ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР · БУХГАЛТЕРЫ И АУДИТОРЫ

Очистить данные о расходах совета, свести их и проверить на дубликаты

Внутренний аудитор скачал опубликованные расходы свыше £100 совета Telford & Wrekin Council за декабрь 2025 года: 3 161 платёж на одном листе, итоговая строка внизу и лишние пробелы в названиях поставщиков. привёл лист в порядок, не потеряв ни одной строки, добавил лист «Сводка» с формулами и диаграмму, которые до пенни сходятся с итогом совета, и отметил шесть возможных повторных платежей. Лист «Сводка» потребовал второго запроса, а комментарии Excel к отмеченным строкам созданы не были.

  • Ни одна строка не потеряна3 161 платёж в прежнем порядке, включая кредитовые авизо. Суммы по-прежнему дают собственный итог совета: £20 034 704,27.
  • Сводки в виде формул, а не вставленных чиселРасходы по районам и десять крупнейших поставщиков — это SUMIF и COUNTIF по листу с данными, плюс настоящая диаграмма Excel. Нажмите на ячейку и проследите её происхождение.
  • Аудиторские проверки в той же книгеПроверка дубликатов — это столбец на листе с данными. Суммы, лист «Сводка» и диаграмма остаются прежними.

01 · ЗАПРОС 1

привёл лист в порядок, а сводку положил не туда

Аудитор

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Прочитал таблицу и нашёл три подвоха

    Строка 3163 — это неподписанный SUBTOTAL по всему столбцу, поэтому простая сумма считает месяц дважды. Двадцать названий поставщиков заканчиваются пробелом, так что «British Gas Trading Ltd» выглядит как два поставщика. А в столбце дат есть время суток.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxдо
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Направление, поставщик, дата и сумма нескольких строк (прочие столбцы скрыты). Последняя жёлтая строка — итог без названия.
  2. Удалил итоговую строку, убрал лишние пробелы в названиях и добавил столбец «Дата»

    Все 3 161 платёж остаются в порядке выгрузки, включая 33 кредитовых авизо. После удаления лишних пробелов 616 названий поставщиков превращаются в 610. В столбце G стоит =INT(F2) и так далее до конца листа: дата без времени.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxтот же файл
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Очищенный лист: новый столбец Date G зелёный, данные теперь заканчиваются в строке 3162.
  3. Посчитал расходы по районам, но выдал их в виде CSV вместо листа «Сводка»

    Итоги были верными. Они пришли отдельным файлом рядом с книгой, а не листом, как просил запрос, и в ответе было сказано, что лист «Сводка» не сделан.

    • Лист Transparency Reportприведено в порядок: итоговая строка убрана, пробелы в названиях удалены, добавлен столбец «Дата»
    • Сводный листне создано; вместо этого пришёл CSV с расходами по районам
  4. Сверено с выгрузкой

    Мы сравнили выданную таблицу с файлом совета строка за строкой.

    3 161 строка в том же порядке, что и в выгрузке, ни одного названия поставщика с лишним пробелом, 33 отрицательные суммы.

    Суммы дают £20 034 704,27 — собственный подытог совета.

XLSXРезультат: приведённая в порядок книга3 161 платёж со столбцом «Дата»; листа «Сводка» пока нет

02 · УТОЧНЕНИЕ

Узнав, что листа «Сводка» нет, добавил его в виде формул и диаграммы

Аудитор

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Добавлен лист «Сводка» с 11 районами, сначала самый крупный

    Каждый итог — это SUMIF по листу с данными, а под ними общий итог. Ниже — десять крупнейших поставщиков по расходам, у каждого итог SUMIF и число операций COUNTIF. Зелёные числа — формулы; нажмите на любое, чтобы увидеть её.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxновый лист
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryновый
    Лист «Сводка» в выданном виде.
  2. Нарисовал настоящую столбчатую диаграмму Excel расходов по районам

    Диаграмма читает таблицу «Сводка», поэтому меняется вместе с формулами. Здесь она нарисована заново по данным внутри выданного файла.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxСводный лист

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Диаграмма на листе «Сводка».
  3. Сверено с выгрузкой

    Мы заново посчитали итоги по районам и десятку крупнейших поставщиков по файлу совета и сравнили.

    Все одиннадцать районов и все десять поставщиков сходятся до пенни; общий итог — £20 034 704,27.

    Числа операций верны: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXРезультат: книга с листом «Сводка»Формулы SUMIF и COUNTIF и диаграмма

03 · ЗАПРОС 2

По просьбе проверить дублирующиеся платежи отметил шесть платежей и пропустил комментарии

Аудитор

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Добавлен столбец «Возможный дубликат» и отмечены три пары

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22 декабря, Acorn Education & Care 16 декабря (строки 405 и 420, не рядом) и Virgin Media Business 9 декабря: тот же поставщик, та же сумма, та же дата, £5 000 или больше.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxпосле
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Поставщик, дата, сумма и новый столбец I шести отмеченных строк (жёлтых), со строкой 190 и кредит-нотой Virgin Media в 853 для сравнения.
  2. Не изменил ни одной суммы и оставил невыполненными две части запроса

    Столбец по-прежнему даёт £20 034 704,27, а лист «Сводка» остался прежним. Семь комментариев Excel и таблица отмеченных строк на листе «Сводка» созданы не были, и в ответе об этом было сказано.

    • Столбец «Возможный дубликат»отмечено шесть строк
    • Суммы, лист «Сводка», диаграммабез изменений
    • Семь комментариев Excelне создано
    • Отмеченные строки на листе «Сводка»не создано
  3. Проверено тем, что мы сами выполнили ту же проверку

    Тот же поставщик, сумма и дата, £5 000 или больше, по файлу совета.

    Наша проверка находит ровно строки 191, 192, 405, 420, 838 и 840 — те самые шесть, что отмечены.

    Ни одна сумма не изменилась. В файле нет комментариев, а лист «Сводка» по-прежнему заканчивается на строке 30.

XLSXРезультат: книга с отметками дубликатовстолбец «Возможный дубликат»; лист «Сводка» и диаграмма как раньше

Файлы

Источник файла: Telford & Wrekin Council, «Расходы свыше £100», декабрь 2025, опубликованы по кодексу прозрачности местного самоуправления. Содержит публичную информацию под Open Government Licence v3.0. Совет не проверял и не одобрял пример.

Приносите свою таблицу

Большинство ИИ-инструментов дают числа, которые нужно вставлять обратно. работает внутри вашей книги: очищает данные, не потеряв ни одной строки, строит сводки в виде формул, которые можно проследить до платежей, и отмечает операции, о которых стоит спросить.

ЧИТАЙТЕ ДАЛЬШЕ

Прочитайте ещё один практический пример

Посмотреть все практические примеры (19) Все примеры для группы «Бухгалтеры и аудиторы»