GJENNOMARBEIDET EKSEMPEL · REGNSKAPSFØRERE OG REVISORER
Rydd en kommunes utgiftsdata, oppsummer dem og test dem for duplikater
En intern revisor lastet ned Telford & Wrekin Councils publiserte utgifter over £100 for desember 2025: 3161 betalinger i ett ark, en totalrad nederst og overflødige mellomrom i leverandørnavn. ryddet arket uten å miste en rad, la til et Summary-ark med formler og et diagram som stemmer med kommunens total til siste øre, og markerte seks mulige dobbeltbetalinger. Summary-arket krevde en ny forespørsel, og Excel-kommentarene på de markerte radene ble ikke laget.
1Leser opplastingen: 3161 betalinger og en totalrad nederst
- Ikke en rad tapt3161 betalinger i samme rekkefølge, kreditnotaer inkludert. Beløpene summerer seg fortsatt til kommunens egen total, £20 034 704,27.
- Oppsummeringer som formler, ikke innlimte tallUtgifter per område og de ti største leverandørene er SUMIF og COUNTIF over dataarket, med et ekte Excel-diagram. Klikk på en celle og spor den tilbake.
- Revisjonstester på samme arbeidsbokDuplikattesten er en kolonne i dataarket. Beløpene, Summary-arket og diagrammet er som før.
01 · FORESPØRSEL 1
ryddet arket, og la oppsummeringen på feil sted
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Leste arket og fant de tre fallgruvene
Rad 3163 er en umerket SUBTOTAL av hele kolonnen, så en naiv sum teller måneden to ganger. Tjue leverandørnavn ender på et mellomrom, så «British Gas Trading Ltd» dukker opp som to leverandører. Og datokolonnen har med et klokkeslett.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportOmråde, leverandør, dato og beløp for noen få rader (andre kolonner skjult). Siste rad, i gult, er den umerkede totalsummen. Slettet totalraden, trimmet navnene og la til en datokolonne
Alle 3161 betalinger blir i nedlastingens rekkefølge, de 33 kreditnotaene inkludert. Trimming reduserer 616 leverandørnavn til 610. Kolonne G inneholder =INT(F2) og så videre nedover arket: datoen uten klokkeslettet.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportDet ryddede arket: den nye Dato-kolonnen G i grønt, og dataene slutter nå på rad 3162. Regnet ut utgifter per område, men leverte dem som en CSV i stedet for et Summary-ark
Totalene var riktige. De kom tilbake som en egen fil ved siden av arbeidsboken, ikke som arket forespørselen ba om, og svaret sa at Summary-arket ikke var laget.
- Arket Transparency Reportryddet: totalraden borte, navn trimmet, datokolonne lagt til
- Sammendrag-arkikke laget; i stedet kom en CSV med utgifter per område
Kontrollert mot nedlastingen
Vi sammenlignet det leverte arket med kommunens fil rad for rad.
3161 rader i samme rekkefølge som i nedlastingen, ingen leverandørnavn med et overflødig mellomrom, 33 negative beløp.
Beløpene summerer seg til £20 034 704,27, kommunens egen delsum.
02 · OPPFØLGING
Fikk beskjed om at Summary-arket manglet, og la det til som formler og et diagram
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
La til et Summary-ark med de 11 områdene, størst først
Hver total er en SUMIF over dataarket, med en samlet total under. Under det kommer de ti største leverandørene etter utgift, hver med en SUMIF-total og et COUNTIF-antall transaksjoner. Grønne tall er formler; klikk på ett for å se det.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummarynySummary-arket som levert. Tegnet et ekte Excel-stolpediagram over utgifter per område
Diagrammet leser Summary-tabellen, så det følger formlene. Her er det tegnet på nytt fra dataene inni den leverte filen.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsDiagrammet i Summary-arket. Kontrollert mot nedlastingen
Vi regnet ut områdetotalene og de ti største leverandørene på nytt fra kommunens fil og sammenlignet.
Alle elleve områdene og alle ti leverandørene stemmer til siste øre; totalsummen er £20 034 704,27.
Transaksjonstallene er riktige: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · FORESPØRSEL 2
Da ble bedt om en test for dobbeltbetalinger, markerte den seks betalinger og hoppet over kommentarene
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
La til en kolonne for mulig duplikat og markerte tre par
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22. desember, Acorn Education & Care 16. desember (rad 405 og 420, ikke ved siden av hverandre) og Virgin Media Business 9. desember: samme leverandør, samme beløp, samme dato, £5000 eller mer.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryLeverandør, dato, beløp og den nye kolonnen I for de seks markerte radene (gult), med rad 190 og Virgin Media-kreditnotaen i rad 853 til sammenligning. Endret ingen beløp, og lot to deler av forespørselen stå uferdige
Kolonnen summerer seg fortsatt til £20 034 704,27, og Summary-arket er som det var. De sju Excel-kommentarene og tabellen med markerte rader i Summary-arket ble ikke laget, og svaret sa det.
- Kolonnen Mulig duplikatseks rader markert
- Beløp, Summary-ark, diagramuendret
- Sju Excel-kommentarerikke laget
- Markerte rader i Summary-arketikke laget
Kontrollert ved å kjøre den samme testen selv
Samme leverandør, beløp og dato, £5000 eller mer, i kommunens fil.
Testen vår finner nøyaktig rad 191, 192, 405, 420, 838 og 840, de seks som er markert.
Ingen beløp endret. Filen har ingen kommentarer, og Summary-arket slutter fortsatt ved rad 30.
Filene
Filens opprinnelse: Telford & Wrekin Council, «Utgifter over £100», desember 2025, publisert etter Local Government Transparency Code. Inneholder offentlig sektorinformasjon lisensiert under Open Government Licence v3.0. Kommunen har ikke gjennomgått eller godkjent dette eksempelet.
Ta med ditt eget regneark
De fleste KI-verktøy gir deg tall du må lime inn igjen. jobber inni arbeidsboken din: den renser dataene uten å miste en rad, bygger oppsummeringer som formler du kan spore tilbake til betalingene, og markerer transaksjonene som er verdt å spørre om.
FORTSETT Å LESE
Les et annet utarbeidet eksempel

Regnskapsførere og revisorer
50 sider skannede fakturaer til et kontrollert AP-hovedbok

Bankfolk og konsulenter
Fra resultatmelding i PDF til Excel med formler og diagram

Bankfolk og konsulenter
Amerikansk solenergi-marked for drift og vedlikehold dimensjonert fra EIA-data, i samme arbeidsbok
Se alle 19 utarbeidede eksempler →Alle eksempler for Regnskapsførere og revisorer →