GENNEMARBEJDET EKSEMPEL · REGNSKABSFØRERE OG REVISORER
Rens en kommunes udgiftsdata, opsummer dem og test dem for dubletter
En intern revisor downloadede Telford & Wrekin Councils offentliggjorte udgifter over £100 for december 2025: 3.161 betalinger i ét ark, en totalrække nederst og tilfældige mellemrum i leverandørnavnene. ryddede arket op uden at miste en række, tilføjede et oversigt-ark med formler og et diagram, der til sidste penny passer med kommunens total, og markerede seks mulige dobbeltbetalinger. Oversigt-arket krævede en ekstra anmodning, og Excel-kommentarerne på de markerede rækker blev ikke lavet.
1Læser uploaden: 3.161 betalinger og en totalrække nederst
- Ikke en række tabt3.161 betalinger i samme rækkefølge, kreditnotaer med. Beløbene giver stadig kommunens egen total, £20.034.704,27.
- Oversigter som formler, ikke indsatte talUdgifter pr. område og de ti største leverandører er SUMIF og COUNTIF over dataarket, med et rigtigt Excel-diagram. Klik på en celle, og spor den tilbage.
- Revisionstests på samme projektmappeDublet-testen er en kolonne i dataarket. Beløbene, oversigt-arket og diagrammet er som før.
01 · ANMODNING 1
ryddede arket op og lagde oversigten det forkerte sted
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Læste arket og fandt dets tre faldgruber
Række 3163 er en umærket SUBTOTAL af hele kolonnen, så en naiv sum tæller måneden to gange. Tyve leverandørnavne ender med et mellemrum, så »British Gas Trading Ltd« optræder som to leverandører. Og datokolonnen indeholder et klokkeslæt.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportOmråde, leverandør, dato og beløb for nogle få rækker (andre kolonner skjult). Den sidste række, med gul farve, er den umærkede total. Slettede totalrækken, trimmede navnene og tilføjede en datokolonne
Alle 3.161 betalinger bliver i download-rækkefølgen, de 33 kreditnotaer med. Trimning bringer 616 leverandørnavne ned på 610. Kolonne G indeholder =INT(F2) og så videre ned gennem arket: datoen uden klokkeslættet.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportDet rensede ark: den nye Dato-kolonne G med grønt, og data slutter nu i række 3162. Regnede udgifter pr. område ud, men leverede dem som en CSV i stedet for et oversigt-ark
Totalerne var rigtige. De kom tilbage som en separat fil ved siden af projektmappen, ikke som det ark, anmodningen bad om, og svaret sagde, at oversigt-arket ikke var lavet.
- Arket Transparency Reportryddet op: totalrække væk, navne trimmet, datokolonne tilføjet
- Oversigt-arkikke lavet; i stedet kom en CSV med udgifter pr. område
Kontrolleret mod downloaden
Vi sammenlignede det leverede ark med kommunens fil række for række.
3.161 rækker i samme rækkefølge som i downloaden, intet leverandørnavn med et fejlplaceret mellemrum, 33 negative beløb.
Beløbene giver £20.034.704,27, kommunens egen subtotal.
02 · OPFØLGNING
Fik at vide, at oversigt-arket manglede, og tilføjede det som formler og et diagram
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Tilføjede et oversigt-ark med de 11 områder, største først
Hver total er en SUMIF over dataarket med en samlet total under. Derunder står de ti største leverandører efter udgift, hver med en SUMIF-total og et COUNTIF-antal transaktioner. Grønne tal er formler; klik på et for at se det.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummarynyOversigt-arket som leveret. Tegnede et rigtigt Excel-søjlediagram over udgifter pr. område
Diagrammet læser oversigtstabellen, så det følger med formlerne. Her er det tegnet igen ud fra dataene i den leverede fil.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsDiagrammet i oversigt-arket. Kontrolleret mod downloaden
Vi genberegnede områdetotalerne og de ti største leverandører ud fra kommunens fil og sammenlignede.
Alle elleve områder og alle ti leverandører stemmer til sidste penny; samlet total er £20.034.704,27.
Transaktionsantallene er rigtige: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · ANMODNING 2
Bedt om en test for dobbeltbetalinger markerede seks betalinger og sprang kommentarerne over
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Tilføjede en kolonne for mulig dublet og markerede tre par
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS den 22. december, Acorn Education & Care den 16. december (række 405 og 420, ikke ved siden af hinanden) og Virgin Media Business den 9. december: samme leverandør, samme beløb, samme dato, £5.000 eller mere.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryLeverandør, dato, beløb og den nye kolonne I for de seks markerede rækker (gul), med række 190 og Virgin Media-kreditnotaen i række 853 til sammenligning. Ændrede ingen beløb og lod to dele af anmodningen stå ugjort
Kolonnen giver stadig £20.034.704,27, og oversigt-arket er som før. De syv Excel-kommentarer og tabellen med markerede rækker i oversigt-arket blev ikke lavet, og svaret sagde det.
- Kolonnen Mulig dubletseks rækker markeret
- Beløb, oversigt-ark, diagramuændret
- Syv Excel-kommentarerikke lavet
- Markerede rækker i oversigt-arketikke lavet
Kontrolleret ved at køre den samme test selv
Samme leverandør, beløb og dato, £5.000 eller mere, i hele kommunens fil.
Vores test finder præcis række 191, 192, 405, 420, 838 og 840, de seks, der er markeret.
Intet beløb ændret. Filen har ingen kommentarer, og oversigt-arket slutter stadig ved række 30.
Filerne
Hvor filen kommer fra: Telford & Wrekin Council, “Expenditure over £100”, december 2025, offentliggjort under Local Government Transparency Code. Indeholder offentlige sektors oplysninger licenseret under Open Government Licence v3.0. Rådet har ikke gennemgået eller godkendt dette eksempel.
Medbring dit eget regneark
De fleste AI-værktøjer giver dig tal, du selv skal sætte ind igen. arbejder inde i din projektmappe: den renser dataene uden at miste en række, bygger oversigter som formler, du kan spore tilbage til betalingerne, og markerer de transaktioner, der er værd at spørge til.
LÆS VIDERE
Læs et andet gennemarbejdet eksempel

Revisorer og auditorer
50 sider scannede fakturaer til en kontrolleret AP-hovedbog

Bankfolk og konsulenter
Regnskabsmeddelelse som PDF til Excel, med YoY-formler og et diagram

Bankfolk og konsulenter
Det amerikanske solenergi-O&M-marked dimensioneret ud fra EIA-data, i samme regneark
Se alle 19 gennemarbejdede eksempler →Alle eksempler for Revisorer og auditorer →