PRAKTIJKVOORBEELD · ACCOUNTANTS EN AUDITORS
Maak de uitgavendata van een gemeente schoon, vat ze samen en test ze op dubbele betalingen
Een interne auditor downloadde de gepubliceerde uitgaven boven £100 van Telford & Wrekin Council voor december 2025: 3.161 betalingen in één blad, onderaan een totaalrij en losse spaties in leveranciersnamen. ruimde het blad op zonder een rij te verliezen, voegde een werkblad Samenvatting met formules en een grafiek toe die tot op de cent met het totaal van de gemeente overeenkomen, en markeerde zes mogelijke dubbele betalingen. Het werkblad Samenvatting vergde een tweede verzoek, en de Excel-opmerkingen bij de gemarkeerde rijen zijn niet gemaakt.
1Leest de upload: 3.161 betalingen en een totaalrij onderaan
- Geen rij kwijt3.161 betalingen in dezelfde volgorde, creditnota's inbegrepen. De bedragen tellen nog steeds op tot het eigen totaal van de gemeente, £20.034.704,27.
- Samenvattingen als formules, niet als geplakte getallenUitgaven per gebied en de tien grootste leveranciers zijn SUMIF en COUNTIF over het gegevensblad, met een echte Excel-grafiek. Klik op een cel en volg hem terug.
- Auditcontroles op dezelfde werkmapDe test op dubbelen is een kolom op het gegevensblad. De bedragen, het werkblad Samenvatting en de grafiek blijven zoals ze waren.
01 · VERZOEK 1
ruimde het blad op en zette de samenvatting op de verkeerde plek
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Het blad gelezen en de drie valkuilen gevonden
Rij 3163 is een niet-gelabelde SUBTOTAAL van de hele kolom, dus een naïeve som telt de maand dubbel. Twintig leveranciersnamen eindigen op een spatie, waardoor „British Gas Trading Ltd” als twee leveranciers verschijnt. En de datumkolom bevat een tijdstip.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportDomein, leverancier, datum en bedrag van enkele rijen (andere kolommen verborgen). De laatste gele rij is het totaal zonder label. Totaalrij verwijderd, namen getrimd en een kolom Datum toegevoegd
Alle 3.161 betalingen blijven in de volgorde van de download, de 33 creditnota's inbegrepen. Door te trimmen gaan 616 leveranciersnamen terug naar 610. Kolom G bevat =INT(F2) enzovoort tot onderaan het blad: de datum zonder de tijd.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportHet opgeschoonde blad: nieuwe Date-kolom G in groen; de gegevens eindigen nu op rij 3162. Berekende de uitgaven per gebied, maar leverde ze als csv in plaats van als werkblad Samenvatting
De totalen klopten. Ze kwamen terug als een los bestand naast de werkmap, niet als het blad waar het verzoek om vroeg, en het antwoord zei dat het werkblad Samenvatting niet gedaan was.
- Werkblad Transparency Reportopgeschoond: totaalrij weg, namen getrimd, kolom Datum toegevoegd
- Samenvattingsbladniet gemaakt; er kwam een csv met uitgaven per gebied voor in de plaats
Gecontroleerd aan de hand van de download
We vergeleken het opgeleverde blad rij voor rij met het bestand van de gemeente.
3.161 rijen in dezelfde volgorde als de download, geen leveranciersnaam met een losse spatie, 33 negatieve bedragen.
De bedragen tellen op tot £20.034.704,27, het eigen subtotaal van de gemeente.
