RFP штата, преобразованный в матрицу соответствия, а затем — в план ответа

02 · ЗАПРОС 1

«Составить матрицу соответствия, по одной строке на каждое требование»

We're bidding on the Illinois Treasurer's RFP 370-500-26-040 (attached). Please build a compliance matrix as an Excel workbook.

Sheet 'Matrix', one row per requirement, in this order:
1. Section III Scope of Work services III.1 to III.20
2. Section V.A Proposal Format items V.A.1 to V.A.11
3. Section V.B questions Q1 to Q45 (keep the sub-parts of Q33 i-iv and Q40 a-b inside the same row)
4. Section VI.A Mandatory Requirements VI.A.1 to VI.A.6, with VI.A.5 a-d as four separate rows

Columns: Ref (e.g. III.4, V.A.3, V.B.30, VI.A.5b) | RFP section heading | Requirement (one-line summary) | PDF page | Mandatory (Y, or 'Conditional' where the RFP says 'if any' / 'if applicable') | Page limit | Our response location | Status (leave 'Open').

Second sheet 'Key dates' with the Section IV.A schedule. Freeze and bold the header row, wrap text.

Что сделало

• Прочитаны все четыре раздела и написано по одной строке на каждое требование (всего 85) в запрошенном порядке: от III.1 до III.20, от V.A.1 до V.A.11, 45 вопросов, затем VI.A с 5a–5d в виде отдельных строк.
• Для каждой строки указана страница PDF-файла; требование, переходящее на следующую страницу, получает обе, например 14-15.
• Лимиты страниц добавлены только там, где RFP их устанавливает: 3 страницы для введения и по 5 для объема работ и уникальных возможностей.
• Отмечены как «Условные» два элемента, которые в RFP названы необязательными: субподрядчики («если есть») и копия с вымаранными данными.
• Добавлен лист «Ключевые даты» с графиком из раздела IV.A, а строка заголовка на обоих листах закреплена и выделена жирным шрифтом.

Мы сверили это с PDF-файлом: 85 строк в запрошенном порядке без пропусков и повторов; каждый номер страницы соответствует странице, на которой напечатано требование; лимиты страниц указаны ровно для трех строк; вопросы должны быть отправлены до 12:00 по центральному времени 23 апреля, а предложения — до 13:00 по центральному времени 6 мая, как и указано.

03 · ЗАПРОС 2

«Добавить владельцев и оценку, а также проверить Приложение B»

Good. Three changes to the same workbook - keep everything already in 'Matrix' as is.

1. Add an 'Owner' column after Status and fill every row:
   - Tom (proxy voting): III.5, III.6, III.7, Q22, Q23
   - Ana (ESG reporting and EDI): III.10, Q27, Q31 to Q40
   - Me (bid manager): all V.A rows, all VI.A rows, Q1 to Q13, Q41 to Q45
   - Priya (strategy): everything else
2. Add a sheet 'Scoring' with the evaluation factors and weights from the table in Section VI.B, plus the total.
3. Compare the Appendix B attestation list with Section III and add a note on the 'Matrix' sheet (highlighted row or cell comment) on anything that doesn't line up.

Что сделало

• Открыта матрица, которая была только что создана, и отредактирована та же рабочая книга.
• После столбца «Статус» добавлен столбец «Владелец», и все 85 строк заполнены согласно заданным правилам: Том — 5, Ана — 12, Я — 38, Прия — 30.
• Добавлен лист «Оценка» с семью факторами и весовыми коэффициентами из раздела VI.B, а также общим итогом 115, как указано в RFP.
• Сравнено Приложение B с разделом III, и разрыв отмечен дважды: желтой строкой «ПРИМЕЧАНИЕ» под матрицей и комментарием к III.20.
• Ни одна ячейка, созданная по запросу 1, не изменена. Мы сравнили каждую из них.

Мы проверили это: все 85 владельцев соответствуют правилам; веса совпадают с таблицей на странице 17; Приложение B на страницах 44 и 45 действительно заканчивается на III.17, поэтому у III.18–III.20 нет строки «Да/Нет»; лист «Ключевые даты» на месте.

04 · ЗАПРОС 3

«Составить план ответа в Word»

Now draft the response outline as a Word document so the team can start writing.

- Use the 11 items of Section V.A, in that order, as Heading 1 (Cover Letter, Table of Contents, Introduction, Scope of Work, Answers to Questions, Service Team, Subcontractors, Unique Capabilities, State Certifications and Disclosures, Cost Proposal, Redacted Copy).
- Put the page limit in the heading where V.A sets one.
- Under 'Answers to Questions', use the five V.B group headings as Heading 2 and each question as a numbered Heading 3 (Q1 to Q45, short title), with Q33 i-iv and Q40 a-b listed under their question.
- Under every heading add one placeholder line: '[Owner: <name from the matrix> - draft due TBC]'.
- Mark Cost Proposal and Redacted Copy as separate attachments, as V.A.10 and V.A.11 require.

Что сделало

• Создан новый файл Word, заголовки в котором используют настоящие стили «Заголовок 1», «2» и «3», поэтому панель навигации Word показывает всю структуру.
• 11 пунктов раздела V.A использованы по порядку как «Заголовок 1», с лимитом страниц в трех заголовках, где он указан.
• Пять групп вопросов помещены в раздел «Ответы на вопросы», а все 45 вопросов — под ними, с указанием подпунктов Q33 и Q40.
• Каждый владелец взят из матрицы, отредактированной в запросе 2: Q22 — Тома, Q31 — Аны, Q20 — Прии.
• Финансовое предложение и копия с вымаранными данными помечены как отдельные вложения, как того требуют пункты V.A.10 и V.A.11.

Мы проверили это: 11 заголовков 1-го уровня в порядке раздела V.A, пять групп заголовков 2-го уровня, 45 вопросов с заголовками 3-го уровня (с Q1 по Q45), и каждая строка владельца соответствует матрице.

Стоит знать: в Q17 в плане осталось одно случайное предложение из этапа черновика, а начиная с Q23 в строках владельцев используется другой стиль абзаца, поэтому интервалы меняются на середине. Оба исправляются в Word за минуту. Ответ на этот запрос содержал только список файлов, без сводки.