實作範例 · EXCEL 與 POWERPOINT
將 OMB 預算表格轉為 Excel 圖表及簡報
一名預算分析師收到一份記錄1940年至2031年美國政府開支的Excel檔案。他們要求 抽出四大開支項目並為其上司繪製圖表。
透過建立 2015 至 2031 年國防、醫療保險、社會安全及利息成本的表格來分析數據，並在同一個 Excel 檔案中繪製了圖表。然後，該圖表作為真實圖表（而非圖片）被放入 PowerPoint 投影片中。
1原始的 Excel 檔案，即分析師上傳時的狀態
A1fx
2015201620172018
國防589,659593,372598,722631,130
國際事務52,04045,30646,30949,002
聯邦醫療保險546,202594,536597,307588,706
社會安全福利887,753916,067944,878987,791
農業18,50018,34418,87221,789
淨利息223,181240,033262,551325,000
TableBig Four
- 2以日常英文提出的請求
- 1已編輯 Excel 檔案，而非取代
- 1以此製作的簡報
- 0手動輸入的公式
開啟真實檔案
這些是執行過程中的實際檔案。請下載並在 Excel 或 PowerPoint 中開啟它們。
檔案來源： OMB Historical Tables, 表 3.1，按大類職能及職能劃分的支出，2027 財政年度預算。
01 · 起始檔案
龐大而雜亂的政府試算表
該檔案列出了 1940 年至 2031 年間每種聯邦開支，每欄代表一年，共有 94 欄。它有一些陷阱：1976 年後塞進了一個額外的「TQ」欄，而 2025 年之後的年份則標記為「2026 estimate」等。
BZ4
589,659| A | B | … | AL | AM | AN | … | BZ | CA | … | CI | CJ | CK | … | CP | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Table 3.1 - OUTLAYS BY SUPERFUNCTION AND FUNCTION: 1940 - 2031 | … | … | … | … | ||||||||||
| 2 | Superfunction and Function | 1940 | … | 1976 | TQ | 1977 | … | 2015 | 2016 | … | 2024 | 2025 | 2026 estimate | … | 2031 estimate |
| 3 | In millions of dollars: | … | … | … | … | ||||||||||
| 4 | National Defense | 1,660 | … | 89,619 | 22,269 | 97,241 | … | 589,659 | 593,372 | … | 873,523 | 916,140 | 966,396 | … | 1,369,123 |
| 5 | Human resources | 4,139 | … | 203,594 | 52,065 | 221,895 | … | 2,706,828 | 2,820,292 | … | 4,548,904 | 4,706,716 | 5,078,303 | … | 6,347,219 |
| 6 | Education, Training, Employment, and Social Services | 1,972 | … | 18,910 | 5,169 | 21,104 | … | 122,035 | 109,709 | … | 306,370 | 72,042 | 101,970 | … | 133,413 |
| 7 | Health | 55 | … | 15,734 | 3,924 | 17,302 | … | 482,257 | 511,325 | … | 911,290 | 978,511 | 1,047,526 | … | 1,143,249 |
| 8 | Medicare | .......... | … | 15,834 | 4,264 | 19,345 | … | 546,202 | 594,536 | … | 874,133 | 996,718 | 1,070,248 | … | 1,573,538 |
| 9 | Income Security | 1,514 | … | 60,784 | 14,981 | 61,045 | … | 508,800 | 514,098 | … | 670,548 | 701,609 | 741,971 | … | 743,752 |
| 10 | Social Security | 28 | … | 73,899 | 19,763 | 85,061 | … | 887,753 | 916,067 | … | 1,460,918 | 1,580,673 | 1,676,441 | … | 2,151,475 |
| … | |||||||||||||||
| 22 | Net interest | 899 | … | 26,727 | 6,949 | 29,901 | … | 223,181 | 240,033 | … | 879,879 | 970,065 | 1,016,650 | … | 1,363,769 |
| … | |||||||||||||||
| 35 | Total, Federal outlays | 9,468 | … | 371,792 | 95,975 | 409,218 | … | 3,691,850 | 3,852,615 | … | 6,735,261 | 7,011,105 | 7,540,434 | … | 9,279,779 |
| … | |||||||||||||||
| 39 | National defense | 17.5 | … | 24.1 | 23.2 | 23.8 | … | 16.0 | 15.4 | … | 13.0 | 13.1 | 12.8 | … | 14.8 |
| 42 | Net interest | 9.5 | … | 7.2 | 7.2 | 7.3 | … | 6.0 | 6.2 | … | 13.1 | 13.8 | 13.5 | … | 14.7 |
Table
02 · 要求 1
「加入摘要表與圖表」
分析師輸入的內容
In the attached OMB Historical Table 3.1 (FY2027 Budget), please add a new sheet called 'Big Four' and leave the 'Table' sheet exactly as it is. On the new sheet: 1. Column A: fiscal years 2015 to 2031, one row per year (17 rows). 2. Columns B-E: National Defense (row 4), Medicare (row 8), Social Security (row 10) and Net interest (row 22) from the Table sheet, converted from $ millions to $ billions, one decimal. Use formulas that point at the Table sheet if you can. 3. Column F: 'Actual' for 2015-2025 and 'Estimate' for 2026-2031 (the columns headed '2026 estimate' to '2031 estimate'). 4. A native Excel line chart of the four series with years on the x-axis, titled 'Federal outlays by function, FY2015-FY2031 ($ billions)', with a note that 2026-2031 are OMB estimates.
