عملی مثال · اکاؤنٹنٹس اور آڈیٹرز

کونسل کے اخراجات کا ڈیٹا صاف کریں، اس کا خلاصہ بنائیں اور دہری ادائیگیاں جانچیں

ایک اندرونی آڈیٹر نے Telford & Wrekin Council کے دسمبر 2025 کے £100 سے زائد شائع شدہ اخراجات ڈاؤن لوڈ کیے: ایک شیٹ میں 3,161 ادائیگیاں، نیچے کل کی ایک قطار اور سپلائرز کے ناموں میں فالتو خالی جگہیں۔ نے ایک بھی قطار کھوئے بغیر شیٹ کو درست کیا، فارمولوں کی ایک Summary شیٹ اور ایک چارٹ شامل کیا جو کونسل کے کل سے پائی پائی تک میل کھاتے ہیں، اور چھ ممکنہ دہری ادائیگیاں نشان زد کیں۔ Summary شیٹ کے لیے دوسری بار کہنا پڑا، اور نشان زد قطاروں پر Excel تبصرے نہیں بنائے گئے۔

  • ایک بھی قطار ضائع نہیں ہوئی3,161 ادائیگیاں اپنی ترتیب میں رکھی گئیں، کریڈٹ نوٹس سمیت۔ رقوم کا مجموعہ اب بھی کونسل کے اپنے کل £20,034,704.27 کے برابر ہے۔
  • خلاصے فارمولوں کی صورت میں، چپکائے ہوئے اعداد کی نہیںعلاقے کے لحاظ سے اخراجات اور سرفہرست دس سپلائر ڈیٹا شیٹ پر SUMIF اور COUNTIF ہیں، ساتھ میں اصلی Excel چارٹ۔ کسی سیل پر کلک کر کے اسے پیچھے تک کھوجیں۔
  • اسی ورک بک پر آڈٹ ٹیسٹدہری ادائیگی کی جانچ ڈیٹا شیٹ پر ایک کالم ہے۔ رقوم، Summary شیٹ اور چارٹ جیسے تھے ویسے ہی رہتے ہیں۔

01 · درخواست 1

نے شیٹ درست کی، اور خلاصہ غلط جگہ رکھ دیا

آڈیٹر

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. شیٹ پڑھی اور اس کے تین جال ڈھونڈے

    قطار 3163 پورے کالم کا بغیر لیبل کا SUBTOTAL ہے، اس لیے سیدھا جمع کرنے پر مہینہ دو بار گنا جاتا ہے۔ بیس سپلائرز کے نام خالی جگہ پر ختم ہوتے ہیں، اس لیے “British Gas Trading Ltd” دو سپلائرز کے طور پر نظر آتا ہے۔ اور تاریخ کے کالم میں دن کا وقت بھی ہے۔

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxپہلے
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    کچھ قطاروں کا شعبہ، سپلائر، تاریخ اور رقم (دیگر کالم چھپے)۔ آخری پیلی قطار بے عنوان کل ہے۔
  2. کل کی قطار حذف کی، نام تراشے اور Date کالم شامل کیا

    تمام 3,161 ادائیگیاں اپنی ڈاؤن لوڈ والی ترتیب میں رہتی ہیں، 33 کریڈٹ نوٹس سمیت۔ تراشنے سے سپلائرز کے 616 نام گھٹ کر 610 رہ جاتے ہیں۔ کالم G میں =INT(F2) اور اسی طرح نیچے تک ہے: وقت کے بغیر تاریخ۔

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxوہی فائل
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    صاف شیٹ: نیا Date کالم G سبز، ڈیٹا اب قطار 3162 پر ختم۔
  3. علاقے کے لحاظ سے اخراجات نکالے، مگر Summary شیٹ کی جگہ CSV کی صورت میں دیے

    کل درست تھے۔ وہ ورک بک کے ساتھ ایک الگ فائل کی صورت میں آئے، اس شیٹ کی صورت میں نہیں جو درخواست میں مانگی گئی تھی، اور جواب نے کہا کہ Summary شیٹ نہیں بنی۔

    • Transparency Report شیٹدرست کی گئی: کل کی قطار ختم، نام تراشے گئے، Date کالم شامل
    • خلاصے کی شیٹنہیں بنائی گئی؛ اس کی جگہ علاقے کے لحاظ سے اخراجات کی ایک CSV آئی
  4. ڈاؤن لوڈ سے ملا کر دیکھا گیا

    ہم نے حوالے کی گئی شیٹ کا کونسل کی فائل سے قطار بہ قطار موازنہ کیا۔

    3,161 قطاریں ڈاؤن لوڈ والی ترتیب میں، کسی سپلائر کے نام میں فالتو خالی جگہ نہیں، 33 منفی رقوم۔

    رقوم کا مجموعہ £20,034,704.27 ہے، جو کونسل کا اپنا ذیلی کل ہے۔

XLSXحوالے کیا گیا: درست کی ہوئی ورک بک3,161 ادائیگیاں Date کالم کے ساتھ؛ ابھی کوئی Summary شیٹ نہیں

02 · فالو اپ

Summary شیٹ غائب بتائے جانے پر نے اسے فارمولوں اور چارٹ کی صورت میں شامل کیا

آڈیٹر

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. 11 علاقوں کی Summary شیٹ شامل کی، سب سے بڑا پہلے

