Statlig förfrågan omvandlad till en kravmatris och sedan en svarsdisposition

02 · BEGÄRAN 1

"Bygg en kravmatris, en rad per krav"

We're bidding on the Illinois Treasurer's RFP 370-500-26-040 (attached). Please build a compliance matrix as an Excel workbook.

Sheet 'Matrix', one row per requirement, in this order:
1. Section III Scope of Work services III.1 to III.20
2. Section V.A Proposal Format items V.A.1 to V.A.11
3. Section V.B questions Q1 to Q45 (keep the sub-parts of Q33 i-iv and Q40 a-b inside the same row)
4. Section VI.A Mandatory Requirements VI.A.1 to VI.A.6, with VI.A.5 a-d as four separate rows

Columns: Ref (e.g. III.4, V.A.3, V.B.30, VI.A.5b) | RFP section heading | Requirement (one-line summary) | PDF page | Mandatory (Y, or 'Conditional' where the RFP says 'if any' / 'if applicable') | Page limit | Our response location | Status (leave 'Open').

Second sheet 'Key dates' with the Section IV.A schedule. Freeze and bold the header row, wrap text.

Vad gjorde

• Läste alla fyra avsnitten och skrev en rad per krav, 85 totalt, i den ordning som begärdes: III.1 till III.20, V.A.1 till V.A.11, de 45 frågorna och sedan VI.A med 5a till 5d som separata rader.
• Angav för varje rad PDF-sidan den kommer från; ett krav som fortsätter på nästa sida får båda, till exempel 14-15.
• Angav sidbegränsningar endast där förfrågan anger en: 3 sidor för inledningen och 5 vardera för arbetsbeskrivningen och unika förmågor.
• Markerade "Villkorat" de två punkter som förfrågan beskriver som valfria: underleverantörer ("om sådana finns") och den redigerade kopian.
• Lade till ett blad "Nyckeldatum" med tidplanen i avsnitt IV.A och frös och fetmarkerade rubrikraden på båda bladen.

Vi kontrollerade det mot PDF:en: 85 rader i den begärda ordningen, utan luckor eller upprepningar; varje sidnummer stämmer med de sidor där kravet står tryckt; sidgränser på exakt tre rader; frågor förfaller kl. 12.00 CT den 23 april och förslag ska vara inlämnade före kl. 13.00 CT den 6 maj, enligt tryckt text.

03 · BEGÄRAN 2

"Lägg till ansvariga och poängsättning, och kontrollera bilaga B"

Good. Three changes to the same workbook - keep everything already in 'Matrix' as is.

1. Add an 'Owner' column after Status and fill every row:
   - Tom (proxy voting): III.5, III.6, III.7, Q22, Q23
   - Ana (ESG reporting and EDI): III.10, Q27, Q31 to Q40
   - Me (bid manager): all V.A rows, all VI.A rows, Q1 to Q13, Q41 to Q45
   - Priya (strategy): everything else
2. Add a sheet 'Scoring' with the evaluation factors and weights from the table in Section VI.B, plus the total.
3. Compare the Appendix B attestation list with Section III and add a note on the 'Matrix' sheet (highlighted row or cell comment) on anything that doesn't line up.

Vad gjorde

• Öppnade matrisen som den just hade skapat och redigerade samma arbetsbok.
• Lade till en kolumn "Ansvarig" efter Status och fyllde i alla 85 rader enligt givna regler: Tom 5, Ana 12, jag 38, Priya 30.
• Lade till ett blad "Poängsättning" med de sju faktorerna och vikterna i avsnitt VI.B samt den totala summan 115 som RFP:n anger.
• Jämförde bilaga B med avsnitt III och flaggade avvikelsen två gånger: en gul NOTE-rad under matrisen och en kommentar vid III.20.
• Ändrade inte någon cell från begäran 1. Vi jämförde varje cell.

Vi kontrollerade det: alla 85 ansvariga följer reglerna; vikterna stämmer med tabellen på sidan 17; bilaga B på sidorna 44 och 45 slutar verkligen vid III.17, så III.18 till III.20 saknar en ja/nej-rad; bladet Förfallodatum finns kvar.

04 · BEGÄRAN 3

"Utkast till svarsdisposition i Word"

Now draft the response outline as a Word document so the team can start writing.

- Use the 11 items of Section V.A, in that order, as Heading 1 (Cover Letter, Table of Contents, Introduction, Scope of Work, Answers to Questions, Service Team, Subcontractors, Unique Capabilities, State Certifications and Disclosures, Cost Proposal, Redacted Copy).
- Put the page limit in the heading where V.A sets one.
- Under 'Answers to Questions', use the five V.B group headings as Heading 2 and each question as a numbered Heading 3 (Q1 to Q45, short title), with Q33 i-iv and Q40 a-b listed under their question.
- Under every heading add one placeholder line: '[Owner: <name from the matrix> - draft due TBC]'.
- Mark Cost Proposal and Redacted Copy as separate attachments, as V.A.10 and V.A.11 require.

Vad gjorde

• Skapade en ny Word-fil vars rubriker är riktiga format Rubrik 1, 2 och 3, så att Words navigeringsrutan visar hela trädet.
• Använde de 11 punkterna i avsnitt V.A, i ordning, som Rubrik 1, med sidgränsen i de tre rubriker som har en.
• Placerade de fem frågegrupperna under "Svar på frågor" och alla 45 frågor under dem, med delfrågorna till Q33 och Q40 uppräknade.
• Hämtade varje ansvarig från matrisen som den redigerat i begäran 2: Q22 är Toms, Q31 är Anas, Q20 är Priyas.
• Markerade kostnadsförslaget och den redigerade kopian som separata bilagor, så som V.A.10 och V.A.11 kräver.

Vi kontrollerade det: 11 poster med Rubrik 1 i ordningen för V.A, fem grupper med Rubrik 2, 45 frågor med Rubrik 3 från Q1 till Q45, och varje ansvarigrad stämmer med matrisen.

Bra att veta: under Q17 behåller dispositionen en lös mening från utkaststeget, och från Q23 använder ansvarigraderna en annan styckeformat, så att avståndet ändras mitt i. Båda tar en minut att rätta till i Word. OneTurns svar på denna begäran listade filen men gav ingen sammanfattning.