דוגמה מעשית · רואי חשבון ומבקרים

לנקות נתוני הוצאות של מועצה, לסכם אותם ולבדוק כפילויות

מבקר פנים הוריד את נתוני ההוצאות מעל £100 שפרסמה מועצת Telford & Wrekin לדצמבר 2025: 3,161 תשלומים בגיליון אחד, שורת סך הכול בתחתית ורווחים מיותרים בשמות ספקים. סידר את הגיליון בלי לאבד אף שורה, הוסיף גיליון Summary של נוסחאות ותרשים התואמים את סך המועצה עד לאגורה, וסימן שישה תשלומים שעשויים להיות כפולים. גיליון Summary דרש בקשה שנייה, וההערות ב-Excel בשורות המסומנות לא נוצרו.

  • אף שורה לא אבדה3,161 תשלומים נשמרו בסדרם, כולל הודעות זיכוי. הסכומים עדיין מסתכמים בסך הכולל של המועצה עצמה, £20,034,704.27.
  • סיכומים כנוסחאות, לא כמספרים מודבקיםההוצאה לפי אזור ועשרת הספקים המובילים הם נוסחאות SUMIF ו-COUNTIF על גיליון הנתונים, עם תרשים אמיתי ב-Excel. לחצו על תא ועקבו אחריו אחורה.
  • בדיקות ביקורת באותה חוברת עבודהמבחן הכפילויות הוא עמודה בגיליון הנתונים. הסכומים, גיליון Summary והתרשים נשארים כפי שהיו.

01 · בקשה 1

סידר את הגיליון, ושם את הסיכום במקום הלא נכון

המבקר

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. קרא את הגיליון ומצא את שלושת המלכודות שבו

    שורה 3163 היא SUBTOTAL ללא תווית של העמודה כולה, ולכן סכימה נאיבית סופרת את החודש פעמיים. עשרים שמות ספקים מסתיימים ברווח, ולכן “British Gas Trading Ltd” מופיע כשני ספקים. ועמודת התאריך נושאת גם שעה ביום.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxלפני
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    תחום, ספק, תאריך וסכום לכמה שורות (עמודות אחרות מוסתרות). השורה הצהובה האחרונה היא הסכום ללא תווית.
  2. מחק את שורת הסך הכול, קיצץ את השמות והוסיף עמודת תאריך

    כל 3,161 התשלומים נשארים בסדר ההורדה, כולל 33 הודעות הזיכוי. קיצוץ הרווחים מקטין את 616 שמות הספקים ל-610. עמודה G מכילה =INT(F2) וכן הלאה לאורך הגיליון: התאריך בלי השעה.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxאותו קובץ
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    הגיליון הנקי: עמודת Date החדשה G בירוק, והנתונים מסתיימים כעת בשורה 3162.
  3. חישב את ההוצאה לפי אזור, אך מסר אותה כ-CSV במקום גיליון Summary

    הסכומים היו נכונים. הם הגיעו כקובץ נפרד לצד חוברת העבודה, לא כגיליון שהבקשה ביקשה, והתשובה אמרה שגיליון Summary לא בוצע.

    • גיליון Transparency Reportסודר: שורת הסך הכול הוסרה, השמות קוצצו, עמודת תאריך נוספה
    • גיליון סיכוםלא בוצע; במקומו הגיע קובץ CSV של ההוצאה לפי אזור
  4. נבדק מול הקובץ שהורד

    השווינו את הגיליון שנמסר לקובץ המועצה שורה אחר שורה.

    3,161 שורות באותו סדר כמו בהורדה, בלי שם ספק עם רווח מיותר, ו-33 סכומים שליליים.

    הסכומים מסתכמים ב-£20,034,704.27, הסכום החלקי של המועצה עצמה.

