GENOMARBETAT EXEMPEL · REDOVISNINGSEKONOMER OCH REVISORER
Städa en kommuns utgiftsdata, sammanfatta den och testa den för dubbletter
En intern revisor laddade ned Telford & Wrekin Councils publicerade utgifter över 100 pund för december 2025: 3 161 betalningar i ett blad, en totalrad längst ned och överflödiga mellanslag i leverantörsnamn. städade bladet utan att tappa en rad, lade till ett Summary-blad med formler och ett diagram som stämmer med kommunens total på öret, och flaggade sex möjliga dubbelbetalningar. Summary-bladet krävde en andra begäran, och Excel-kommentarerna på de flaggade raderna gjordes inte.
1Läser uppladdningen: 3 161 betalningar och en totalrad längst ned
- Inte en rad förlorad3 161 betalningar i samma ordning, kreditnotor inräknade. Beloppen summerar fortfarande till kommunens egen total, 20 034 704,27 pund.
- Sammanställningar som formler, inte inklistrade siffrorUtgifter per område och de tio största leverantörerna är SUMIF och COUNTIF över databladet, med ett riktigt Excel-diagram. Klicka på en cell och spåra den tillbaka.
- Revisionstester på samma arbetsbokDubblettestet är en kolumn i databladet. Beloppen, Summary-bladet och diagrammet är som förut.
01 · BEGÄRAN 1
städade bladet och lade sammanställningen på fel ställe
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Läste bladet och hittade dess tre fällor
Rad 3163 är en omärkt SUBTOTAL av hela kolumnen, så en naiv summa räknar månaden två gånger. Tjugo leverantörsnamn slutar med ett mellanslag, så ”British Gas Trading Ltd” dyker upp som två leverantörer. Och datumkolumnen har med ett klockslag.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportOmråde, leverantör, datum och belopp för några rader (andra kolumner dolda). Den sista raden, i gult, är den onumrerade totalen. Raderade totalraden, trimmade namnen och lade till en datumkolumn
Alla 3 161 betalningar ligger kvar i nedladdningens ordning, de 33 kreditnotorna inräknade. Trimningen minskar 616 leverantörsnamn till 610. Kolumn G innehåller =INT(F2) och så vidare nedåt i bladet: datumet utan klockslaget.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportDet städade bladet: den nya datumkolumnen G i grönt, och datat slutar nu på rad 3162. Räknade ut utgifter per område, men levererade dem som en CSV i stället för ett Summary-blad
Totalerna var rätt. De kom tillbaka som en separat fil bredvid arbetsboken, inte som det blad begäran bad om, och svaret sa att Summary-bladet inte var gjort.
- Bladet Transparency Reportstädat: totalraden borta, namn trimmade, datumkolumn tillagd
- Sammanfattningsbladinte gjort; en CSV med utgifter per område kom i stället
Kontrollerat mot nedladdningen
Vi jämförde det levererade bladet med kommunens fil rad för rad.
3 161 rader i samma ordning som i nedladdningen, inget leverantörsnamn med ett överflödigt mellanslag, 33 negativa belopp.
Beloppen summerar till 20 034 704,27 pund, kommunens egen delsumma.
02 · UPPFÖLJNING
Fick veta att Summary-bladet saknades, och lade till det som formler och ett diagram
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Lade till ett Summary-blad med de 11 områdena, störst först
Varje total är en SUMIF över databladet, med en totalsumma under. Under den kommer de tio största leverantörerna efter utgift, var och en med en SUMIF-total och ett COUNTIF-antal transaktioner. Gröna siffror är formler; klicka på en för att se den.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummarynySummary-bladet som levererat. Ritade ett riktigt Excel-stapeldiagram över utgifter per område
Diagrammet läser Summary-tabellen, så det följer med formlerna. Här är det ritat på nytt från data inuti den levererade filen.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsDiagrammet i Summary-bladet. Kontrollerat mot nedladdningen
Vi räknade om områdestotalerna och de tio största leverantörerna från kommunens fil och jämförde.
Alla elva områden och alla tio leverantörer stämmer på öret; totalsumman är 20 034 704,27 pund.
Transaktionsantalen är rätt: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · BEGÄRAN 2
Ombedd att göra ett test för dubbelbetalningar flaggade sex betalningar och hoppade över kommentarerna
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Lade till en kolumn för möjlig dubblett och flaggade tre par
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS den 22 december, Acorn Education & Care den 16 december (rad 405 och 420, inte intill varandra) och Virgin Media Business den 9 december: samma leverantör, samma belopp, samma datum, 5 000 pund eller mer.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryLeverantör, datum, belopp och den nya kolumnen I för de sex flaggade raderna (gul), med rad 190 och Virgin Media-kreditnotan på rad 853 för jämförelse. Ändrade inga belopp och lämnade två delar av begäran ogjorda
Kolumnen summerar fortfarande till 20 034 704,27 pund, och Summary-bladet är som det var. De sju Excel-kommentarerna och tabellen med flaggade rader i Summary-bladet gjordes inte, och svaret sa det.
- Kolumnen Möjlig dubblettsex rader flaggade
- Belopp, Summary-blad, diagramoförändrad
- Sju Excel-kommentarerinte gjort
- Flaggade rader i Summary-bladetinte gjort
Kontrollerat genom att köra samma test själva
Samma leverantör, belopp och datum, 5 000 pund eller mer, i kommunens fil.
Vårt test hittar exakt rad 191, 192, 405, 420, 838 och 840, de sex som är flaggade.
Inget belopp ändrat. Filen har inga kommentarer, och Summary-bladet slutar fortfarande vid rad 30.
Filerna
Var filen kommer ifrån: Telford & Wrekin Council, ”Expenditure over £100”, december 2025, publicerad enligt Local Government Transparency Code. Innehåller offentlig sektorinformation licensierad under Open Government Licence v3.0. Kommunen har inte granskat eller godkänt detta exempel.
Ta med ditt eget kalkylblad
De flesta AI-verktyg ger dig siffror att klistra in igen. arbetar inuti din arbetsbok: den rensar data utan att tappa en rad, bygger sammanställningar som formler du kan spåra till betalningarna och flaggar de transaktioner som är värda en fråga.
FORTSÄTT LÄSA
Läs ett annat genomarbetat exempel

Revisorer och redovisningskonsulter
50 sidor skannade fakturor till en kontrollerad redovisningsreskontra

Bankirer och konsulter
PDF med kvartalsrapport till Excel, med år-över-år-formler och ett diagram

Bankirer och konsulter
Den amerikanska solmarknaden för drift och underhåll dimensionerad utifrån EIA-data, i samma arbetsbok
Se alla 19 genomarbetade exempel →Alla exempel för Revisorer och redovisningskonsulter →