PRZYKŁAD PRAKTYCZNY · KSIĘGOWI I AUDYTORZY

Oczyść dane o wydatkach rady, podsumuj je i przetestuj pod kątem duplikatów

Audytor wewnętrzny pobrał opublikowane wydatki powyżej £100 rady Telford & Wrekin Council za grudzień 2025: 3161 płatności w jednym arkuszu, wiersz sumy na dole i zbędne spacje w nazwach dostawców. uporządkował arkusz bez utraty żadnego wiersza, dodał arkusz Podsumowanie z formułami i wykres, które co do pensa zgadzają się z sumą rady, i oznaczył sześć możliwych zdublowanych płatności. Arkusz Podsumowanie wymagał drugiej prośby, a komentarze Excela przy oznaczonych wierszach nie powstały.

  • Ani jeden wiersz nie zginął3161 płatności w tej samej kolejności, wraz z notami kredytowymi. Kwoty nadal sumują się do własnej sumy rady, £20 034 704,27.
  • Podsumowania jako formuły, a nie wklejone liczbyWydatki według obszarów i dziesięciu największych dostawców to SUMIF i COUNTIF na arkuszu z danymi, z prawdziwym wykresem Excela. Kliknij komórkę i prześledź ją wstecz.
  • Testy audytowe na tym samym skoroszycieTest duplikatów to kolumna w arkuszu z danymi. Kwoty, arkusz Podsumowanie i wykres pozostają bez zmian.

01 · PROŚBA 1

uporządkował arkusz, a podsumowanie umieścił w złym miejscu

Audytor

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Przeczytał arkusz i znalazł jego trzy pułapki

    Wiersz 3163 to nieopisana formuła SUBTOTAL z całej kolumny, więc prosta suma liczy miesiąc dwa razy. Dwadzieścia nazw dostawców kończy się spacją, przez co „British Gas Trading Ltd” pojawia się jako dwóch dostawców. A kolumna z datą zawiera porę dnia.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxprzed
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Obszar, dostawca, data i kwota kilku wierszy (inne kolumny ukryte). Ostatni żółty wiersz to suma bez etykiety.
  2. Usunął wiersz sumy, przyciął nazwy i dodał kolumnę Data

    Wszystkie 3161 płatności zostają w kolejności pobranego pliku, z 33 notami kredytowymi. Usunięcie zbędnych spacji zmniejsza liczbę nazw dostawców z 616 do 610. Kolumna G zawiera =INT(F2) i tak dalej w dół arkusza: datę bez godziny.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxten sam plik
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Uporządkowany arkusz: nowa kolumna Date G na zielono, dane kończą się w wierszu 3162.
  3. Obliczył wydatki według obszarów, ale dostarczył je jako CSV zamiast arkusza Podsumowanie

    Sumy były poprawne. Wróciły jako osobny plik obok skoroszytu, a nie jako arkusz, o który prosiła prośba, a odpowiedź powiedziała, że arkusza Podsumowanie nie wykonano.

    • Arkusz Transparency Reportuporządkowano: wiersz sumy usunięty, nazwy przycięte, dodano kolumnę Data
    • Arkusz podsumowanianie wykonano; zamiast tego dostarczono plik CSV z wydatkami według obszarów
  4. Sprawdzono z pobranym plikiem

    Porównaliśmy dostarczony arkusz z plikiem rady wiersz po wierszu.

    3161 wierszy w tej samej kolejności co w pobranym pliku, żadnej nazwy dostawcy z zabłąkaną spacją, 33 kwoty ujemne.

    Kwoty sumują się do £20 034 704,27, czyli własnej sumy częściowej rady.

