實作範例 · 數據會議用的 EXCEL 圖表

學區數學成績繪成圖表,再加入英語學習者差距

紐約市第 1 學區的一位數學教學輔導老師需要星期一數據會議用的圖表。他們上傳市政府公布的 3–8 年級數學成績:一份有七個工作表、超過 25,000 列的活頁簿,請 在新工作表為該學區製作趨勢表及折線圖。

找出該學區的七列資料,建立表格與圖表,並寫下缺少年份及 2023 年測驗改變的註記。接著把目前的英語學習者加為同一圖表的第二條線,並在 2023 年的列加入註解。

  • 7原有工作表,保持不變
  • 7 / 7與來源一致的年度數字
  • 2第 2 次請求後,同一圖表的線條
  • 0.18兩次請求消耗的積分

開啟真實檔案

來源活頁簿的連結指向官方網站。兩份活頁簿都是本次操作的實際產出,各自保留全部七個原始工作表。下載後以 Excel 開啟。

檔案來源: NYC Public Schools InfoHub, 「District Math Results 2018–2026」,紐約州按學區劃分的 3–8 年級數學測驗成績。政府公開統計資料。NYC Public Schools 並未審閱或認可此範例。

01 · 起始檔案

七個工作表,只有七列重要資料

單是「Math - All」工作表就有 1,568 列:每個學區、每個年級及「All Grades」的一列,涵蓋 2018、2019 及 2022 至 2026 年。學區以文字儲存(「01」,不是 1)。沒有 2020 或 2021 年資料,NOTES 工作表說明,2023 年起測驗改依新標準,因此 2022 年及以前的成績不應與 2023 年起直接比較。

district-math-results-public.xlsx修改前
A1District
ABCDEFP
1DistrictGradeYearCategoryNumber TestedMean Scale Score% Level 3+4
…
801All Grades2026All Students293446262.4
…
1501All Grades2025All Students300346363.0
…
2201All Grades2024All Students293946160.2
…
2901All Grades2023All Students303645654.7
…
3601All Grades2022All Students298960146.2
…
4301All Grades2019All Students389360452.5
…
5001All Grades2018All Students428360046.9
NOTESMath - AllMath - SWDMath - ELL
「Math - All」中 District 01、All Grades 的七列資料(此處隱藏其他欄)。這就是請求 1 所需的全部列。

02 · 要求 1

「星期一數據會議用的圖表」

數學教學輔導老師輸入的內容

I need a chart for Monday's data meeting from this NYC results workbook.

Use the sheet 'Math - All' and only the rows where District = 01 and Grade = All Grades (one row per year: 2018, 2019, 2022, 2023, 2024, 2025, 2026).

1. Add a new sheet called 'D01 Trend'.
2. On it, put a small table with columns Year, Number Tested and % Level 3+4 (one decimal), oldest year first.
3. Next to the table, add a line chart of % Level 3+4 by year.
4. Under the table, add a one-line note that 2020 and 2021 have no data and that results from 2022 and earlier aren't directly comparable with 2023 onwards (the NOTES sheet explains this).

Don't change anything on the existing seven sheets.

的處理方式

  • 在「Math - All」查找 District 01、All Grades 的列,取得七個年度的 Number Tested 和 % Level 3+4。
  • 新增「D01 Trend」工作表及表格,年份由舊至新,% Level 3+4 顯示一位小數。
  • 在表格旁繪製各年度 % Level 3+4 的原生 Excel 折線圖,2020 和 2021 年沒有資料點。
  • 在表格下方寫了一行註記,說明缺少的年份及 2023 年的改變。
district-math-results-public.xlsx同一檔案
A1Year
ABC
1YearNumber Tested% Level 3+4
22018428346.9%
32019389352.5%
42022298946.2%
52023303654.7%
62024293960.2%
72025300363.0%
82026293462.4%
9
10Note: No data exist for 2020-2021 (exams cancelled/voluntary) and results from 2022 and earlier should not be directly compared with 2023 onwards.
NOTESMath - All…D01 Trend新
新「D01 Trend」工作表的交付版本。
district-math-results-public.xlsxD01 Trend 工作表

