · 2016: 240.0Net Interest ($ billions) · 2017: 262.6Net Interest ($ billions) · 2018: 325.0Net Interest ($ billions) · 2019: 375.2Net Interest ($ billions) · 2020: 345.5Net Interest ($ billions) · 2021: 352.3Net Interest ($ billions) · 2022: 475.9Net Interest ($ billions) · 2023: 658.3Net Interest ($ billions) · 2024: 879.9Net Interest ($ billions) · 2025: 970.1Net Interest ($ billions) · 2026: 1,016.7Net Interest ($ billions) · 2027: 1,065.4Net Interest ($ billions) · 2028: 1,167.0Net Interest ($ billions) · 2029: 1,234.6Net Interest ($ billions) · 2030: 1,304.5Net Interest ($ billions) · 2031: 1,363.8
  • National Defense ($ billions)
  • Medicare ($ billions)
  • Social Security ($ billions)
  • Net Interest ($ billions)
Das Diagramm auf „Big Four“, hier aus den Daten der gelieferten Datei neu gezeichnet.

Eine KI hat die Zahlen nochmals überprüft: Verteidigung 2015: 589,7; Medicare: 546,2; Sozialversicherung: 887,8 und Zinsen: 223,2 (jeweils in Milliarden) stimmen vollständig mit den Regierungsangaben überein.

03 · ANFRAGE 2

Machen Sie daraus nun drei Folien

Eingabe des Analysten

Now build a 3-slide PowerPoint for the Deputy Secretary from the 'Big Four' sheet:
1. Title slide: 'Interest costs vs. defense, Medicare and Social Security', subtitle 'FY2015-FY2031, OMB Historical Table 3.1 (FY2027 Budget)'.
2. The line chart, with a one-line headline stating what it shows, and 'Source: OMB Historical Tables, Table 3.1, FY2027 Budget; FY2026-2031 are estimates' at the bottom.
3. Three takeaways, each with figures from the sheet: (a) how net interest grew from FY2015 to FY2025; (b) the first fiscal year in which net interest exceeded national defense, with both amounts; (c) what OMB projects for the four lines in FY2031.

Plain government style, no stock images.

Was getan hat

  • Las das soeben erstellte Tabellenblatt „Big Four“ aus, sodass Folien und Tabelle dieselben Zahlen anzeigen.
  • Ließ den Analysten ein Design aus der Vorlagenbibliothek auswählen.
  • Fügte das Diagramm als echtes PowerPoint-Diagramm mit den zugrundeliegenden Daten in Folie 2 ein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Daten bearbeiten“.
  • Die wichtigsten Erkenntnisse aus den Zahlen zusammengefasst: Die Zinsausgaben sind von 2015 bis 2025 um das 4,3-Fache gestiegen und haben 2024 zum ersten Mal die Verteidigungsausgaben übertroffen.
Bild der gelieferten DateiFolie 1
Folie 1
Bild der gelieferten DateiFolie 2
Folie 2
Bild der gelieferten DateiFolie 3
Folie 3

Ihre Dateien, bearbeitet an ihrem Ursprungsort

Die meisten KI-Tools lesen Ihre Tabellenkalkulation ein und geben eine neue zurück. öffnet die von Ihnen hochgeladene Datei, ändert nur das Gewünschte und bewahrt jede vorherige Version auf.

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