דוגמה מעשית · רואי חשבון ומבקרים
לנקות נתוני הוצאות של מועצה, לסכם אותם ולבדוק כפילויות
מבקר פנים הוריד את נתוני ההוצאות מעל £100 שפרסמה מועצת Telford & Wrekin לדצמבר 2025: 3,161 תשלומים בגיליון אחד, שורת סך הכול בתחתית ורווחים מיותרים בשמות ספקים. סידר את הגיליון בלי לאבד אף שורה, הוסיף גיליון Summary של נוסחאות ותרשים התואמים את סך המועצה עד לאגורה, וסימן שישה תשלומים שעשויים להיות כפולים. גיליון Summary דרש בקשה שנייה, וההערות ב-Excel בשורות המסומנות לא נוצרו.
1קורא את הקובץ שהועלה: 3,161 תשלומים ושורת סך הכול בתחתית
- אף שורה לא אבדה3,161 תשלומים נשמרו בסדרם, כולל הודעות זיכוי. הסכומים עדיין מסתכמים בסך הכולל של המועצה עצמה, £20,034,704.27.
- סיכומים כנוסחאות, לא כמספרים מודבקיםההוצאה לפי אזור ועשרת הספקים המובילים הם נוסחאות SUMIF ו-COUNTIF על גיליון הנתונים, עם תרשים אמיתי ב-Excel. לחצו על תא ועקבו אחריו אחורה.
- בדיקות ביקורת באותה חוברת עבודהמבחן הכפילויות הוא עמודה בגיליון הנתונים. הסכומים, גיליון Summary והתרשים נשארים כפי שהיו.
01 · בקשה 1
סידר את הגיליון, ושם את הסיכום במקום הלא נכון
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
קרא את הגיליון ומצא את שלושת המלכודות שבו
שורה 3163 היא SUBTOTAL ללא תווית של העמודה כולה, ולכן סכימה נאיבית סופרת את החודש פעמיים. עשרים שמות ספקים מסתיימים ברווח, ולכן “British Gas Trading Ltd” מופיע כשני ספקים. ועמודת התאריך נושאת גם שעה ביום.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency Reportתחום, ספק, תאריך וסכום לכמה שורות (עמודות אחרות מוסתרות). השורה הצהובה האחרונה היא הסכום ללא תווית. מחק את שורת הסך הכול, קיצץ את השמות והוסיף עמודת תאריך
כל 3,161 התשלומים נשארים בסדר ההורדה, כולל 33 הודעות הזיכוי. קיצוץ הרווחים מקטין את 616 שמות הספקים ל-610. עמודה G מכילה =INT(F2) וכן הלאה לאורך הגיליון: התאריך בלי השעה.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency Reportהגיליון הנקי: עמודת Date החדשה G בירוק, והנתונים מסתיימים כעת בשורה 3162. חישב את ההוצאה לפי אזור, אך מסר אותה כ-CSV במקום גיליון Summary
הסכומים היו נכונים. הם הגיעו כקובץ נפרד לצד חוברת העבודה, לא כגיליון שהבקשה ביקשה, והתשובה אמרה שגיליון Summary לא בוצע.
- גיליון Transparency Reportסודר: שורת הסך הכול הוסרה, השמות קוצצו, עמודת תאריך נוספה
- גיליון סיכוםלא בוצע; במקומו הגיע קובץ CSV של ההוצאה לפי אזור
נבדק מול הקובץ שהורד
השווינו את הגיליון שנמסר לקובץ המועצה שורה אחר שורה.
3,161 שורות באותו סדר כמו בהורדה, בלי שם ספק עם רווח מיותר, ו-33 סכומים שליליים.
הסכומים מסתכמים ב-£20,034,704.27, הסכום החלקי של המועצה עצמה.
02 · בקשת המשך
לאחר שנאמר לו שגיליון Summary חסר, הוסיף אותו כנוסחאות ותרשים
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
נוסף גיליון Summary עם 11 האזורים, מהגדול לקטן
