GENNEMARBEJDET EKSEMPEL · REGNSKABSFØRERE OG REVISORER

Rens en kommunes udgiftsdata, opsummer dem og test dem for dubletter

En intern revisor downloadede Telford & Wrekin Councils offentliggjorte udgifter over £100 for december 2025: 3.161 betalinger i ét ark, en totalrække nederst og tilfældige mellemrum i leverandørnavnene. ryddede arket op uden at miste en række, tilføjede et oversigt-ark med formler og et diagram, der til sidste penny passer med kommunens total, og markerede seks mulige dobbeltbetalinger. Oversigt-arket krævede en ekstra anmodning, og Excel-kommentarerne på de markerede rækker blev ikke lavet.

  • Ikke en række tabt3.161 betalinger i samme rækkefølge, kreditnotaer med. Beløbene giver stadig kommunens egen total, £20.034.704,27.
  • Oversigter som formler, ikke indsatte talUdgifter pr. område og de ti største leverandører er SUMIF og COUNTIF over dataarket, med et rigtigt Excel-diagram. Klik på en celle, og spor den tilbage.
  • Revisionstests på samme projektmappeDublet-testen er en kolonne i dataarket. Beløbene, oversigt-arket og diagrammet er som før.

01 · ANMODNING 1

ryddede arket op og lagde oversigten det forkerte sted

Revisoren

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Læste arket og fandt dets tre faldgruber

    Række 3163 er en umærket SUBTOTAL af hele kolonnen, så en naiv sum tæller måneden to gange. Tyve leverandørnavne ender med et mellemrum, så »British Gas Trading Ltd« optræder som to leverandører. Og datokolonnen indeholder et klokkeslæt.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxfør
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Område, leverandør, dato og beløb for nogle få rækker (andre kolonner skjult). Den sidste række, med gul farve, er den umærkede total.
  2. Slettede totalrækken, trimmede navnene og tilføjede en datokolonne

    Alle 3.161 betalinger bliver i download-rækkefølgen, de 33 kreditnotaer med. Trimning bringer 616 leverandørnavne ned på 610. Kolonne G indeholder =INT(F2) og så videre ned gennem arket: datoen uden klokkeslættet.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxsamme fil
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Det rensede ark: den nye Dato-kolonne G med grønt, og data slutter nu i række 3162.
  3. Regnede udgifter pr. område ud, men leverede dem som en CSV i stedet for et oversigt-ark

    Totalerne var rigtige. De kom tilbage som en separat fil ved siden af projektmappen, ikke som det ark, anmodningen bad om, og svaret sagde, at oversigt-arket ikke var lavet.

    • Arket Transparency Reportryddet op: totalrække væk, navne trimmet, datokolonne tilføjet
    • Oversigt-arkikke lavet; i stedet kom en CSV med udgifter pr. område
  4. Kontrolleret mod downloaden

    Vi sammenlignede det leverede ark med kommunens fil række for række.

    3.161 rækker i samme rækkefølge som i downloaden, intet leverandørnavn med et fejlplaceret mellemrum, 33 negative beløb.

    Beløbene giver £20.034.704,27, kommunens egen subtotal.

XLSXAfleveret: den ryddede projektmappe3.161 betalinger med en datokolonne; endnu intet oversigtsark

02 · OPFØLGNING

Fik at vide, at oversigt-arket manglede, og tilføjede det som formler og et diagram

Revisoren

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Tilføjede et oversigt-ark med de 11 områder, største først

    Hver total er en SUMIF over dataarket med en samlet total under. Derunder står de ti største leverandører efter udgift, hver med en SUMIF-total og et COUNTIF-antal transaktioner. Grønne tal er formler; klik på et for at se det.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxnyt ark
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryny
    Oversigt-arket som leveret.
  2. Tegnede et rigtigt Excel-søjlediagram over udgifter pr. område

    Diagrammet læser oversigtstabellen, så det følger med formlerne. Her er det tegnet igen ud fra dataene i den leverede fil.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxOversigt-ark

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Diagrammet i oversigt-arket.
  3. Kontrolleret mod downloaden

    Vi genberegnede områdetotalerne og de ti største leverandører ud fra kommunens fil og sammenlignede.

    Alle elleve områder og alle ti leverandører stemmer til sidste penny; samlet total er £20.034.704,27.

    Transaktionsantallene er rigtige: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXAfleveret: projektmappen med oversigt-arketSUMIF- og COUNTIF-formler og diagrammet

03 · ANMODNING 2

Bedt om en test for dobbeltbetalinger markerede seks betalinger og sprang kommentarerne over

Revisoren

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Tilføjede en kolonne for mulig dublet og markerede tre par

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS den 22. december, Acorn Education & Care den 16. december (række 405 og 420, ikke ved siden af hinanden) og Virgin Media Business den 9. december: samme leverandør, samme beløb, samme dato, £5.000 eller mere.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxefter
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Leverandør, dato, beløb og den nye kolonne I for de seks markerede rækker (gul), med række 190 og Virgin Media-kreditnotaen i række 853 til sammenligning.
  2. Ændrede ingen beløb og lod to dele af anmodningen stå ugjort

    Kolonnen giver stadig £20.034.704,27, og oversigt-arket er som før. De syv Excel-kommentarer og tabellen med markerede rækker i oversigt-arket blev ikke lavet, og svaret sagde det.

    • Kolonnen Mulig dubletseks rækker markeret
    • Beløb, oversigt-ark, diagramuændret
    • Syv Excel-kommentarerikke lavet
    • Markerede rækker i oversigt-arketikke lavet
  3. Kontrolleret ved at køre den samme test selv

    Samme leverandør, beløb og dato, £5.000 eller mere, i hele kommunens fil.

    Vores test finder præcis række 191, 192, 405, 420, 838 og 840, de seks, der er markeret.

    Intet beløb ændret. Filen har ingen kommentarer, og oversigt-arket slutter stadig ved række 30.

XLSXAfleveret: projektmappen med dublet-markeringernekolonnen Mulig dublet; oversigt-ark og diagram som før

Filerne

Hvor filen kommer fra: Telford & Wrekin Council, “Expenditure over £100”, december 2025, offentliggjort under Local Government Transparency Code. Indeholder offentlige sektors oplysninger licenseret under Open Government Licence v3.0. Rådet har ikke gennemgået eller godkendt dette eksempel.

Medbring dit eget regneark

De fleste AI-værktøjer giver dig tal, du selv skal sætte ind igen. arbejder inde i din projektmappe: den renser dataene uden at miste en række, bygger oversigter som formler, du kan spore tilbage til betalingerne, og markerer de transaktioner, der er værd at spørge til.

LÆS VIDERE

Læs et andet gennemarbejdet eksempel

Se alle 19 gennemarbejdede eksempler Alle eksempler for Revisorer og auditorer