02 · VERVOLGVERZOEK
Gewezen op het ontbrekende werkblad Samenvatting voegde het toe als formules en een grafiek
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Werkblad Samenvatting toegevoegd met de 11 gebieden, de grootste eerst
Elk totaal is een SUMIF over het gegevensblad, met een eindtotaal eronder. Daaronder de tien grootste leveranciers naar uitgaven, elk met een SUMIF-totaal en een COUNTIF-aantal transacties. Groene getallen zijn formules; klik erop om ze te zien.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummarynieuwHet werkblad Samenvatting zoals opgeleverd. Een echte Excel-staafgrafiek van de uitgaven per gebied getekend
De grafiek leest de tabel Samenvatting, dus hij beweegt mee met de formules. Hier is hij opnieuw getekend uit de gegevens in het opgeleverde bestand.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsDe scenario's uit het hoofdstuk kwamen in vijf kaarten: de basislijn, energiestress met 2,1% wereldgroei en olie op $115, de gecombineerde stress met 1,3%, ontwikkelingslanden onder stress, en het opwaartse scenario. De kaarten zijn te klein voor de tekst, die eruit loopt. Dia 3 heeft dezelfde fout: één opsommingspunt loopt uit zijn vak en twee vakken zijn leeg. Gecontroleerd aan de hand van de download
We berekenden de totalen per gebied en de tien grootste leveranciers opnieuw uit het bestand van de gemeente en vergeleken.
Alle elf gebieden en alle tien leveranciers kloppen tot op de cent; het eindtotaal is £20.034.704,27.
De aantallen transacties kloppen: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · VERZOEK 2
Gevraagd om een test op dubbele betalingen markeerde zes betalingen en liet de opmerkingen achterwege
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Kolom Mogelijk dubbel toegevoegd en drie paren gemarkeerd
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS op 22 december, Acorn Education & Care op 16 december (rijen 405 en 420, niet naast elkaar) en Virgin Media Business op 9 december: zelfde leverancier, zelfde bedrag, zelfde datum, £5.000 of meer.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryLeverancier, datum, bedrag en nieuwe kolom I van de zes gemarkeerde rijen (geel), met rij 190 en de Virgin Media-creditnota op 853 ter vergelijking. Geen bedrag gewijzigd, en twee onderdelen van het verzoek niet uitgevoerd
Het totaal klopt nog steeds op £20.034.704,27 en het werkblad Samenvatting is zoals het was. De zeven Excel-opmerkingen en de tabel met gemarkeerde rijen in het werkblad Samenvatting zijn niet gemaakt, en het antwoord zei dat ook.
- Kolom Mogelijk dubbelzes rijen gemarkeerd
- Bedragen, werkblad Samenvatting, grafiekongewijzigd
- Zeven Excel-opmerkingenniet gemaakt
- Gemarkeerde rijen in het werkblad Samenvattingniet gemaakt
Gecontroleerd door dezelfde test zelf uit te voeren
Zelfde leverancier, bedrag en datum, £5.000 of meer, in het bestand van de gemeente.
Onze test vindt precies de rijen 191, 192, 405, 420, 838 en 840, de zes die gemarkeerd zijn.
Geen bedrag gewijzigd. Het bestand bevat geen opmerkingen, en het werkblad Samenvatting eindigt nog steeds op rij 30.
De bestanden
Waar het bestand vandaan komt: Telford & Wrekin Council, ‘Uitgaven boven £100’, december 2025, gepubliceerd onder de lokale transparantiecode. Bevat publieke informatie onder Open Government Licence v3.0. De gemeente heeft dit voorbeeld niet beoordeeld of onderschreven.
Neem je eigen spreadsheet mee
De meeste AI-tools geven je getallen om terug te plakken. werkt in je werkmap: het maakt de gegevens schoon zonder een rij te verliezen, bouwt samenvattingen als formules die je kunt terugvoeren tot de betalingen en markeert de transacties die een vraag waard zijn.
LEES VERDER
Lees nog een praktijkvoorbeeld
Accountants & auditors
50 pagina's aan gescande facturen omgezet in een gecontroleerd crediteurengrootboek
Bankiers en consultants
PDF van winstbericht naar Excel, met jaar-op-jaarformules en een grafiek
Bankiers en consultants
De Amerikaanse markt voor exploitatie en onderhoud van zonne-energie ramen met EIA-data in dezelfde werkmap
Bekijk alle 19 praktijkvoorbeelden →Alle voorbeelden voor Accountants & auditors →