    ہر کل ڈیٹا شیٹ پر ایک SUMIF ہے، اور ان کے نیچے مجموعی کل۔ اس کے نیچے اخراجات کے لحاظ سے سرفہرست دس سپلائر، ہر ایک کے ساتھ SUMIF کل اور COUNTIF لین دین کی گنتی۔ سبز اعداد فارمولے ہیں؛ کسی ایک پر کلک کر کے دیکھیں۔

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxنئی شیٹ
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryنیا
    Summary شیٹ جیسی حوالے کی گئی۔
  2. علاقے کے لحاظ سے اخراجات کا اصلی Excel بار چارٹ بنایا

    چارٹ Summary جدول کو پڑھتا ہے، اس لیے وہ فارمولوں کے ساتھ بدلتا ہے۔ اسے یہاں حوالے کی گئی فائل کے اندر کے ڈیٹا سے دوبارہ بنایا گیا ہے۔

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxخلاصے کی شیٹ

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Summary شیٹ پر چارٹ۔
  3. ڈاؤن لوڈ سے ملا کر دیکھا گیا

    ہم نے کونسل کی فائل سے علاقہ وار کل اور سرفہرست دس سپلائرز کا دوبارہ حساب کر کے موازنہ کیا۔

    گیارہوں علاقے اور دسوں سپلائر پائی پائی تک میل کھاتے ہیں؛ مجموعی کل £20,034,704.27 ہے۔

    لین دین کی گنتی درست ہے: Bowmer & Kirkland 2، PAVE-AWAYS 9، Veolia 1۔

XLSXحوالے کیا گیا: Summary شیٹ والی ورک بکSUMIF اور COUNTIF فارمولے، اور چارٹ

03 · درخواست 2

دہری ادائیگی کی جانچ مانگنے پر نے چھ ادائیگیاں نشان زد کیں اور تبصرے چھوڑ دیے

آڈیٹر

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Possible duplicate کالم شامل کیا اور تین جوڑے نشان زد کیے

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22 دسمبر کو، Acorn Education & Care 16 دسمبر کو (قطار 405 اور 420، ایک دوسرے کے ساتھ نہیں) اور Virgin Media Business 9 دسمبر کو: وہی سپلائر، وہی رقم، وہی تاریخ، £5,000 یا اس سے زیادہ۔

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxبعد میں
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    چھ نشان زد قطاروں (پیلی) کے سپلائر، تاریخ، رقم اور نیا کالم I، مقابلے کے لیے قطار 190 اور 853 کا Virgin Media کریڈٹ نوٹ۔
  2. کوئی رقم نہیں بدلی، اور درخواست کے دو حصے ادھورے رہ گئے

    کالم کا مجموعہ اب بھی £20,034,704.27 ہے اور Summary شیٹ جیسی تھی ویسی ہی ہے۔ سات Excel تبصرے اور Summary شیٹ پر نشان زد قطاروں کی جدول نہیں بنائی گئیں، اور جواب میں یہ بتا دیا گیا تھا۔

    • Possible duplicate کالمچھ قطاریں نشان زد
    • رقوم، Summary شیٹ، چارٹغیر تبدیل شدہ
    • سات Excel تبصرےنہیں بنائی گئی
    • Summary شیٹ پر نشان زد قطاریںنہیں بنائی گئی
  3. وہی ٹیسٹ خود چلا کر جانچا گیا

    کونسل کی فائل میں وہی سپلائر، رقم اور تاریخ، £5,000 یا اس سے زیادہ۔

    ہمارا ٹیسٹ بالکل قطار 191، 192، 405، 420، 838 اور 840 تلاش کرتا ہے، یعنی وہی چھ جو نشان زد ہیں۔

    کوئی رقم نہیں بدلی۔ فائل میں کوئی تبصرہ نہیں ہے، اور Summary شیٹ اب بھی قطار 30 پر ختم ہوتی ہے۔

XLSXحوالے کیا گیا: دہری ادائیگی کے نشانات والی ورک بکPossible duplicate کالم؛ Summary شیٹ اور چارٹ پہلے جیسے

فائلیں

فائل کہاں سے آتی ہے: Telford & Wrekin Council, “£100 سے زائد اخراجات”، دسمبر 2025، مقامی حکومت کے شفافیت ضابطے کے تحت شائع۔ اس میں Open Government Licence v3.0 کے تحت لائسنس یافتہ سرکاری شعبے کی معلومات شامل ہیں۔ کونسل نے اس مثال کا جائزہ یا توثیق نہیں کی۔

اپنی اسپریڈ شیٹ لائیں

زیادہ تر AI ٹولز آپ کو واپس پیسٹ کرنے کے لیے اعداد دیتے ہیں۔ آپ کی ورک بک کے اندر کام کرتا ہے: ایک بھی قطار کھوئے بغیر ڈیٹا صاف کرتا ہے، ایسے خلاصے فارمولوں کی صورت میں بناتا ہے جنہیں آپ ادائیگیوں تک کھوج سکتے ہیں، اور وہ لین دین نشان زد کرتا ہے جن پر سوال اٹھانا بنتا ہے۔

مزید پڑھیں

ایک اور عملی مثال پڑھیں

تمام 19 عملی مثالیں دیکھیں اکاؤنٹنٹس اور آڈیٹرز کے لیے تمام مثالیں