State RFP tungo sa isang compliance matrix, pagkatapos ay isang outline ng tugon

02 · KAHILINGAN 1

Bumuo ng isang compliance matrix, isang hilera bawat kinakailangan

We're bidding on the Illinois Treasurer's RFP 370-500-26-040 (attached). Please build a compliance matrix as an Excel workbook.

Sheet 'Matrix', one row per requirement, in this order:
1. Section III Scope of Work services III.1 to III.20
2. Section V.A Proposal Format items V.A.1 to V.A.11
3. Section V.B questions Q1 to Q45 (keep the sub-parts of Q33 i-iv and Q40 a-b inside the same row)
4. Section VI.A Mandatory Requirements VI.A.1 to VI.A.6, with VI.A.5 a-d as four separate rows

Columns: Ref (e.g. III.4, V.A.3, V.B.30, VI.A.5b) | RFP section heading | Requirement (one-line summary) | PDF page | Mandatory (Y, or 'Conditional' where the RFP says 'if any' / 'if applicable') | Page limit | Our response location | Status (leave 'Open').

Second sheet 'Key dates' with the Section IV.A schedule. Freeze and bold the header row, wrap text.

Ang ginawa ng

• Binasa ang lahat ng apat na seksyon at nagsulat ng isang hilera bawat kinakailangan, 85 sa lahat, sa pagkakasunod-sunod na hiniling: III.1 hanggang III.20, V.A.1 hanggang V.A.11, ang 45 na tanong, pagkatapos ay VI.A na may 5a hanggang 5d bilang magkakahiwalay na mga hilera.
• Binigyan ang bawat hilera ng pahina ng PDF kung saan ito nagmula; ang kinakailangang umaabot sa susunod na pahina ay binibigyan ng pareho, gaya ng 14-15.
• Naglagay ng mga limitasyon sa pahina kung saan nagtakda ang RFP ng isa: 3 pahina para sa Introduction at 5 bawat isa para sa Scope of Work at Unique Capabilities.
• Minarkahan bilang "Conditional" ang dalawang item na tinukoy ng RFP bilang opsyonal: Subcontractors ("kung mayroon") at ang Redacted Copy.
• Nagdagdag ng "Key dates" sheet na may iskedyul ng Section IV.A, at na-freeze at na-bold ang header row sa parehong mga sheet.

Sinuri namin ito laban sa PDF: 85 na hilera sa hiniling na pagkakasunod-sunod na walang puwang o pag-uulit; ang bawat numero ng pahina ay nasa mga pahinang kinalalagyan ng kinakailangang iyon; mga limitasyon sa pahina sa eksaktong tatlong hilera; ang mga tanong ay dapat maisumite bago ang 12:00 p.m. CT noong 23 Abril at ang mga panukala bago ang 1:00 p.m. CT noong 6 Mayo, gaya ng nakalimbag.

03 · KAHILINGAN 2

Magdagdag ng mga may-ari at pagmamarka, at suriin ang Appendix B

Good. Three changes to the same workbook - keep everything already in 'Matrix' as is.

1. Add an 'Owner' column after Status and fill every row:
   - Tom (proxy voting): III.5, III.6, III.7, Q22, Q23
   - Ana (ESG reporting and EDI): III.10, Q27, Q31 to Q40
   - Me (bid manager): all V.A rows, all VI.A rows, Q1 to Q13, Q41 to Q45
   - Priya (strategy): everything else
2. Add a sheet 'Scoring' with the evaluation factors and weights from the table in Section VI.B, plus the total.
3. Compare the Appendix B attestation list with Section III and add a note on the 'Matrix' sheet (highlighted row or cell comment) on anything that doesn't line up.

Ang ginawa ng

• Binuksan ang matrix na ginawa lang nito at na-edit ang parehong workbook.
• Nagdagdag ng column na "Owner" pagkatapos ng Status at pinunan ang lahat ng 85 na hilera ayon sa mga ibinigay na panuntunan: Tom 5, Ana 12, Me 38, Priya 30.
• Nagdagdag ng "Scoring" sheet na may pitong salik at timbang ng Section VI.B at ang kabuuang 115 na nakalimbag sa RFP.
• Inihambing ang Appendix B sa Section III at dalawang beses na na-flag ang puwang: isang dilaw na hilera ng TALA sa ilalim ng matrix at isang komento sa III.20.
• Hindi binago ang anumang cell mula sa request 1. Inihambing namin ang bawat isa.

Sinuri namin ito: sumusunod ang lahat ng 85 na may-ari sa mga panuntunan; ang mga timbang ay tumutugma sa talahanayan sa pahina 17; ang Appendix B sa mga pahina 44 at 45 ay nagtatapos sa III.17, kaya ang III.18 hanggang III.20 ay walang linyang Oo/Hindi; naroon pa rin ang Key dates sheet.

04 · KAHILINGAN 3

I-draft ang balangkas ng tugon sa Word

Now draft the response outline as a Word document so the team can start writing.

- Use the 11 items of Section V.A, in that order, as Heading 1 (Cover Letter, Table of Contents, Introduction, Scope of Work, Answers to Questions, Service Team, Subcontractors, Unique Capabilities, State Certifications and Disclosures, Cost Proposal, Redacted Copy).
- Put the page limit in the heading where V.A sets one.
- Under 'Answers to Questions', use the five V.B group headings as Heading 2 and each question as a numbered Heading 3 (Q1 to Q45, short title), with Q33 i-iv and Q40 a-b listed under their question.
- Under every heading add one placeholder line: '[Owner: <name from the matrix> - draft due TBC]'.
- Mark Cost Proposal and Redacted Copy as separate attachments, as V.A.10 and V.A.11 require.

Ang ginawa ng

• Gumawa ng bagong Word file na ang mga heading ay tunay na istilong Heading 1, 2 at 3, kaya ipinapakita ng Navigation pane ng Word ang buong hierarchy.
• Ginamit ang 11 item ng Section V.A, sa pagkakasunod-sunod, bilang Heading 1, na may limitasyon sa pahina sa tatlong heading na mayroon nito.
• Inilagay ang limang grupo ng tanong sa ilalim ng "Answers to Questions" at lahat ng 45 na tanong sa ilalim nito, kasama ang mga sub-part ng Q33 at Q40 na nakalista.
• Kinuha ang bawat may-ari mula sa matrix na na-edit nito sa request 2: ang Q22 ay kay Tom, ang Q31 kay Ana, ang Q20 kay Priya.
• Minarkahan ang Cost Proposal at ang Redacted Copy bilang magkahiwalay na mga attachment, gaya ng kinakailangan ng V.A.10 at V.A.11.

Sinuri namin ito: 11 na entry sa Heading 1 sa pagkakasunod-sunod ng V.A, limang grupo sa Heading 2, 45 na tanong sa Heading 3 mula Q1 hanggang Q45, at tumutugma ang bawat linya ng may-ari sa matrix.

Dapat malaman: sa ilalim ng Q17 ang balangkas ay nagpapanatili ng isang ligaw na pangungusap mula sa hakbang sa pag-draft, at mula sa Q23 pataas ang mga linya ng may-ari ay gumagamit ng ibang istilo ng talata, kaya nagbabago ang espasyo sa kalahati. Parehong nangangailangan ng isang minuto para ayusin sa Word. Ang tugon ng sa request na ito ay naglista ng file ngunit walang ibinigay na buod.