EXEMPLO PRÁTICO · CONTADORES E AUDITORES
Limpar os dados de gastos de um conselho, resumi-los e testar duplicidades
Um auditor interno baixou os gastos acima de £ 100 publicados pelo Telford & Wrekin Council para dezembro de 2025: 3.161 pagamentos em uma planilha, uma linha de total no final e espaços sobrando nos nomes de fornecedores. O arrumou a planilha sem perder uma linha, adicionou uma planilha de resumo com fórmulas e um gráfico que batem com o total do conselho até o centavo e sinalizou seis possíveis pagamentos duplicados. A planilha de resumo exigiu um segundo pedido, e os comentários do Excel nas linhas sinalizadas não foram criados.
1Lê o arquivo enviado: 3.161 pagamentos e uma linha de total no final
- Nem uma linha perdida3.161 pagamentos mantidos na ordem original, notas de crédito incluídas. Os valores continuam somando o total do próprio conselho, £ 20.034.704,27.
- Resumos como fórmulas, não números coladosOs gastos por área e os dez maiores fornecedores são SOMASE e CONT.SE sobre a planilha de dados, com um gráfico real do Excel. Clique em uma célula e rastreie até a origem.
- Testes de auditoria na mesma pasta de trabalhoO teste de duplicidades é uma coluna na planilha de dados. Os valores, a planilha de resumo e o gráfico ficam como estavam.
01 · PEDIDO 1
O arrumou a planilha e pôs o resumo no lugar errado
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Leu a planilha e encontrou suas três armadilhas
A linha 3163 é um SUBTOTAL sem rótulo da coluna inteira, então uma soma ingênua conta o mês duas vezes. Vinte nomes de fornecedores terminam com um espaço, por isso “British Gas Trading Ltd” aparece como dois fornecedores. E a coluna de data traz uma hora do dia.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportÁrea, fornecedor, data e valor de algumas linhas (outras colunas ocultas). A última linha amarela é o total sem rótulo. Excluiu a linha de total, removeu espaços dos nomes e adicionou uma coluna Data
Todos os 3.161 pagamentos ficam na ordem do download, incluindo as 33 notas de crédito. A remoção dos espaços reduz 616 nomes de fornecedores para 610. A coluna G contém =INT(F2) e assim por diante até o fim da planilha: a data sem a hora.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportA planilha limpa: nova coluna Date G em verde; os dados agora terminam na linha 3162. Calculou os gastos por área, mas entregou como CSV em vez de uma planilha de resumo
Os totais estavam certos. Vieram como um arquivo separado ao lado da pasta de trabalho, não como a planilha que o pedido solicitava, e a resposta disse que a planilha de resumo não foi feita.
- planilha “Transparency Report”arrumada: linha de total removida, nomes sem espaços sobrando, coluna Data adicionada
- Planilha de resumonão criados; veio, em vez disso, um CSV dos gastos por área
Conferido com o download
Comparamos a planilha entregue com o arquivo do conselho, linha por linha.
3.161 linhas na mesma ordem do download, nenhum nome de fornecedor com espaço sobrando, 33 valores negativos.
Os valores somam £ 20.034.704,27, o subtotal do próprio conselho.
02 · PEDIDO COMPLEMENTAR
Avisado de que faltava a planilha de resumo, o a adicionou como fórmulas e um gráfico
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Adicionada uma planilha de resumo com as 11 áreas, da maior para a menor
Cada total é um SOMASE sobre a planilha de dados, com um total geral embaixo. Abaixo disso, os dez maiores fornecedores por gasto, cada um com um total SOMASE e uma contagem de transações CONT.SE. Os números verdes são fórmulas; clique em um para vê-la.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummarynovoA planilha de resumo como entregue. Desenhou um gráfico de barras real do Excel com os gastos por área
O gráfico lê a tabela de resumo, então se move com as fórmulas. Aqui ele é desenhado de novo a partir dos dados dentro do arquivo entregue.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsO gráfico na planilha de resumo. Conferido com o download
Recalculamos os totais por área e os dez primeiros a partir do arquivo do conselho e comparamos.
Todas as onze áreas e todos os dez fornecedores batem até o centavo; o total geral é £ 20.034.704,27.
As contagens de transações estão certas: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · PEDIDO 2
Pedido um teste de pagamentos duplicados, o sinalizou seis pagamentos e pulou os comentários
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Adicionada uma coluna Possível duplicidade e sinalizados três pares
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS em 22 de dezembro, Acorn Education & Care em 16 de dezembro (linhas 405 e 420, não adjacentes) e Virgin Media Business em 9 de dezembro: mesmo fornecedor, mesmo valor, mesma data, £ 5.000 ou mais.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryFornecedor, data, valor e a nova coluna I das seis linhas sinalizadas (amarelas), com a linha 190 e a nota de crédito Virgin Media na linha 853 para contraste. Não alterou nenhum valor e deixou duas partes do pedido sem fazer
A coluna continua somando £ 20.034.704,27 e a planilha de resumo está como estava. Os sete comentários do Excel e a tabela de linhas sinalizadas na planilha de resumo não foram criados, e a resposta avisou isso.
- Coluna Possível duplicidadeseis linhas sinalizadas
- Valores, planilha de resumo, gráficoinalterado
- Sete comentários do Excelnão criados
- Linhas sinalizadas na planilha de resumonão criados
Conferido executando nós mesmos o mesmo teste
Mesmo fornecedor, valor e data, £ 5.000 ou mais, no arquivo do conselho.
Nosso teste encontra exatamente as linhas 191, 192, 405, 420, 838 e 840, as seis que estão sinalizadas.
Nenhum valor mudou. O arquivo não tem comentários, e a planilha de resumo ainda termina na linha 30.
Os arquivos
De onde vem o arquivo: Telford & Wrekin Council, «Despesas superiores a £100», dezembro de 2025, publicadas segundo o código de transparência local. Contém informações do setor público sob a Open Government Licence v3.0. O município não revisou nem endossou este exemplo.
Traga a sua própria planilha
A maioria das ferramentas de IA entrega números para você colar de volta. O trabalha dentro da sua pasta de trabalho: limpa os dados sem perder uma linha, cria resumos como fórmulas que você pode rastrear até os pagamentos e sinaliza as transações que merecem uma consulta.
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