PRZYKŁAD PRAKTYCZNY · KSIĘGOWI I AUDYTORZY
Oczyść dane o wydatkach rady, podsumuj je i przetestuj pod kątem duplikatów
Audytor wewnętrzny pobrał opublikowane wydatki powyżej £100 rady Telford & Wrekin Council za grudzień 2025: 3161 płatności w jednym arkuszu, wiersz sumy na dole i zbędne spacje w nazwach dostawców. uporządkował arkusz bez utraty żadnego wiersza, dodał arkusz Podsumowanie z formułami i wykres, które co do pensa zgadzają się z sumą rady, i oznaczył sześć możliwych zdublowanych płatności. Arkusz Podsumowanie wymagał drugiej prośby, a komentarze Excela przy oznaczonych wierszach nie powstały.
1Czyta przesłany plik: 3161 płatności i wiersz sumy na dole
- Ani jeden wiersz nie zginął3161 płatności w tej samej kolejności, wraz z notami kredytowymi. Kwoty nadal sumują się do własnej sumy rady, £20 034 704,27.
- Podsumowania jako formuły, a nie wklejone liczbyWydatki według obszarów i dziesięciu największych dostawców to SUMIF i COUNTIF na arkuszu z danymi, z prawdziwym wykresem Excela. Kliknij komórkę i prześledź ją wstecz.
- Testy audytowe na tym samym skoroszycieTest duplikatów to kolumna w arkuszu z danymi. Kwoty, arkusz Podsumowanie i wykres pozostają bez zmian.
01 · PROŚBA 1
uporządkował arkusz, a podsumowanie umieścił w złym miejscu
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Przeczytał arkusz i znalazł jego trzy pułapki
Wiersz 3163 to nieopisana formuła SUBTOTAL z całej kolumny, więc prosta suma liczy miesiąc dwa razy. Dwadzieścia nazw dostawców kończy się spacją, przez co „British Gas Trading Ltd” pojawia się jako dwóch dostawców. A kolumna z datą zawiera porę dnia.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportObszar, dostawca, data i kwota kilku wierszy (inne kolumny ukryte). Ostatni żółty wiersz to suma bez etykiety. Usunął wiersz sumy, przyciął nazwy i dodał kolumnę Data
Wszystkie 3161 płatności zostają w kolejności pobranego pliku, z 33 notami kredytowymi. Usunięcie zbędnych spacji zmniejsza liczbę nazw dostawców z 616 do 610. Kolumna G zawiera =INT(F2) i tak dalej w dół arkusza: datę bez godziny.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportUporządkowany arkusz: nowa kolumna Date G na zielono, dane kończą się w wierszu 3162. Obliczył wydatki według obszarów, ale dostarczył je jako CSV zamiast arkusza Podsumowanie
Sumy były poprawne. Wróciły jako osobny plik obok skoroszytu, a nie jako arkusz, o który prosiła prośba, a odpowiedź powiedziała, że arkusza Podsumowanie nie wykonano.
- Arkusz Transparency Reportuporządkowano: wiersz sumy usunięty, nazwy przycięte, dodano kolumnę Data
- Arkusz podsumowanianie wykonano; zamiast tego dostarczono plik CSV z wydatkami według obszarów
Sprawdzono z pobranym plikiem
Porównaliśmy dostarczony arkusz z plikiem rady wiersz po wierszu.
3161 wierszy w tej samej kolejności co w pobranym pliku, żadnej nazwy dostawcy z zabłąkaną spacją, 33 kwoty ujemne.
Kwoty sumują się do £20 034 704,27, czyli własnej sumy częściowej rady.
02 · PONOWNA PROŚBA
Poinformowany, że brakuje arkusza Podsumowanie, dodał go jako formuły i wykres
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Dodano arkusz Podsumowanie z 11 obszarami, od największego
Każda suma to SUMIF na arkuszu z danymi, a pod nimi suma ogólna. Niżej dziesięciu największych dostawców według wydatków, każdy z sumą SUMIF i liczbą transakcji COUNTIF. Zielone liczby to formuły; kliknij jedną, aby ją zobaczyć.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummarynowyArkusz Podsumowanie w dostarczonej wersji. Narysował prawdziwy wykres słupkowy Excela z wydatkami według obszarów
Wykres czyta tabelę Podsumowanie, więc zmienia się razem z formułami. Tutaj jest narysowany ponownie z danych wewnątrz dostarczonego pliku.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsWykres w arkuszu Podsumowanie. Sprawdzono z pobranym plikiem
Przeliczyliśmy sumy według obszarów i dziesięciu największych dostawców z pliku rady i porównaliśmy.
Wszystkie jedenaście obszarów i wszyscy dziesięciu dostawcy zgadzają się co do pensa; suma ogólna to £20 034 704,27.
Liczby transakcji są poprawne: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · PROŚBA 2
Poproszony o test zdublowanych płatności, oznaczył sześć płatności i pominął komentarze
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Dodano kolumnę Możliwy duplikat i oznaczono trzy pary
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22 grudnia, Acorn Education & Care 16 grudnia (wiersze 405 i 420, nie obok siebie) oraz Virgin Media Business 9 grudnia: ten sam dostawca, ta sama kwota, ta sama data, £5000 lub więcej.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryDostawca, data, kwota i nowa kolumna I sześciu oznaczonych wierszy (żółte), z wierszem 190 i notą Virgin Media w 853 dla porównania. Nie zmienił żadnej kwoty i zostawił niewykonane dwie części prośby
Kolumna nadal sumuje się do £20 034 704,27, a arkusz Podsumowanie jest taki jak był. Siedem komentarzy Excela i tabela oznaczonych wierszy w arkuszu Podsumowanie nie powstały, a odpowiedź to zaznaczyła.
- Kolumna Możliwy duplikatsześć wierszy oznaczonych
- Kwoty, arkusz Podsumowanie, wykresbez zmian
- Siedem komentarzy Excelanie wykonano
- Oznaczone wiersze w arkuszu Podsumowanienie wykonano
Sprawdzono, uruchamiając ten sam test samodzielnie
Ten sam dostawca, kwota i data, £5000 lub więcej, w pliku rady.
Nasz test znajduje dokładnie wiersze 191, 192, 405, 420, 838 i 840, czyli te sześć, które są oznaczone.
Żadna kwota się nie zmieniła. Plik nie ma komentarzy, a arkusz Podsumowanie nadal kończy się na wierszu 30.
Pliki
Skąd pochodzi plik: Telford & Wrekin Council, „Wydatki ponad £100”, grudzień 2025, opublikowane zgodnie z kodeksem przejrzystości samorządów. Zawiera informacje publiczne na Open Government Licence v3.0. Rada nie sprawdzała ani nie poparła przykładu.
Przynieś własny arkusz kalkulacyjny
Większość narzędzi AI daje liczby do wklejenia z powrotem. pracuje wewnątrz Twojego skoroszytu: czyści dane bez utraty wiersza, buduje podsumowania jako formuły, które można prześledzić do płatności, i oznacza transakcje warte zapytania.
CZYTAJ DALEJ
Przeczytaj kolejny przykład praktyczny

Księgowi i audytorzy
50 stron zeskanowanych faktur przekształconych w zweryfikowany rejestr zobowiązań

Bankierzy i konsultanci
PDF z raportem finansowym do programu Excel, z formułami rok do roku i wykresem

Bankierzy i konsultanci
Szacowanie rynku eksploatacji i utrzymania instalacji słonecznych USA na podstawie EIA w tym samym skoroszycie
Zobacz wszystkie przykłady praktyczne (19) →Wszystkie przykłady dla grupy: Księgowi i audytorzy →