GENOMARBETAT EXEMPEL · REDOVISNINGSEKONOMER OCH REVISORER

Städa en kommuns utgiftsdata, sammanfatta den och testa den för dubbletter

En intern revisor laddade ned Telford & Wrekin Councils publicerade utgifter över 100 pund för december 2025: 3 161 betalningar i ett blad, en totalrad längst ned och överflödiga mellanslag i leverantörsnamn. städade bladet utan att tappa en rad, lade till ett Summary-blad med formler och ett diagram som stämmer med kommunens total på öret, och flaggade sex möjliga dubbelbetalningar. Summary-bladet krävde en andra begäran, och Excel-kommentarerna på de flaggade raderna gjordes inte.

  • Inte en rad förlorad3 161 betalningar i samma ordning, kreditnotor inräknade. Beloppen summerar fortfarande till kommunens egen total, 20 034 704,27 pund.
  • Sammanställningar som formler, inte inklistrade siffrorUtgifter per område och de tio största leverantörerna är SUMIF och COUNTIF över databladet, med ett riktigt Excel-diagram. Klicka på en cell och spåra den tillbaka.
  • Revisionstester på samma arbetsbokDubblettestet är en kolumn i databladet. Beloppen, Summary-bladet och diagrammet är som förut.

01 · BEGÄRAN 1

städade bladet och lade sammanställningen på fel ställe

Revisorn

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Läste bladet och hittade dess tre fällor

    Rad 3163 är en omärkt SUBTOTAL av hela kolumnen, så en naiv summa räknar månaden två gånger. Tjugo leverantörsnamn slutar med ett mellanslag, så ”British Gas Trading Ltd” dyker upp som två leverantörer. Och datumkolumnen har med ett klockslag.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxföre
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Område, leverantör, datum och belopp för några rader (andra kolumner dolda). Den sista raden, i gult, är den onumrerade totalen.
  2. Raderade totalraden, trimmade namnen och lade till en datumkolumn

    Alla 3 161 betalningar ligger kvar i nedladdningens ordning, de 33 kreditnotorna inräknade. Trimningen minskar 616 leverantörsnamn till 610. Kolumn G innehåller =INT(F2) och så vidare nedåt i bladet: datumet utan klockslaget.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxsamma fil
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Det städade bladet: den nya datumkolumnen G i grönt, och datat slutar nu på rad 3162.
  3. Räknade ut utgifter per område, men levererade dem som en CSV i stället för ett Summary-blad

    Totalerna var rätt. De kom tillbaka som en separat fil bredvid arbetsboken, inte som det blad begäran bad om, och svaret sa att Summary-bladet inte var gjort.

    • Bladet Transparency Reportstädat: totalraden borta, namn trimmade, datumkolumn tillagd
    • Sammanfattningsbladinte gjort; en CSV med utgifter per område kom i stället
  4. Kontrollerat mot nedladdningen

    Vi jämförde det levererade bladet med kommunens fil rad för rad.

    3 161 rader i samma ordning som i nedladdningen, inget leverantörsnamn med ett överflödigt mellanslag, 33 negativa belopp.

    Beloppen summerar till 20 034 704,27 pund, kommunens egen delsumma.

XLSXLevererat: den städade arbetsboken3 161 betalningar med en datumkolumn; ännu inget Summary-blad

02 · UPPFÖLJNING

Fick veta att Summary-bladet saknades, och lade till det som formler och ett diagram

Revisorn

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Lade till ett Summary-blad med de 11 områdena, störst först

    Varje total är en SUMIF över databladet, med en totalsumma under. Under den kommer de tio största leverantörerna efter utgift, var och en med en SUMIF-total och ett COUNTIF-antal transaktioner. Gröna siffror är formler; klicka på en för att se den.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxnytt blad
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryny
    Summary-bladet som levererat.
  2. Ritade ett riktigt Excel-stapeldiagram över utgifter per område

    Diagrammet läser Summary-tabellen, så det följer med formlerna. Här är det ritat på nytt från data inuti den levererade filen.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxSammanfattningsblad

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Diagrammet i Summary-bladet.
  3. Kontrollerat mot nedladdningen

    Vi räknade om områdestotalerna och de tio största leverantörerna från kommunens fil och jämförde.

    Alla elva områden och alla tio leverantörer stämmer på öret; totalsumman är 20 034 704,27 pund.

    Transaktionsantalen är rätt: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXLevererat: arbetsboken med sitt Summary-bladSUMIF- och COUNTIF-formler, och diagrammet

03 · BEGÄRAN 2

Ombedd att göra ett test för dubbelbetalningar flaggade sex betalningar och hoppade över kommentarerna

Revisorn

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Lade till en kolumn för möjlig dubblett och flaggade tre par

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS den 22 december, Acorn Education & Care den 16 december (rad 405 och 420, inte intill varandra) och Virgin Media Business den 9 december: samma leverantör, samma belopp, samma datum, 5 000 pund eller mer.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxefter
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Leverantör, datum, belopp och den nya kolumnen I för de sex flaggade raderna (gul), med rad 190 och Virgin Media-kreditnotan på rad 853 för jämförelse.
  2. Ändrade inga belopp och lämnade två delar av begäran ogjorda

    Kolumnen summerar fortfarande till 20 034 704,27 pund, och Summary-bladet är som det var. De sju Excel-kommentarerna och tabellen med flaggade rader i Summary-bladet gjordes inte, och svaret sa det.

    • Kolumnen Möjlig dubblettsex rader flaggade
    • Belopp, Summary-blad, diagramoförändrad
    • Sju Excel-kommentarerinte gjort
    • Flaggade rader i Summary-bladetinte gjort
  3. Kontrollerat genom att köra samma test själva

    Samma leverantör, belopp och datum, 5 000 pund eller mer, i kommunens fil.

    Vårt test hittar exakt rad 191, 192, 405, 420, 838 och 840, de sex som är flaggade.

    Inget belopp ändrat. Filen har inga kommentarer, och Summary-bladet slutar fortfarande vid rad 30.

XLSXLevererat: arbetsboken med dubblettflaggornakolumnen Möjlig dubblett; Summary-blad och diagram som förut

Filerna

Var filen kommer ifrån: Telford & Wrekin Council, ”Expenditure over £100”, december 2025, publicerad enligt Local Government Transparency Code. Innehåller offentlig sektorinformation licensierad under Open Government Licence v3.0. Kommunen har inte granskat eller godkänt detta exempel.

Ta med ditt eget kalkylblad

De flesta AI-verktyg ger dig siffror att klistra in igen. arbetar inuti din arbetsbok: den rensar data utan att tappa en rad, bygger sammanställningar som formler du kan spåra till betalningarna och flaggar de transaktioner som är värda en fråga.

FORTSÄTT LÄSA

Läs ett annat genomarbetat exempel

Se alla 19 genomarbetade exempel Alla exempel för Revisorer och redovisningskonsulter