EXEMPLO PRÁTICO · CONTADORES E AUDITORES

Limpar os dados de gastos de um conselho, resumi-los e testar duplicidades

Um auditor interno baixou os gastos acima de £ 100 publicados pelo Telford & Wrekin Council para dezembro de 2025: 3.161 pagamentos em uma planilha, uma linha de total no final e espaços sobrando nos nomes de fornecedores. O arrumou a planilha sem perder uma linha, adicionou uma planilha de resumo com fórmulas e um gráfico que batem com o total do conselho até o centavo e sinalizou seis possíveis pagamentos duplicados. A planilha de resumo exigiu um segundo pedido, e os comentários do Excel nas linhas sinalizadas não foram criados.

  • Nem uma linha perdida3.161 pagamentos mantidos na ordem original, notas de crédito incluídas. Os valores continuam somando o total do próprio conselho, £ 20.034.704,27.
  • Resumos como fórmulas, não números coladosOs gastos por área e os dez maiores fornecedores são SOMASE e CONT.SE sobre a planilha de dados, com um gráfico real do Excel. Clique em uma célula e rastreie até a origem.
  • Testes de auditoria na mesma pasta de trabalhoO teste de duplicidades é uma coluna na planilha de dados. Os valores, a planilha de resumo e o gráfico ficam como estavam.

01 · PEDIDO 1

O arrumou a planilha e pôs o resumo no lugar errado

O auditor

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Leu a planilha e encontrou suas três armadilhas

    A linha 3163 é um SUBTOTAL sem rótulo da coluna inteira, então uma soma ingênua conta o mês duas vezes. Vinte nomes de fornecedores terminam com um espaço, por isso “British Gas Trading Ltd” aparece como dois fornecedores. E a coluna de data traz uma hora do dia.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxantes
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Área, fornecedor, data e valor de algumas linhas (outras colunas ocultas). A última linha amarela é o total sem rótulo.
  2. Excluiu a linha de total, removeu espaços dos nomes e adicionou uma coluna Data

    Todos os 3.161 pagamentos ficam na ordem do download, incluindo as 33 notas de crédito. A remoção dos espaços reduz 616 nomes de fornecedores para 610. A coluna G contém =INT(F2) e assim por diante até o fim da planilha: a data sem a hora.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxmesmo arquivo
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    A planilha limpa: nova coluna Date G em verde; os dados agora terminam na linha 3162.
  3. Calculou os gastos por área, mas entregou como CSV em vez de uma planilha de resumo

    Os totais estavam certos. Vieram como um arquivo separado ao lado da pasta de trabalho, não como a planilha que o pedido solicitava, e a resposta disse que a planilha de resumo não foi feita.

    • planilha “Transparency Report”arrumada: linha de total removida, nomes sem espaços sobrando, coluna Data adicionada
    • Planilha de resumonão criados; veio, em vez disso, um CSV dos gastos por área
  4. Conferido com o download

    Comparamos a planilha entregue com o arquivo do conselho, linha por linha.

    3.161 linhas na mesma ordem do download, nenhum nome de fornecedor com espaço sobrando, 33 valores negativos.

    Os valores somam £ 20.034.704,27, o subtotal do próprio conselho.

XLSXEntregue: a pasta de trabalho arrumada3.161 pagamentos com uma coluna Data; ainda sem planilha de resumo

02 · PEDIDO COMPLEMENTAR

Avisado de que faltava a planilha de resumo, o a adicionou como fórmulas e um gráfico

O auditor

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Adicionada uma planilha de resumo com as 11 áreas, da maior para a menor

    Cada total é um SOMASE sobre a planilha de dados, com um total geral embaixo. Abaixo disso, os dez maiores fornecedores por gasto, cada um com um total SOMASE e uma contagem de transações CONT.SE. Os números verdes são fórmulas; clique em um para vê-la.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxnova planilha
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummarynovo
    A planilha de resumo como entregue.
  2. Desenhou um gráfico de barras real do Excel com os gastos por área

    O gráfico lê a tabela de resumo, então se move com as fórmulas. Aqui ele é desenhado de novo a partir dos dados dentro do arquivo entregue.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxPlanilha de resumo

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    O gráfico na planilha de resumo.
  3. Conferido com o download

    Recalculamos os totais por área e os dez primeiros a partir do arquivo do conselho e comparamos.

    Todas as onze áreas e todos os dez fornecedores batem até o centavo; o total geral é £ 20.034.704,27.

    As contagens de transações estão certas: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXEntregue: a pasta de trabalho com sua planilha de resumoFórmulas SOMASE e CONT.SE, e o gráfico

03 · PEDIDO 2

Pedido um teste de pagamentos duplicados, o sinalizou seis pagamentos e pulou os comentários

O auditor

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Adicionada uma coluna Possível duplicidade e sinalizados três pares

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS em 22 de dezembro, Acorn Education & Care em 16 de dezembro (linhas 405 e 420, não adjacentes) e Virgin Media Business em 9 de dezembro: mesmo fornecedor, mesmo valor, mesma data, £ 5.000 ou mais.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxdepois
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Fornecedor, data, valor e a nova coluna I das seis linhas sinalizadas (amarelas), com a linha 190 e a nota de crédito Virgin Media na linha 853 para contraste.
  2. Não alterou nenhum valor e deixou duas partes do pedido sem fazer

    A coluna continua somando £ 20.034.704,27 e a planilha de resumo está como estava. Os sete comentários do Excel e a tabela de linhas sinalizadas na planilha de resumo não foram criados, e a resposta avisou isso.

    • Coluna Possível duplicidadeseis linhas sinalizadas
    • Valores, planilha de resumo, gráficoinalterado
    • Sete comentários do Excelnão criados
    • Linhas sinalizadas na planilha de resumonão criados
  3. Conferido executando nós mesmos o mesmo teste

    Mesmo fornecedor, valor e data, £ 5.000 ou mais, no arquivo do conselho.

    Nosso teste encontra exatamente as linhas 191, 192, 405, 420, 838 e 840, as seis que estão sinalizadas.

    Nenhum valor mudou. O arquivo não tem comentários, e a planilha de resumo ainda termina na linha 30.

XLSXEntregue: a pasta de trabalho com as duplicidades sinalizadasa coluna Possível duplicidade; planilha de resumo e gráfico como antes

Os arquivos

De onde vem o arquivo: Telford & Wrekin Council, «Despesas superiores a £100», dezembro de 2025, publicadas segundo o código de transparência local. Contém informações do setor público sob a Open Government Licence v3.0. O município não revisou nem endossou este exemplo.

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