ESEMPIO PRATICO · CONTABILI E REVISORI

Pulire i dati di spesa di un consiglio, riepilogarli e verificare la presenza di duplicati

Un revisore interno ha scaricato la spesa pubblicata sopra le 100 £ del Telford & Wrekin Council per dicembre 2025: 3.161 pagamenti in un unico foglio, una riga di totale in fondo e spazi in più nei nomi dei fornitori. ha sistemato il foglio senza perdere una riga, ha aggiunto un foglio di riepilogo di formule e un grafico che corrispondono al totale del consiglio al centesimo e ha segnalato sei possibili pagamenti duplicati. Il foglio di riepilogo ha richiesto una seconda richiesta e i commenti Excel sulle righe segnalate non sono stati creati.

  • Nemmeno una riga persa3.161 pagamenti mantenuti nel loro ordine, note di credito comprese. Gli importi continuano a sommare il totale del consiglio stesso, 20.034.704,27 £.
  • Riepiloghi come formule, non numeri incollatiLa spesa per area e i primi dieci fornitori sono SOMMA.SE e CONTA.SE sul foglio dei dati, con un vero grafico Excel. Fai clic su una cella e risali alla fonte.
  • Test di revisione sulla stessa cartella di lavoroIl test sui duplicati è una colonna del foglio dei dati. Gli importi, il foglio di riepilogo e il grafico restano com’erano.

01 · RICHIESTA 1

ha sistemato il foglio e messo il riepilogo nel posto sbagliato

Il revisore

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Letto il foglio e trovate le sue tre trappole

    La riga 3163 è un SUBTOTALE senza etichetta dell’intera colonna, quindi una somma ingenua conta il mese due volte. Venti nomi di fornitori finiscono con uno spazio, perciò “British Gas Trading Ltd” compare come due fornitori. E la colonna della data contiene un’ora del giorno.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxprima
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Area, fornitore, data e importo di alcune righe (altre colonne nascoste). L'ultima riga gialla è il totale senza etichetta.
  2. Eliminata la riga di totale, rimossi gli spazi dai nomi e aggiunta una colonna Data

    Tutti i 3.161 pagamenti restano nell’ordine del download, comprese le 33 note di credito. La rimozione degli spazi porta 616 nomi di fornitori a 610. La colonna G contiene =INT(F2) e così via fino in fondo al foglio: la data senza l’ora.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxstesso file
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Il foglio pulito: nuova colonna Date G in verde, dati ora fino alla riga 3162.
  3. Calcolata la spesa per area, ma consegnata come CSV invece che come foglio di riepilogo

    I totali erano giusti. Sono arrivati come file separato accanto alla cartella di lavoro, non come il foglio richiesto, e la risposta ha detto che il foglio di riepilogo non era stato fatto.

    • foglio “Transparency Report”sistemato: riga di totale eliminata, nomi ripuliti, colonna Data aggiunta
    • Foglio di riepilogonon creati; è arrivato invece un CSV della spesa per area
  4. Controllato con il download

    Abbiamo confrontato il foglio consegnato con il file del consiglio, riga per riga.

    3.161 righe nello stesso ordine del download, nessun nome di fornitore con uno spazio in più, 33 importi negativi.

    Gli importi sommano 20.034.704,27 £, il subtotale del consiglio stesso.

XLSXConsegnato: la cartella di lavoro sistemata3.161 pagamenti con una colonna Data; ancora nessun foglio di riepilogo

02 · SOLLECITO

Avvisato che mancava il foglio di riepilogo, l’ha aggiunto come formule e grafico

Il revisore

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Aggiunto un foglio di riepilogo con le 11 aree, dalla più grande

    Ogni totale è una SOMMA.SE sul foglio dei dati, con un totale complessivo sotto. Più sotto, i primi dieci fornitori per spesa, ciascuno con un totale SOMMA.SE e un conteggio delle transazioni CONTA.SE. I numeri verdi sono formule; fai clic su uno per vederla.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxnuovo foglio
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummarynuovo
    Il foglio di riepilogo come consegnato.
  2. Disegnato un vero grafico a barre di Excel della spesa per area

    Il grafico legge la tabella di riepilogo, quindi si muove con le formule. Qui è disegnato di nuovo dai dati contenuti nel file consegnato.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxFoglio di riepilogo

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Il grafico nel foglio di riepilogo.
  3. Controllato con il download

    Abbiamo ricalcolato i totali per area e i primi dieci dal file del consiglio e confrontato.

    Tutte e undici le aree e tutti e dieci i fornitori corrispondono al centesimo; il totale complessivo è 20.034.704,27 £.

    I conteggi delle transazioni sono giusti: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXConsegnato: la cartella di lavoro con il suo foglio di riepilogoFormule SOMMA.SE e CONTA.SE, e il grafico

03 · RICHIESTA 2

Richiesto un test sui pagamenti duplicati, ha segnalato sei pagamenti e ha saltato i commenti

Il revisore

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Aggiunta una colonna Possibile duplicato e segnalate tre coppie

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS il 22 dicembre, Acorn Education & Care il 16 dicembre (righe 405 e 420, non adiacenti) e Virgin Media Business il 9 dicembre: stesso fornitore, stesso importo, stessa data, 5.000 £ o più.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxdopo
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Fornitore, data, importo e nuova colonna I per sei righe segnalate (gialle), con riga 190 e nota di credito Virgin Media in riga 853 per confronto.
  2. Non ha cambiato alcun importo e ha lasciato non fatte due parti della richiesta

    La colonna somma ancora 20.034.704,27 £ e il foglio di riepilogo è com’era. I sette commenti Excel e la tabella delle righe segnalate nel foglio di riepilogo non sono stati creati, e la risposta lo ha detto.

    • Colonna Possibile duplicatosei righe segnalate
    • Importi, foglio di riepilogo, graficoinvariato
    • Sette commenti Excelnon creati
    • Righe segnalate nel foglio di riepilogonon creati
  3. Controllato rieseguendo noi stessi lo stesso test

    Stesso fornitore, importo e data, 5.000 £ o più, sul file del consiglio.

    Il nostro test trova esattamente le righe 191, 192, 405, 420, 838 e 840, le sei segnalate.

    Nessun importo è cambiato. Il file non ha commenti e il foglio di riepilogo finisce ancora alla riga 30.

XLSXConsegnato: la cartella di lavoro con i duplicati segnalatila colonna Possibile duplicato; foglio di riepilogo e grafico come prima

I file

Da dove proviene il file: Telford & Wrekin Council, «Spese oltre £100», dicembre 2025, pubblicate secondo il codice di trasparenza locale. Contiene informazioni pubbliche sotto Open Government Licence v3.0. Il comune non ha esaminato né approvato l'esempio.

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