व्यावहारिक उदाहरण · लेखाकार और लेखा परीक्षक

नगर परिषद के खर्च का डेटा साफ़ करें, उसका सारांश बनाएँ और दोहरे भुगतान जाँचें

एक आंतरिक लेखा परीक्षक ने Telford & Wrekin Council का दिसंबर 2025 का £100 से अधिक का प्रकाशित खर्च डाउनलोड किया: एक शीट में 3,161 भुगतान, नीचे कुल की पंक्ति और आपूर्तिकर्ता नामों में फ़ालतू स्पेस। ने कोई पंक्ति खोए बिना शीट को व्यवस्थित किया, सूत्रों की एक Summary शीट और एक चार्ट जोड़ा जो परिषद के कुल से पाई-पाई मेल खाते हैं, और छह संभावित दोहरे भुगतान चिह्नित किए। Summary शीट के लिए दूसरी बार कहना पड़ा, और चिह्नित पंक्तियों पर Excel टिप्पणियाँ नहीं बनाई गईं।

  • एक भी पंक्ति नहीं खोई3,161 भुगतान उनके क्रम में रखे गए, क्रेडिट नोट सहित। राशियों का योग अब भी परिषद के अपने कुल £20,034,704.27 के बराबर है।
  • सारांश सूत्रों के रूप में, चिपकाई गई संख्याओं के रूप में नहींक्षेत्र के अनुसार खर्च और शीर्ष दस आपूर्तिकर्ता डेटा शीट पर SUMIF और COUNTIF हैं, साथ में असली Excel चार्ट। किसी सेल पर क्लिक करें और उसे वापस खोजें।
  • उसी वर्कबुक पर ऑडिट जाँचेंदोहरे भुगतान की जाँच डेटा शीट पर एक कॉलम है। राशियाँ, Summary शीट और चार्ट जैसे थे वैसे ही रहते हैं।

01 · अनुरोध 1

ने शीट व्यवस्थित की, और सारांश गलत जगह रख दिया

लेखा परीक्षक

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. शीट पढ़ी और उसके तीन जाल ढूँढे

    पंक्ति 3163 पूरे कॉलम का बिना लेबल का SUBTOTAL है, इसलिए सीधा जोड़ने पर महीना दो बार गिना जाता है। बीस आपूर्तिकर्ता नामों के अंत में स्पेस है, इसलिए “British Gas Trading Ltd” दो आपूर्तिकर्ताओं के रूप में दिखता है। और तारीख वाले कॉलम में दिन का समय भी है।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxपहले
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    कुछ पंक्तियों के क्षेत्र, आपूर्तिकर्ता, तारीख और राशि (अन्य कॉलम छिपे)। आख़िरी पीली पंक्ति बिना लेबल का कुल है।

  2. कुल की पंक्ति हटाई, नाम छाँटे और Date कॉलम जोड़ा

    सभी 3,161 भुगतान अपने डाउनलोड वाले क्रम में रहते हैं, 33 क्रेडिट नोट सहित। छँटाई से 616 आपूर्तिकर्ता नाम घटकर 610 रह जाते हैं। कॉलम G में =INT(F2) और इसी तरह नीचे तक है: समय के बिना तारीख।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxवही फ़ाइल
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    साफ़ शीट: नया Date कॉलम G हरे रंग में, डेटा अब पंक्ति 3162 पर समाप्त।

  3. क्षेत्रवार खर्च निकाला, पर Summary शीट की जगह CSV के रूप में सौंपा

    कुल सही थे। वे वर्कबुक के बगल में एक अलग फ़ाइल के रूप में आए, उस शीट के रूप में नहीं जो अनुरोध में माँगी गई थी, और उत्तर ने कहा कि Summary शीट नहीं बनी।

    • Transparency Report शीटव्यवस्थित: कुल की पंक्ति हटी, नाम छँटे, Date कॉलम जुड़ा
    • सारांश शीटनहीं बनाई गई; उसकी जगह क्षेत्र के अनुसार खर्च की एक CSV आई

  4. डाउनलोड से मिलान किया गया

    हमने सौंपी गई शीट की परिषद की फ़ाइल से पंक्ति-दर-पंक्ति तुलना की।

    3,161 पंक्तियाँ डाउनलोड वाले क्रम में, किसी आपूर्तिकर्ता के नाम में फ़ालतू स्पेस नहीं, 33 ऋणात्मक राशियाँ।

    राशियों का योग £20,034,704.27 है, जो परिषद का अपना उप-योग है।

XLSXसौंपा गया: व्यवस्थित वर्कबुक3,161 भुगतान, Date कॉलम के साथ; अभी कोई Summary शीट नहीं

