GENOMARBETAT EXEMPEL · EXCEL OCH POWERPOINT
OMB-budgettabell till Excel-diagram och presentation
En budgetanalytiker fick en Excel-fil med amerikanska statens utgifter, från 1940 till 2031. De bad att plocka ut fyra stora utgiftsposter och skapa diagram av dem till sin chef.
analyserade data genom att skapa en tabell över försvars-, Medicare-, Social Security- och räntekostnader för 2015 till 2031, och ritade ett diagram i samma Excel-fil. Sedan lades diagrammet in på ett PowerPoint-bildspel som ett riktigt diagram, inte som en bild.
1Den ursprungliga Excel-filen, så som analytikern laddade upp den
- 2förfrågningar på vanlig engelska
- 1Excel-fil redigerad, inte ersatt
- 1bildspel byggt utifrån den
- 0formler skrivna för hand
Öppna de riktiga filerna
Dessa är de faktiska filerna från körningen. Ladda ned dem och öppna dem i Excel eller PowerPoint.
Var filen kommer ifrån: OMB Historical Tables, Tabell 3.1, Utgifter per superfunktion och funktion, budget för FY2027.
01 · STARTFILEN
Ett stort, rörigt statligt kalkylblad
Filen listar alla slags federala utgifter från 1940 till 2031, ett år per kolumn. Det är 94 kolumner. Den innehåller några fallgropar: en extra kolumn "TQ" insmygen efter 1976, och år efter 2025 märkta "2026 estimate" och så vidare.
589,659| A | B | … | AL | AM | AN | … | BZ | CA | … | CI | CJ | CK | … | CP | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Table 3.1 - OUTLAYS BY SUPERFUNCTION AND FUNCTION: 1940 - 2031 | … | … | … | … | ||||||||||
| 2 | Superfunction and Function | 1940 | … | 1976 | TQ | 1977 | … | 2015 | 2016 | … | 2024 | 2025 | 2026 estimate | … | 2031 estimate |
| 3 | In millions of dollars: | … | … | … | … | ||||||||||
| 4 | National Defense | 1,660 | … | 89,619 | 22,269 | 97,241 | … | 589,659 | 593,372 | … | 873,523 | 916,140 | 966,396 | … | 1,369,123 |
| 5 | Human resources | 4,139 | … | 203,594 | 52,065 | 221,895 | … | 2,706,828 | 2,820,292 | … | 4,548,904 | 4,706,716 | 5,078,303 | … | 6,347,219 |
| 6 | Education, Training, Employment, and Social Services | 1,972 | … | 18,910 | 5,169 | 21,104 | … | 122,035 | 109,709 | … | 306,370 | 72,042 | 101,970 | … | 133,413 |
| 7 | Health | 55 | … | 15,734 | 3,924 | 17,302 | … | 482,257 | 511,325 | … | 911,290 | 978,511 | 1,047,526 | … | 1,143,249 |
| 8 | Medicare | .......... | … | 15,834 | 4,264 | 19,345 | … | 546,202 | 594,536 | … | 874,133 | 996,718 | 1,070,248 | … | 1,573,538 |
| 9 | Income Security | 1,514 | … | 60,784 | 14,981 | 61,045 | … | 508,800 | 514,098 | … | 670,548 | 701,609 | 741,971 | … | 743,752 |
| 10 | Social Security | 28 | … | 73,899 | 19,763 | 85,061 | … | 887,753 | 916,067 | … | 1,460,918 | 1,580,673 | 1,676,441 | … | 2,151,475 |
| … | |||||||||||||||
| 22 | Net interest | 899 | … | 26,727 | 6,949 | 29,901 | … | 223,181 | 240,033 | … | 879,879 | 970,065 | 1,016,650 | … | 1,363,769 |
| … | |||||||||||||||
| 35 | Total, Federal outlays | 9,468 | … | 371,792 | 95,975 | 409,218 | … | 3,691,850 | 3,852,615 | … | 6,735,261 | 7,011,105 | 7,540,434 | … | 9,279,779 |
| … | |||||||||||||||
| 39 | National defense | 17.5 | … | 24.1 | 23.2 | 23.8 | … | 16.0 | 15.4 | … | 13.0 | 13.1 | 12.8 | … | 14.8 |
| 42 | Net interest | 9.5 | … | 7.2 | 7.2 | 7.3 | … | 6.0 | 6.2 | … | 13.1 | 13.8 | 13.5 | … | 14.7 |
02 · BEGÄRAN 1
"Lägg till en sammanfattningstabell och ett diagram"
Vad analytikern skrev
In the attached OMB Historical Table 3.1 (FY2027 Budget), please add a new sheet called 'Big Four' and leave the 'Table' sheet exactly as it is. On the new sheet: 1. Column A: fiscal years 2015 to 2031, one row per year (17 rows). 2. Columns B-E: National Defense (row 4), Medicare (row 8), Social Security (row 10) and Net interest (row 22) from the Table sheet, converted from $ millions to $ billions, one decimal. Use formulas that point at the Table sheet if you can. 3. Column F: 'Actual' for 2015-2025 and 'Estimate' for 2026-2031 (the columns headed '2026 estimate' to '2031 estimate'). 4. A native Excel line chart of the four series with years on the x-axis, titled 'Federal outlays by function, FY2015-FY2031 ($ billions)', with a note that 2026-2031 are OMB estimates.
