GJENNOMARBEIDET EKSEMPEL · REGNSKAPSFØRERE OG REVISORER

Rydd en kommunes utgiftsdata, oppsummer dem og test dem for duplikater

En intern revisor lastet ned Telford & Wrekin Councils publiserte utgifter over £100 for desember 2025: 3161 betalinger i ett ark, en totalrad nederst og overflødige mellomrom i leverandørnavn. ryddet arket uten å miste en rad, la til et Summary-ark med formler og et diagram som stemmer med kommunens total til siste øre, og markerte seks mulige dobbeltbetalinger. Summary-arket krevde en ny forespørsel, og Excel-kommentarene på de markerte radene ble ikke laget.

  • Ikke en rad tapt3161 betalinger i samme rekkefølge, kreditnotaer inkludert. Beløpene summerer seg fortsatt til kommunens egen total, £20 034 704,27.
  • Oppsummeringer som formler, ikke innlimte tallUtgifter per område og de ti største leverandørene er SUMIF og COUNTIF over dataarket, med et ekte Excel-diagram. Klikk på en celle og spor den tilbake.
  • Revisjonstester på samme arbeidsbokDuplikattesten er en kolonne i dataarket. Beløpene, Summary-arket og diagrammet er som før.

01 · FORESPØRSEL 1

ryddet arket, og la oppsummeringen på feil sted

Revisoren

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Leste arket og fant de tre fallgruvene

    Rad 3163 er en umerket SUBTOTAL av hele kolonnen, så en naiv sum teller måneden to ganger. Tjue leverandørnavn ender på et mellomrom, så «British Gas Trading Ltd» dukker opp som to leverandører. Og datokolonnen har med et klokkeslett.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxfør
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Område, leverandør, dato og beløp for noen få rader (andre kolonner skjult). Siste rad, i gult, er den umerkede totalsummen.
  2. Slettet totalraden, trimmet navnene og la til en datokolonne

    Alle 3161 betalinger blir i nedlastingens rekkefølge, de 33 kreditnotaene inkludert. Trimming reduserer 616 leverandørnavn til 610. Kolonne G inneholder =INT(F2) og så videre nedover arket: datoen uten klokkeslettet.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxsamme fil
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Det ryddede arket: den nye Dato-kolonnen G i grønt, og dataene slutter nå på rad 3162.
  3. Regnet ut utgifter per område, men leverte dem som en CSV i stedet for et Summary-ark

    Totalene var riktige. De kom tilbake som en egen fil ved siden av arbeidsboken, ikke som arket forespørselen ba om, og svaret sa at Summary-arket ikke var laget.

    • Arket Transparency Reportryddet: totalraden borte, navn trimmet, datokolonne lagt til
    • Sammendrag-arkikke laget; i stedet kom en CSV med utgifter per område
  4. Kontrollert mot nedlastingen

    Vi sammenlignet det leverte arket med kommunens fil rad for rad.

    3161 rader i samme rekkefølge som i nedlastingen, ingen leverandørnavn med et overflødig mellomrom, 33 negative beløp.

    Beløpene summerer seg til £20 034 704,27, kommunens egen delsum.

XLSXLevert: den ryddede arbeidsboken3161 betalinger med en datokolonne; ennå ikke noe Summary-ark

02 · OPPFØLGING

Fikk beskjed om at Summary-arket manglet, og la det til som formler og et diagram

Revisoren

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. La til et Summary-ark med de 11 områdene, størst først

    Hver total er en SUMIF over dataarket, med en samlet total under. Under det kommer de ti største leverandørene etter utgift, hver med en SUMIF-total og et COUNTIF-antall transaksjoner. Grønne tall er formler; klikk på ett for å se det.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxnytt ark
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryny
    Summary-arket som levert.
  2. Tegnet et ekte Excel-stolpediagram over utgifter per område

    Diagrammet leser Summary-tabellen, så det følger formlene. Her er det tegnet på nytt fra dataene inni den leverte filen.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxSammendrag-ark

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Diagrammet i Summary-arket.
  3. Kontrollert mot nedlastingen

    Vi regnet ut områdetotalene og de ti største leverandørene på nytt fra kommunens fil og sammenlignet.

    Alle elleve områdene og alle ti leverandørene stemmer til siste øre; totalsummen er £20 034 704,27.

    Transaksjonstallene er riktige: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXLevert: arbeidsboken med Summary-arketSUMIF- og COUNTIF-formler, og diagrammet

03 · FORESPØRSEL 2

Da ble bedt om en test for dobbeltbetalinger, markerte den seks betalinger og hoppet over kommentarene

Revisoren

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. La til en kolonne for mulig duplikat og markerte tre par

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22. desember, Acorn Education & Care 16. desember (rad 405 og 420, ikke ved siden av hverandre) og Virgin Media Business 9. desember: samme leverandør, samme beløp, samme dato, £5000 eller mer.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxetter
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Leverandør, dato, beløp og den nye kolonnen I for de seks markerte radene (gult), med rad 190 og Virgin Media-kreditnotaen i rad 853 til sammenligning.
  2. Endret ingen beløp, og lot to deler av forespørselen stå uferdige

    Kolonnen summerer seg fortsatt til £20 034 704,27, og Summary-arket er som det var. De sju Excel-kommentarene og tabellen med markerte rader i Summary-arket ble ikke laget, og svaret sa det.

    • Kolonnen Mulig duplikatseks rader markert
    • Beløp, Summary-ark, diagramuendret
    • Sju Excel-kommentarerikke laget
    • Markerte rader i Summary-arketikke laget
  3. Kontrollert ved å kjøre den samme testen selv

    Samme leverandør, beløp og dato, £5000 eller mer, i kommunens fil.

    Testen vår finner nøyaktig rad 191, 192, 405, 420, 838 og 840, de seks som er markert.

    Ingen beløp endret. Filen har ingen kommentarer, og Summary-arket slutter fortsatt ved rad 30.

XLSXLevert: arbeidsboken med duplikatmarkeringenekolonnen Mulig duplikat; Summary-ark og diagram som før

Filene

Filens opprinnelse: Telford & Wrekin Council, «Utgifter over £100», desember 2025, publisert etter Local Government Transparency Code. Inneholder offentlig sektorinformasjon lisensiert under Open Government Licence v3.0. Kommunen har ikke gjennomgått eller godkjent dette eksempelet.

Ta med ditt eget regneark

De fleste KI-verktøy gir deg tall du må lime inn igjen. jobber inni arbeidsboken din: den renser dataene uten å miste en rad, bygger oppsummeringer som formler du kan spore tilbake til betalingene, og markerer transaksjonene som er verdt å spørre om.

FORTSETT Å LESE

Les et annet utarbeidet eksempel

Se alle 19 utarbeidede eksempler Alle eksempler for Regnskapsførere og revisorer