02 · अनुवर्ती अनुरोध

Summary शीट गायब बताए जाने पर ने उसे सूत्रों और चार्ट के रूप में जोड़ा

लेखा परीक्षक

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. 11 क्षेत्रों वाली Summary शीट जोड़ी, सबसे बड़ा पहले

    हर कुल डेटा शीट पर एक SUMIF है, और उनके नीचे कुल योग। उसके नीचे खर्च के हिसाब से शीर्ष दस आपूर्तिकर्ता, हर एक के साथ SUMIF कुल और COUNTIF लेन-देन गिनती। हरी संख्याएँ सूत्र हैं; किसी पर क्लिक करके देखें।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxनई शीट
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryनया
    Summary शीट जैसी सौंपी गई।

  2. क्षेत्र के अनुसार खर्च का असली Excel बार चार्ट बनाया

    चार्ट Summary तालिका को पढ़ता है, इसलिए वह सूत्रों के साथ बदलता है। उसे यहाँ सौंपी गई फ़ाइल के भीतर के डेटा से दोबारा बनाया गया है।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxसारांश शीट

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Summary शीट पर चार्ट।

  3. डाउनलोड से मिलान किया गया

    हमने परिषद की फ़ाइल से क्षेत्रवार कुल और शीर्ष दस आपूर्तिकर्ताओं की दोबारा गणना की और मिलान किया।

    ग्यारहों क्षेत्र और दसों आपूर्तिकर्ता पाई-पाई तक मेल खाते हैं; कुल योग £20,034,704.27 है।

    लेन-देन की गिनती सही है: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1।

XLSXसौंपा गया: Summary शीट वाली वर्कबुकSUMIF और COUNTIF सूत्र, और चार्ट

03 · अनुरोध 2

दोहरे भुगतान की जाँच माँगे जाने पर ने छह भुगतान चिह्नित किए और टिप्पणियाँ छोड़ दीं

लेखा परीक्षक

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Possible duplicate कॉलम जोड़ा और तीन जोड़े चिह्नित किए

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22 दिसंबर को, Acorn Education & Care 16 दिसंबर को (पंक्ति 405 और 420, एक-दूसरे के पास नहीं) और Virgin Media Business 9 दिसंबर को: वही आपूर्तिकर्ता, वही राशि, वही तारीख, £5,000 या अधिक।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxबाद में
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    छह चिह्नित पंक्तियों (पीली) के आपूर्तिकर्ता, तारीख, राशि और नया कॉलम I, तुलना हेतु पंक्ति 190 व 853 का Virgin Media क्रेडिट नोट।

  2. कोई राशि नहीं बदली, और अनुरोध के दो हिस्से अधूरे रहे

    कॉलम का योग अब भी £20,034,704.27 है और Summary शीट जैसी थी वैसी ही है। सात Excel टिप्पणियाँ और Summary शीट पर चिह्नित पंक्तियों की तालिका नहीं बनाई गईं, और उत्तर में यह बताया गया था।

    • Possible duplicate कॉलमछह पंक्तियाँ चिह्नित
    • राशियाँ, Summary शीट, चार्टअपरिवर्तित
    • सात Excel टिप्पणियाँनहीं बनाई गई
    • Summary शीट पर चिह्नित पंक्तियाँनहीं बनाई गई

  3. वही जाँच खुद चलाकर परखा गया

    परिषद की फ़ाइल में वही आपूर्तिकर्ता, राशि और तारीख, £5,000 या अधिक।

    हमारी जाँच ठीक पंक्ति 191, 192, 405, 420, 838 और 840 पाती है, यानी वही छह जो चिह्नित हैं।

    कोई राशि नहीं बदली। फ़ाइल में कोई टिप्पणी नहीं है, और Summary शीट अब भी पंक्ति 30 पर खत्म होती है।

XLSXसौंपा गया: दोहरे भुगतान के चिह्नों वाली वर्कबुकPossible duplicate कॉलम; Summary शीट और चार्ट पहले जैसे

फाइलें

XLSXपहले: दिसंबर 2025 का खर्च3,161 भुगतान · telford.gov.uk परXLSXअनुरोध 1 के बादडेटा साफ़, सारांश अभी नहींXLSXअनुवर्ती अनुरोध के बादसारांश शीट और चार्टXLSXअनुरोध 2 के बादसंभावित दोहरे भुगतान का कॉलम

फाइल कहाँ से आती है: Telford & Wrekin Council, “£100 से अधिक व्यय”, दिसंबर 2025, स्थानीय सरकार पारदर्शिता संहिता के तहत प्रकाशित। इसमें Open Government Licence v3.0 के अंतर्गत लाइसेंस प्राप्त सार्वजनिक क्षेत्र की सूचना शामिल है। परिषद ने इस उदाहरण की समीक्षा या पुष्टि नहीं की।

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