ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР · БУХГАЛТЕРЫ И АУДИТОРЫ
Очистить данные о расходах совета, свести их и проверить на дубликаты
Внутренний аудитор скачал опубликованные расходы свыше £100 совета Telford & Wrekin Council за декабрь 2025 года: 3 161 платёж на одном листе, итоговая строка внизу и лишние пробелы в названиях поставщиков. привёл лист в порядок, не потеряв ни одной строки, добавил лист «Сводка» с формулами и диаграмму, которые до пенни сходятся с итогом совета, и отметил шесть возможных повторных платежей. Лист «Сводка» потребовал второго запроса, а комментарии Excel к отмеченным строкам созданы не были.
1Читает загрузку: 3 161 платёж и итоговая строка внизу
- Ни одна строка не потеряна3 161 платёж в прежнем порядке, включая кредитовые авизо. Суммы по-прежнему дают собственный итог совета: £20 034 704,27.
- Сводки в виде формул, а не вставленных чиселРасходы по районам и десять крупнейших поставщиков — это SUMIF и COUNTIF по листу с данными, плюс настоящая диаграмма Excel. Нажмите на ячейку и проследите её происхождение.
- Аудиторские проверки в той же книгеПроверка дубликатов — это столбец на листе с данными. Суммы, лист «Сводка» и диаграмма остаются прежними.
01 · ЗАПРОС 1
привёл лист в порядок, а сводку положил не туда
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Прочитал таблицу и нашёл три подвоха
Строка 3163 — это неподписанный SUBTOTAL по всему столбцу, поэтому простая сумма считает месяц дважды. Двадцать названий поставщиков заканчиваются пробелом, так что «British Gas Trading Ltd» выглядит как два поставщика. А в столбце дат есть время суток.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportНаправление, поставщик, дата и сумма нескольких строк (прочие столбцы скрыты). Последняя жёлтая строка — итог без названия. Удалил итоговую строку, убрал лишние пробелы в названиях и добавил столбец «Дата»
Все 3 161 платёж остаются в порядке выгрузки, включая 33 кредитовых авизо. После удаления лишних пробелов 616 названий поставщиков превращаются в 610. В столбце G стоит =INT(F2) и так далее до конца листа: дата без времени.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportОчищенный лист: новый столбец Date G зелёный, данные теперь заканчиваются в строке 3162. Посчитал расходы по районам, но выдал их в виде CSV вместо листа «Сводка»
Итоги были верными. Они пришли отдельным файлом рядом с книгой, а не листом, как просил запрос, и в ответе было сказано, что лист «Сводка» не сделан.
- Лист Transparency Reportприведено в порядок: итоговая строка убрана, пробелы в названиях удалены, добавлен столбец «Дата»
- Сводный листне создано; вместо этого пришёл CSV с расходами по районам
Сверено с выгрузкой
Мы сравнили выданную таблицу с файлом совета строка за строкой.
3 161 строка в том же порядке, что и в выгрузке, ни одного названия поставщика с лишним пробелом, 33 отрицательные суммы.
Суммы дают £20 034 704,27 — собственный подытог совета.
02 · УТОЧНЕНИЕ
Узнав, что листа «Сводка» нет, добавил его в виде формул и диаграммы
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Добавлен лист «Сводка» с 11 районами, сначала самый крупный
Каждый итог — это SUMIF по листу с данными, а под ними общий итог. Ниже — десять крупнейших поставщиков по расходам, у каждого итог SUMIF и число операций COUNTIF. Зелёные числа — формулы; нажмите на любое, чтобы увидеть её.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummaryновыйЛист «Сводка» в выданном виде. Нарисовал настоящую столбчатую диаграмму Excel расходов по районам
Диаграмма читает таблицу «Сводка», поэтому меняется вместе с формулами. Здесь она нарисована заново по данным внутри выданного файла.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsДиаграмма на листе «Сводка». Сверено с выгрузкой
Мы заново посчитали итоги по районам и десятку крупнейших поставщиков по файлу совета и сравнили.
Все одиннадцать районов и все десять поставщиков сходятся до пенни; общий итог — £20 034 704,27.
Числа операций верны: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · ЗАПРОС 2
По просьбе проверить дублирующиеся платежи отметил шесть платежей и пропустил комментарии
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Добавлен столбец «Возможный дубликат» и отмечены три пары
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22 декабря, Acorn Education & Care 16 декабря (строки 405 и 420, не рядом) и Virgin Media Business 9 декабря: тот же поставщик, та же сумма, та же дата, £5 000 или больше.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryПоставщик, дата, сумма и новый столбец I шести отмеченных строк (жёлтых), со строкой 190 и кредит-нотой Virgin Media в 853 для сравнения. Не изменил ни одной суммы и оставил невыполненными две части запроса
Столбец по-прежнему даёт £20 034 704,27, а лист «Сводка» остался прежним. Семь комментариев Excel и таблица отмеченных строк на листе «Сводка» созданы не были, и в ответе об этом было сказано.
- Столбец «Возможный дубликат»отмечено шесть строк
- Суммы, лист «Сводка», диаграммабез изменений
- Семь комментариев Excelне создано
- Отмеченные строки на листе «Сводка»не создано
Проверено тем, что мы сами выполнили ту же проверку
Тот же поставщик, сумма и дата, £5 000 или больше, по файлу совета.
Наша проверка находит ровно строки 191, 192, 405, 420, 838 и 840 — те самые шесть, что отмечены.
Ни одна сумма не изменилась. В файле нет комментариев, а лист «Сводка» по-прежнему заканчивается на строке 30.
Файлы
Источник файла: Telford & Wrekin Council, «Расходы свыше £100», декабрь 2025, опубликованы по кодексу прозрачности местного самоуправления. Содержит публичную информацию под Open Government Licence v3.0. Совет не проверял и не одобрял пример.
Приносите свою таблицу
Большинство ИИ-инструментов дают числа, которые нужно вставлять обратно. работает внутри вашей книги: очищает данные, не потеряв ни одной строки, строит сводки в виде формул, которые можно проследить до платежей, и отмечает операции, о которых стоит спросить.
ЧИТАЙТЕ ДАЛЬШЕ
Прочитайте ещё один практический пример

Бухгалтеры и аудиторы
50 страниц отсканированных счетов в проверенном журнале кредиторской задолженности

Банкиры и консультанты
PDF-файл финансового отчета в Excel с формулами YoY и диаграммой

Банкиры и консультанты
Оценка рынка эксплуатации и обслуживания солнечных установок США по данным EIA в той же книге
Посмотреть все практические примеры (19) →Все примеры для группы «Бухгалтеры и аудиторы» →