כל סך הוא SUMIF על גיליון הנתונים, ומתחתיו סך כולל. מתחתיו, עשרת הספקים המובילים לפי הוצאה, לכל אחד סך SUMIF ומספר עסקאות COUNTIF. מספרים ירוקים הם נוסחאות; לחצו על אחד כדי לראות.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummaryחדשגיליון Summary כפי שנמסר. צייר תרשים עמודות אמיתי ב-Excel של ההוצאה לפי אזור
התרשים קורא את טבלת Summary, ולכן הוא זז עם הנוסחאות. כאן הוא משורטט מחדש מהנתונים שבתוך הקובץ שנמסר.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate Communicationsהתרשים בגיליון Summary. נבדק מול הקובץ שהורד
חישבנו מחדש את סכומי האזורים ואת עשרת הספקים המובילים מקובץ המועצה והשווינו.
כל אחד-עשר האזורים וכל עשרת הספקים תואמים עד לאגורה; הסך הכולל הוא £20,034,704.27.
מספרי העסקאות נכונים: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · בקשה 2
כשנתבקש מבחן תשלומים כפולים, סימן שישה תשלומים ודילג על ההערות
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
נוספה עמודת “כפילות אפשרית” ושלושה זוגות סומנו
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS ב-22 בדצמבר, Acorn Education & Care ב-16 בדצמבר (שורות 405 ו-420, לא סמוכות) ו-Virgin Media Business ב-9 בדצמבר: אותו ספק, אותו סכום, אותו תאריך, £5,000 ומעלה.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryספק, תאריך, סכום ועמודת I החדשה לשש השורות המסומנות (צהוב), עם שורה 190 והודעת זיכוי Virgin Media בשורה 853 להשוואה. לא שינה אף סכום, והשאיר שני חלקים בבקשה בלי ביצוע
העמודה עדיין מסתכמת ב-£20,034,704.27 וגיליון Summary כפי שהיה. שבע ההערות ב-Excel וטבלת השורות המסומנות בגיליון Summary לא נוצרו, והתשובה אמרה זאת.
- עמודת כפילות אפשריתשש שורות סומנו
- סכומים, גיליון Summary, תרשיםללא שינוי
- שבע הערות ב-Excelלא בוצע
- שורות מסומנות בגיליון Summaryלא בוצע
נבדק על ידינו בהרצת אותו מבחן
אותו ספק, סכום ותאריך, £5,000 ומעלה, בקובץ המועצה.
המבחן שלנו מוצא בדיוק את שורות 191, 192, 405, 420, 838 ו-840, השש שסומנו.
אף סכום לא השתנה. בקובץ אין הערות, וגיליון Summary עדיין מסתיים בשורה 30.
הקבצים
מאיפה מגיע הקובץ: Telford & Wrekin Council, ״הוצאות מעל £100״, דצמבר 2025, פורסמו לפי קוד השקיפות לשלטון המקומי. כולל מידע ציבורי ברישיון Open Government Licence v3.0. המועצה לא בדקה ולא אישרה דוגמה זו.
הביאו את הגיליון האלקטרוני שלכם
רוב כלי ה-AI נותנים לכם מספרים להדביק בחזרה. עובד בתוך חוברת העבודה שלכם: מנקה את הנתונים בלי לאבד שורה, בונה סיכומים כנוסחאות שאפשר לעקוב אחריהן עד התשלומים, ומסמן את העסקאות ששווה לברר.
המשיכו לקרוא
קראו דוגמה מעשית נוספת

רואי חשבון ומבקרים
50 עמודי חשבוניות סרוקות לתוך ספר חשבונות ספקים מבוקר

בנקאים ויועצים
PDF של הודעת רווחים ל-Excel, עם נוסחאות שנה-על-שנה (YoY) ותרשים

בנקאים ויועצים
אמידת שוק התפעול והתחזוקה הסולארי בארה״ב מנתוני EIA באותה חוברת
צפו בכל 19 הדוגמאות המעשיות →כל הדוגמאות עבור רואי חשבון ומבקרים →