的處理方式
- 直接在上傳的 Excel 檔案中作業，沒有建立新檔案。
- 首先檢查年份標籤，確保儘管多出了額外的 TQ 欄位，2015 年仍能對齊正確的欄位。
- 新增一個名為「Big Four」的工作表：2015年至2031年每年一行，四個以十億美元為單位的開支項目，並附有「實際值」（Actual）或「估計值」（Estimate）標籤。
- 填入指向原始工作表的公式，以便追蹤每個數字。點擊下方的綠色儲存格即可查看。
- 繪製了可點擊並編輯的真實 Excel 折線圖。
- 未更動原始工作表。我們檢查了每一個儲存格。
B2
=ROUND(Table!BZ4/1000,1)| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fiscal Year | National Defense ($ billions) | Medicare ($ billions) | Social Security ($ billions) | Net Interest ($ billions) | Type |
| 2 | 2015 | 589.7 | 546.2 | 887.8 | 223.2 | Actual |
| 3 | 2016 | 593.4 | 594.5 | 916.1 | 240 | Actual |
| 4 | 2017 | 598.7 | 597.3 | 944.9 | 262.6 | Actual |
| 5 | 2018 | 631.3 | 588.7 | 987.8 | 325 | Actual |
| 6 | 2019 | 685.7 | 651 | 1044.4 | 375.2 | Actual |
| 7 | 2020 | 724.6 | 776.2 | 1095.8 | 345.5 | Actual |
| 8 | 2021 | 753.9 | 696.5 | 1134.6 | 352.3 | Actual |
| 9 | 2022 | 765.6 | 755.1 | 1218.7 | 475.9 | Actual |
| 10 | 2023 | 820.3 | 847.5 | 1354.3 | 658.3 | Actual |
| 11 | 2024 | 873.5 | 874.1 | 1460.9 | 879.9 | Actual |
| 12 | 2025 | 916.1 | 996.7 | 1580.7 | 970.1 | Actual |
| 13 | 2026 | 966.4 | 1070.2 | 1676.4 | 1016.7 | Estimate |
| 14 | 2027 | 1205 | 1200.8 | 1771.1 | 1065.4 | Estimate |
| 15 | 2028 | 1323.2 | 1350.5 | 1864.4 | 1167 | Estimate |
| 16 | 2029 | 1341.6 | 1316.2 | 1957.3 | 1234.6 | Estimate |
| 17 | 2030 | 1348.8 | 1473.4 | 2052.1 | 1304.5 | Estimate |
| 18 | 2031 | 1369.1 | 1573.5 | 2151.5 | 1363.8 | Estimate |
| 20 | Note: 2026-2031 are OMB estimates. | |||||
TableBig Four新
Federal outlays by function, FY2015-FY2031 ($ billions)
- National Defense ($ billions)
- Medicare ($ billions)
- Social Security ($ billions)
- Net Interest ($ billions)
AI 已複查這些數字： 2015年國防開支 589.7、醫療保險 546.2、社會安全 887.8 以及利息 223.2（單位：十億美元），全部與政府數據相符。
03 · 要求 2
「現在將它做成三張投影片」
分析師輸入的內容
Now build a 3-slide PowerPoint for the Deputy Secretary from the 'Big Four' sheet: 1. Title slide: 'Interest costs vs. defense, Medicare and Social Security', subtitle 'FY2015-FY2031, OMB Historical Table 3.1 (FY2027 Budget)'. 2. The line chart, with a one-line headline stating what it shows, and 'Source: OMB Historical Tables, Table 3.1, FY2027 Budget; FY2026-2031 are estimates' at the bottom. 3. Three takeaways, each with figures from the sheet: (a) how net interest grew from FY2015 to FY2025; (b) the first fiscal year in which net interest exceeded national defense, with both amounts; (c) what OMB projects for the four lines in FY2031. Plain government style, no stock images.
的處理方式
- 讀取剛才製作的「Big Four」工作表，確保投影片與試算表顯示相同的數字。
- 讓分析師從其範本庫中挑選設計。
- 將圖表作為真正的 PowerPoint 圖表放入第 2 張投影片中，並內含其數據。對其按滑鼠右鍵並選擇「編輯資料」。
- 從數字中寫出重點：利息成本從 2015 年到 2025 年增長了 4.3 倍，並在 2024 年首次超過國防開支。
直接在你的原檔案中編輯
多數 AI 工具會讀取你的試算表並交回一份新的。 會打開你上傳的檔案，僅修改你要求的部分，並保留所有早期版本。
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