District 01 Math % Level 3+4

0.00.20.40.60.82018201920222023202420252026% Level 3+4% Level 3+4 · 2018: 0.5% Level 3+4 · 2019: 0.5% Level 3+4 · 2022: 0.5% Level 3+4 · 2023: 0.5% Level 3+4 · 2024: 0.6% Level 3+4 · 2025: 0.6% Level 3+4 · 2026: 0.6
  • % Level 3+4
「D01 Trend」工作表的圖表,在此依交付檔內的資料重繪。

我們已與原文核對: 2018 至 2026 年的 % Level 3+4 依序為 46.9、52.5、46.2、54.7、60.2、63.0、62.4,Number Tested 從 4,283 降至 2,934,完全符合 District 01 All Grades 的列。七個原始工作表與下載版本逐格相同。

03 · 要求 2

「現在把英語學習者加到同一張圖表」

數學教學輔導老師輸入的內容

Now add English Language Learners to the same chart.

1. From the sheet 'Math - ELL', take the rows where District = 01, Grade = All Grades and Category = Current ELL, and add their % Level 3+4 as a new column 'Current ELL % Level 3+4' in the 'D01 Trend' table (same years).
2. Add it as a second line on the existing chart, with a legend showing 'District 01 (all students)' and 'Current ELL'.
3. Put a cell comment on the 2023 row of the table explaining that the drop/jump there is because the 2023 tests were aligned to new standards, so earlier years aren't directly comparable.

Keep the first series as it is.

的處理方式

  • 從「Math - ELL」工作表取得「Current ELL」的 % Level 3+4,而非「Ever ELL」或「Never ELL」,並新增為一欄。
  • 將它加為同一圖表的第二條線;第一條線保持不變。
  • 在 2023 年的列加入儲存格註解,說明測驗的改變。
  • 兩條線以欄標題「% Level 3+4」及「Current ELL % Level 3+4」命名,並非所要求的「District 01 (all students)」及「Current ELL」。完成訊息表示無法確認圖例名稱,請使用者檢查圖例。
district-math-results-public.xlsx修改後
A1Year
ABCD
1YearNumber Tested% Level 3+4Current ELL % Level 3+4
22018428346.9%26.6%
32019389352.5%33.3%
42022298946.2%23.8%
52023303654.7%18.7%
62024293960.2%32.7%
72025300363.0%31.1%
82026293462.4%37.0%
9
10Note: No data exist for 2020-2021 (exams cancelled/voluntary) and results from 2022 and earlier should not be directly compared with 2023 onwards.
NOTESMath - All…D01 Trend
第 2 次請求後的同一工作表:新 D 欄,以及 2023 年的列(黃色),其 % Level 3+4 儲存格有註解:「2023 年測驗依新標準調整,因此 2022 年及以前不能與 2023 年起直接比較。」
district-math-results-public.xlsxD01 Trend 工作表

District 01 Math % Level 3+4

0.00.20.40.60.82018201920222023202420252026% Level 3+4Current ELL % Level 3+4% Level 3+4 · 2018: 0.5% Level 3+4 · 2019: 0.5% Level 3+4 · 2022: 0.5% Level 3+4 · 2023: 0.5% Level 3+4 · 2024: 0.6% Level 3+4 · 2025: 0.6% Level 3+4 · 2026: 0.6Current ELL % Level 3+4 · 2018: 0.3Current ELL % Level 3+4 · 2019: 0.3Current ELL % Level 3+4 · 2022: 0.2Current ELL % Level 3+4 · 2023: 0.2Current ELL % Level 3+4 · 2024: 0.3Current ELL % Level 3+4 · 2025: 0.3Current ELL % Level 3+4 · 2026: 0.4
  • % Level 3+4
  • Current ELL % Level 3+4
同一張圖表加上第二條線,依交付檔重繪。

我們已與原文核對: Current ELL 依序為 26.6、33.3、23.8、18.7、32.7、31.1、37.0,完全符合「Current ELL」的列;全體學生欄保持不變;圖表有兩個數列;註解位於 2023 年列的 C5;七個原始工作表仍與下載版本相同。

圖表就在你已有的活頁簿中

在大型活頁簿找出你需要的列,在新工作表建立表格及真正的 Excel 圖表,並保留公布的原始資料不變,下一個問題就能繼續在同一檔案處理。

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