XLSXנמסר: חוברת העבודה לאחר הסידור3,161 תשלומים עם עמודת תאריך; עדיין בלי גיליון Summary

02 · בקשת המשך

לאחר שנאמר לו שגיליון Summary חסר, הוסיף אותו כנוסחאות ותרשים

המבקר

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. נוסף גיליון Summary עם 11 האזורים, מהגדול לקטן

    כל סך הוא SUMIF על גיליון הנתונים, ומתחתיו סך כולל. מתחתיו, עשרת הספקים המובילים לפי הוצאה, לכל אחד סך SUMIF ומספר עסקאות COUNTIF. מספרים ירוקים הם נוסחאות; לחצו על אחד כדי לראות.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxגיליון חדש
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryחדש
    גיליון Summary כפי שנמסר.
  2. צייר תרשים עמודות אמיתי ב-Excel של ההוצאה לפי אזור

    התרשים קורא את טבלת Summary, ולכן הוא זז עם הנוסחאות. כאן הוא משורטט מחדש מהנתונים שבתוך הקובץ שנמסר.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxגיליון סיכום

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    התרשים בגיליון Summary.
  3. נבדק מול הקובץ שהורד

    חישבנו מחדש את סכומי האזורים ואת עשרת הספקים המובילים מקובץ המועצה והשווינו.

    כל אחד-עשר האזורים וכל עשרת הספקים תואמים עד לאגורה; הסך הכולל הוא £20,034,704.27.

    מספרי העסקאות נכונים: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXנמסר: חוברת העבודה עם גיליון Summaryנוסחאות SUMIF ו-COUNTIF, והתרשים

03 · בקשה 2

כשנתבקש מבחן תשלומים כפולים, סימן שישה תשלומים ודילג על ההערות

המבקר

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. נוספה עמודת “כפילות אפשרית” ושלושה זוגות סומנו

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS ב-22 בדצמבר, Acorn Education & Care ב-16 בדצמבר (שורות 405 ו-420, לא סמוכות) ו-Virgin Media Business ב-9 בדצמבר: אותו ספק, אותו סכום, אותו תאריך, £5,000 ומעלה.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxאחרי
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    ספק, תאריך, סכום ועמודת I החדשה לשש השורות המסומנות (צהוב), עם שורה 190 והודעת זיכוי Virgin Media בשורה 853 להשוואה.
  2. לא שינה אף סכום, והשאיר שני חלקים בבקשה בלי ביצוע

    העמודה עדיין מסתכמת ב-£20,034,704.27 וגיליון Summary כפי שהיה. שבע ההערות ב-Excel וטבלת השורות המסומנות בגיליון Summary לא נוצרו, והתשובה אמרה זאת.

    • עמודת כפילות אפשריתשש שורות סומנו
    • סכומים, גיליון Summary, תרשיםללא שינוי
    • שבע הערות ב-Excelלא בוצע
    • שורות מסומנות בגיליון Summaryלא בוצע
  3. נבדק על ידינו בהרצת אותו מבחן

    אותו ספק, סכום ותאריך, £5,000 ומעלה, בקובץ המועצה.

    המבחן שלנו מוצא בדיוק את שורות 191, 192, 405, 420, 838 ו-840, השש שסומנו.

    אף סכום לא השתנה. בקובץ אין הערות, וגיליון Summary עדיין מסתיים בשורה 30.

XLSXנמסר: חוברת העבודה עם סימוני הכפילויותעמודת כפילות אפשרית; גיליון Summary והתרשים כמקודם

הקבצים

מאיפה מגיע הקובץ: Telford & Wrekin Council, ״הוצאות מעל £100״, דצמבר 2025, פורסמו לפי קוד השקיפות לשלטון המקומי. כולל מידע ציבורי ברישיון Open Government Licence v3.0. המועצה לא בדקה ולא אישרה דוגמה זו.

הביאו את הגיליון האלקטרוני שלכם

רוב כלי ה-AI נותנים לכם מספרים להדביק בחזרה. עובד בתוך חוברת העבודה שלכם: מנקה את הנתונים בלי לאבד שורה, בונה סיכומים כנוסחאות שאפשר לעקוב אחריהן עד התשלומים, ומסמן את העסקאות ששווה לברר.

המשיכו לקרוא

קראו דוגמה מעשית נוספת

צפו בכל 19 הדוגמאות המעשיות כל הדוגמאות עבור רואי חשבון ומבקרים