XLSXDostarczono: uporządkowany skoroszyt3161 płatności z kolumną Data; arkusza Podsumowanie jeszcze nie ma

02 · PONOWNA PROŚBA

Poinformowany, że brakuje arkusza Podsumowanie, dodał go jako formuły i wykres

Audytor

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Dodano arkusz Podsumowanie z 11 obszarami, od największego

    Każda suma to SUMIF na arkuszu z danymi, a pod nimi suma ogólna. Niżej dziesięciu największych dostawców według wydatków, każdy z sumą SUMIF i liczbą transakcji COUNTIF. Zielone liczby to formuły; kliknij jedną, aby ją zobaczyć.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxnowy arkusz
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummarynowy
    Arkusz Podsumowanie w dostarczonej wersji.
  2. Narysował prawdziwy wykres słupkowy Excela z wydatkami według obszarów

    Wykres czyta tabelę Podsumowanie, więc zmienia się razem z formułami. Tutaj jest narysowany ponownie z danych wewnątrz dostarczonego pliku.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxArkusz podsumowania

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Wykres w arkuszu Podsumowanie.
  3. Sprawdzono z pobranym plikiem

    Przeliczyliśmy sumy według obszarów i dziesięciu największych dostawców z pliku rady i porównaliśmy.

    Wszystkie jedenaście obszarów i wszyscy dziesięciu dostawcy zgadzają się co do pensa; suma ogólna to £20 034 704,27.

    Liczby transakcji są poprawne: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXDostarczono: skoroszyt z arkuszem PodsumowanieFormuły SUMIF i COUNTIF oraz wykres

03 · PROŚBA 2

Poproszony o test zdublowanych płatności, oznaczył sześć płatności i pominął komentarze

Audytor

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Dodano kolumnę Możliwy duplikat i oznaczono trzy pary

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22 grudnia, Acorn Education & Care 16 grudnia (wiersze 405 i 420, nie obok siebie) oraz Virgin Media Business 9 grudnia: ten sam dostawca, ta sama kwota, ta sama data, £5000 lub więcej.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxpo
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Dostawca, data, kwota i nowa kolumna I sześciu oznaczonych wierszy (żółte), z wierszem 190 i notą Virgin Media w 853 dla porównania.
  2. Nie zmienił żadnej kwoty i zostawił niewykonane dwie części prośby

    Kolumna nadal sumuje się do £20 034 704,27, a arkusz Podsumowanie jest taki jak był. Siedem komentarzy Excela i tabela oznaczonych wierszy w arkuszu Podsumowanie nie powstały, a odpowiedź to zaznaczyła.

    • Kolumna Możliwy duplikatsześć wierszy oznaczonych
    • Kwoty, arkusz Podsumowanie, wykresbez zmian
    • Siedem komentarzy Excelanie wykonano
    • Oznaczone wiersze w arkuszu Podsumowanienie wykonano
  3. Sprawdzono, uruchamiając ten sam test samodzielnie

    Ten sam dostawca, kwota i data, £5000 lub więcej, w pliku rady.

    Nasz test znajduje dokładnie wiersze 191, 192, 405, 420, 838 i 840, czyli te sześć, które są oznaczone.

    Żadna kwota się nie zmieniła. Plik nie ma komentarzy, a arkusz Podsumowanie nadal kończy się na wierszu 30.

XLSXDostarczono: skoroszyt z oznaczonymi duplikatamikolumna Możliwy duplikat; arkusz Podsumowanie i wykres jak wcześniej

Pliki

Skąd pochodzi plik: Telford & Wrekin Council, „Wydatki ponad £100”, grudzień 2025, opublikowane zgodnie z kodeksem przejrzystości samorządów. Zawiera informacje publiczne na Open Government Licence v3.0. Rada nie sprawdzała ani nie poparła przykładu.

Przynieś własny arkusz kalkulacyjny

Większość narzędzi AI daje liczby do wklejenia z powrotem. pracuje wewnątrz Twojego skoroszytu: czyści dane bez utraty wiersza, buduje podsumowania jako formuły, które można prześledzić do płatności, i oznacza transakcje warte zapytania.

CZYTAJ DALEJ

Przeczytaj kolejny przykład praktyczny

Zobacz wszystkie przykłady praktyczne (19) Wszystkie przykłady dla grupy: Księgowi i audytorzy