Vad gjorde
- Arbetade inuti den uppladdade Excel-filen. Den skapade inte en ny fil.
- Kontrollerade årtalen först, så att 2015 hamnar i rätt kolumn trots den extra TQ-kolumnen.
- Lade till ett nytt blad, "Big Four": en rad per år från 2015 till 2031, fyra utgiftsposter i miljarder och en etikett "Actual" eller "Estimate".
- Fyllde det med formler som pekar tillbaka på det ursprungliga bladet, så att varje siffra går att spåra. Klicka på en grön cell nedan för att se en.
- Ritade ett riktigt Excel-linjediagram som du kan klicka på och redigera.
- Rörde inte det ursprungliga bladet. Vi kontrollerade varje cell.
=ROUND(Table!BZ4/1000,1)| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fiscal Year | National Defense ($ billions) | Medicare ($ billions) | Social Security ($ billions) | Net Interest ($ billions) | Type |
| 2 | 2015 | 589.7 | 546.2 | 887.8 | 223.2 | Actual |
| 3 | 2016 | 593.4 | 594.5 | 916.1 | 240 | Actual |
| 4 | 2017 | 598.7 | 597.3 | 944.9 | 262.6 | Actual |
| 5 | 2018 | 631.3 | 588.7 | 987.8 | 325 | Actual |
| 6 | 2019 | 685.7 | 651 | 1044.4 | 375.2 | Actual |
| 7 | 2020 | 724.6 | 776.2 | 1095.8 | 345.5 | Actual |
| 8 | 2021 | 753.9 | 696.5 | 1134.6 | 352.3 | Actual |
| 9 | 2022 | 765.6 | 755.1 | 1218.7 | 475.9 | Actual |
| 10 | 2023 | 820.3 | 847.5 | 1354.3 | 658.3 | Actual |
| 11 | 2024 | 873.5 | 874.1 | 1460.9 | 879.9 | Actual |
| 12 | 2025 | 916.1 | 996.7 | 1580.7 | 970.1 | Actual |
| 13 | 2026 | 966.4 | 1070.2 | 1676.4 | 1016.7 | Estimate |
| 14 | 2027 | 1205 | 1200.8 | 1771.1 | 1065.4 | Estimate |
| 15 | 2028 | 1323.2 | 1350.5 | 1864.4 | 1167 | Estimate |
| 16 | 2029 | 1341.6 | 1316.2 | 1957.3 | 1234.6 | Estimate |
| 17 | 2030 | 1348.8 | 1473.4 | 2052.1 | 1304.5 | Estimate |
| 18 | 2031 | 1369.1 | 1573.5 | 2151.5 | 1363.8 | Estimate |
| 20 | Note: 2026-2031 are OMB estimates. | |||||
Federal outlays by function, FY2015-FY2031 ($ billions)
- National Defense ($ billions)
- Medicare ($ billions)
- Social Security ($ billions)
- Net Interest ($ billions)
En AI kontrollerade siffrorna en extra gång: Försvar 2015 på 589,7, Medicare 546,2, Social Security 887,8 och ränta 223,2 (miljarder) stämmer alla med de officiella statliga siffrorna.
03 · BEGÄRAN 2
"Gör nu om det till tre bilder"
Vad analytikern skrev
Now build a 3-slide PowerPoint for the Deputy Secretary from the 'Big Four' sheet: 1. Title slide: 'Interest costs vs. defense, Medicare and Social Security', subtitle 'FY2015-FY2031, OMB Historical Table 3.1 (FY2027 Budget)'. 2. The line chart, with a one-line headline stating what it shows, and 'Source: OMB Historical Tables, Table 3.1, FY2027 Budget; FY2026-2031 are estimates' at the bottom. 3. Three takeaways, each with figures from the sheet: (a) how net interest grew from FY2015 to FY2025; (b) the first fiscal year in which net interest exceeded national defense, with both amounts; (c) what OMB projects for the four lines in FY2031. Plain government style, no stock images.
Vad gjorde
- Läste in bladet "Big Four" som den just hade skapat, så att bilderna och kalkylbladet visar samma siffror.
- Låt analytikern välja en design från mallbiblioteket.
- Placera diagrammet på bild 2 som ett riktigt PowerPoint-diagram, med dess data inbäddade. Högerklicka på det och välj Redigera data.
- Skrev de viktigaste punkterna utifrån siffrorna: räntekostnaderna ökade 4,3 gånger från 2015 till 2025, och passerade försvarsutgifterna för första gången 2024.
Dina filer, redigerade där de finns
De flesta AI-verktyg läser ditt kalkylblad och lämnar tillbaka ett nytt. öppnar filen du laddade upp, ändrar bara det du bad om och behåller alla tidigare versioner.
FORTSÄTT LÄSA
Läs ett annat genomarbetat exempel
Bankirer och konsulter
PDF med kvartalsrapport till Excel, med år-över-år-formler och ett diagram
Bankirer och konsulter
Den amerikanska solmarknaden för drift och underhåll dimensionerad utifrån EIA-data, i samma arbetsbok
Bankirer och konsulter