ESEMPIO PRATICO · CONTABILI E REVISORI
Pulire i dati di spesa di un consiglio, riepilogarli e verificare la presenza di duplicati
Un revisore interno ha scaricato la spesa pubblicata sopra le 100 £ del Telford & Wrekin Council per dicembre 2025: 3.161 pagamenti in un unico foglio, una riga di totale in fondo e spazi in più nei nomi dei fornitori. ha sistemato il foglio senza perdere una riga, ha aggiunto un foglio di riepilogo di formule e un grafico che corrispondono al totale del consiglio al centesimo e ha segnalato sei possibili pagamenti duplicati. Il foglio di riepilogo ha richiesto una seconda richiesta e i commenti Excel sulle righe segnalate non sono stati creati.
1Legge il file caricato: 3.161 pagamenti e una riga di totale in fondo
- Nemmeno una riga persa3.161 pagamenti mantenuti nel loro ordine, note di credito comprese. Gli importi continuano a sommare il totale del consiglio stesso, 20.034.704,27 £.
- Riepiloghi come formule, non numeri incollatiLa spesa per area e i primi dieci fornitori sono SOMMA.SE e CONTA.SE sul foglio dei dati, con un vero grafico Excel. Fai clic su una cella e risali alla fonte.
- Test di revisione sulla stessa cartella di lavoroIl test sui duplicati è una colonna del foglio dei dati. Gli importi, il foglio di riepilogo e il grafico restano com’erano.
01 · RICHIESTA 1
ha sistemato il foglio e messo il riepilogo nel posto sbagliato
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Letto il foglio e trovate le sue tre trappole
La riga 3163 è un SUBTOTALE senza etichetta dell’intera colonna, quindi una somma ingenua conta il mese due volte. Venti nomi di fornitori finiscono con uno spazio, perciò “British Gas Trading Ltd” compare come due fornitori. E la colonna della data contiene un’ora del giorno.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportArea, fornitore, data e importo di alcune righe (altre colonne nascoste). L'ultima riga gialla è il totale senza etichetta. Eliminata la riga di totale, rimossi gli spazi dai nomi e aggiunta una colonna Data
Tutti i 3.161 pagamenti restano nell’ordine del download, comprese le 33 note di credito. La rimozione degli spazi porta 616 nomi di fornitori a 610. La colonna G contiene =INT(F2) e così via fino in fondo al foglio: la data senza l’ora.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportIl foglio pulito: nuova colonna Date G in verde, dati ora fino alla riga 3162. Calcolata la spesa per area, ma consegnata come CSV invece che come foglio di riepilogo
I totali erano giusti. Sono arrivati come file separato accanto alla cartella di lavoro, non come il foglio richiesto, e la risposta ha detto che il foglio di riepilogo non era stato fatto.
- foglio “Transparency Report”sistemato: riga di totale eliminata, nomi ripuliti, colonna Data aggiunta
- Foglio di riepilogonon creati; è arrivato invece un CSV della spesa per area
Controllato con il download
Abbiamo confrontato il foglio consegnato con il file del consiglio, riga per riga.
3.161 righe nello stesso ordine del download, nessun nome di fornitore con uno spazio in più, 33 importi negativi.
Gli importi sommano 20.034.704,27 £, il subtotale del consiglio stesso.
02 · SOLLECITO
Avvisato che mancava il foglio di riepilogo, l’ha aggiunto come formule e grafico
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Aggiunto un foglio di riepilogo con le 11 aree, dalla più grande
Ogni totale è una SOMMA.SE sul foglio dei dati, con un totale complessivo sotto. Più sotto, i primi dieci fornitori per spesa, ciascuno con un totale SOMMA.SE e un conteggio delle transazioni CONTA.SE. I numeri verdi sono formule; fai clic su uno per vederla.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummarynuovoIl foglio di riepilogo come consegnato. Disegnato un vero grafico a barre di Excel della spesa per area
Il grafico legge la tabella di riepilogo, quindi si muove con le formule. Qui è disegnato di nuovo dai dati contenuti nel file consegnato.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsIl grafico nel foglio di riepilogo. Controllato con il download
Abbiamo ricalcolato i totali per area e i primi dieci dal file del consiglio e confrontato.
Tutte e undici le aree e tutti e dieci i fornitori corrispondono al centesimo; il totale complessivo è 20.034.704,27 £.
I conteggi delle transazioni sono giusti: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · RICHIESTA 2
Richiesto un test sui pagamenti duplicati, ha segnalato sei pagamenti e ha saltato i commenti
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Aggiunta una colonna Possibile duplicato e segnalate tre coppie
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS il 22 dicembre, Acorn Education & Care il 16 dicembre (righe 405 e 420, non adiacenti) e Virgin Media Business il 9 dicembre: stesso fornitore, stesso importo, stessa data, 5.000 £ o più.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryFornitore, data, importo e nuova colonna I per sei righe segnalate (gialle), con riga 190 e nota di credito Virgin Media in riga 853 per confronto. Non ha cambiato alcun importo e ha lasciato non fatte due parti della richiesta
La colonna somma ancora 20.034.704,27 £ e il foglio di riepilogo è com’era. I sette commenti Excel e la tabella delle righe segnalate nel foglio di riepilogo non sono stati creati, e la risposta lo ha detto.
- Colonna Possibile duplicatosei righe segnalate
- Importi, foglio di riepilogo, graficoinvariato
- Sette commenti Excelnon creati
- Righe segnalate nel foglio di riepilogonon creati
Controllato rieseguendo noi stessi lo stesso test
Stesso fornitore, importo e data, 5.000 £ o più, sul file del consiglio.
Il nostro test trova esattamente le righe 191, 192, 405, 420, 838 e 840, le sei segnalate.
Nessun importo è cambiato. Il file non ha commenti e il foglio di riepilogo finisce ancora alla riga 30.
I file
Da dove proviene il file: Telford & Wrekin Council, «Spese oltre £100», dicembre 2025, pubblicate secondo il codice di trasparenza locale. Contiene informazioni pubbliche sotto Open Government Licence v3.0. Il comune non ha esaminato né approvato l'esempio.
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