TYÖESIMERKKI · KIRJANPITÄJÄT JA TILINTARKASTAJAT
Siivoa kunnan menudata, tee siitä yhteenveto ja testaa kaksoismaksut
Sisäinen tarkastaja latasi Telford & Wrekin Councilin julkaisemat yli 100 punnan menot joulukuulta 2025: 3 161 maksua yhdessä taulukossa, loppusummarivi alareunassa ja ylimääräisiä välilyöntejä toimittajien nimissä. siisti taulukon menettämättä yhtään riviä, lisäsi Summary-taulukon kaavoineen ja kaavion, jotka täsmäävät kunnan loppusummaan penniin asti, ja merkitsi kuusi mahdollista kaksoismaksua. Summary-taulukko vaati toisen pyynnön, eikä merkittyjen rivien Excel-kommentteja tehty.
1Lukee ladatun tiedoston: 3 161 maksua ja loppusummarivi alareunassa
- Yhtään riviä ei kadonnut3 161 maksua alkuperäisessä järjestyksessä, hyvityslaskut mukaan lukien. Summat vastaavat edelleen kunnan omaa kokonaissummaa, 20 034 704,27 puntaa.
- Yhteenvedot kaavoina, ei liimattuina lukuinaMenot alueittain ja kymmenen suurinta toimittajaa ovat SUMIF- ja COUNTIF-kaavoja dataa sisältävän taulukon yli, mukana oikea Excel-kaavio. Napsauta solua ja jäljitä se takaisin.
- Tarkastustestit samassa työkirjassaKaksoismaksutesti on sarake dataa sisältävässä taulukossa. Summat, Summary-taulukko ja kaavio pysyvät ennallaan.
01 · PYYNTÖ 1
siisti taulukon ja laittoi yhteenvedon väärään paikkaan
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Luki taulukon ja löysi sen kolme sudenkuoppaa
Rivi 3163 on nimeämätön koko sarakkeen SUBTOTAL, joten ehdoton summa laskee kuukauden kahteen kertaan. Kaksikymmentä toimittajan nimeä päättyy välilyöntiin, joten ”British Gas Trading Ltd” näkyy kahtena toimittajana. Ja päiväyssarakkeessa on kellonaika.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportMuutamien rivien alue, toimittaja, päivämäärä ja summa (muut sarakkeet piilotettu). Viimeinen rivi keltaisena on nimeämätön kokonaissumma. Poisti loppusummarivin, siisti nimet ja lisäsi Date-sarakkeen
Kaikki 3 161 maksua pysyvät latauksen järjestyksessä, myös 33 hyvityslaskua. Siistiminen pudottaa 616 toimittajan nimeä 610:een. Sarakkeessa G on =INT(F2) ja niin edelleen alaspäin: päivämäärä ilman kellonaikaa.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportSiistitty taulukko: uusi Date-sarake G vihreänä, ja data päättyy nyt riville 3162. Laski menot alueittain, mutta toimitti ne CSV-tiedostona Summary-taulukon sijaan
Summat olivat oikein. Ne tulivat takaisin erillisenä tiedostona työkirjan viereen, eivät pyydettynä taulukkona, ja vastaus kertoi, ettei Summary-taulukkoa tehty.
- Transparency Report -taulukkosiistitty: loppusummarivi poistettu, nimet siistitty, Date-sarake lisätty
- Summary-taulukkoei tehty; tilalle tuli CSV menoista alueittain
Tarkistettu latausta vasten
Vertasimme toimitettua taulukkoa kunnan tiedostoon rivi riviltä.
3 161 riviä samassa järjestyksessä kuin latauksessa, ei toimittajan nimeä, jossa on ylimääräinen välilyönti, 33 negatiivista summaa.
Summat täsmäävät lukuun 20 034 704,27 puntaa, kunnan omaan välisummaan.
02 · JATKOKYSYMYS
Kun kerrottiin, että Summary-taulukko puuttui, lisäsi sen kaavoina ja kaaviona
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Lisäsi Summary-taulukon 11 alueesta, suurin ensin
Jokainen summa on SUMIF-kaava dataa sisältävän taulukon yli, ja niiden alla on loppusumma. Sen alla ovat kymmenen suurinta toimittajaa menojen mukaan, kullakin SUMIF-summa ja COUNTIF-tapahtumamäärä. Vihreät luvut ovat kaavoja; napsauta yhtä nähdäksesi sen.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummaryuusiSummary-taulukko sellaisena kuin se toimitettiin. Piirsi oikean Excel-pylväskaavion menoista alueittain
Kaavio lukee Summary-taulukkoa, joten se liikkuu kaavojen mukana. Se on piirretty tässä uudelleen toimitetun tiedoston sisällä olevasta datasta.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsSummary-taulukon kaavio. Tarkistettu latausta vasten
Laskimme alueiden summat ja kymmenen suurinta toimittajaa uudelleen kunnan tiedostosta ja vertasimme.
Kaikki yksitoista aluetta ja kaikki kymmenen toimittajaa täsmäävät penniin asti; loppusumma on 20 034 704,27 puntaa.
Tapahtumamäärät ovat oikein: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · PYYNTÖ 2
Kun pyydettiin kaksoismaksutestiä, merkitsi kuusi maksua ja jätti kommentit tekemättä
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Lisäsi Possible duplicate -sarakkeen ja merkitsi kolme paria
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22. joulukuuta, Acorn Education & Care 16. joulukuuta (rivit 405 ja 420, eivät vierekkäin) ja Virgin Media Business 9. joulukuuta: sama toimittaja, sama summa, sama päivä, 5 000 puntaa tai enemmän.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryToimittaja, päivämäärä, summa ja uusi sarake I kuudelle merkitylle riville (keltaisella), vertailuna rivi 190 ja Virgin Median hyvityslasku rivillä 853. Ei muuttanut yhtään summaa ja jätti kaksi pyynnön osaa tekemättä
Sarake summautuu edelleen lukuun 20 034 704,27 puntaa, ja Summary-taulukko on ennallaan. Seitsemää Excel-kommenttia ja merkittyjen rivien taulukkoa Summary-taulukossa ei tehty, ja vastaus kertoi sen.
- Possible duplicate -sarakekuusi riviä merkitty
- Summat, Summary-taulukko, kaavioennallaan
- Seitsemän Excel-kommenttiaei tehty
- Merkityt rivit Summary-taulukossaei tehty
Tarkistettu ajamalla sama testi itse
Sama toimittaja, summa ja päivä, 5 000 puntaa tai enemmän, kunnan tiedostossa.
Testimme löytää täsmälleen rivit 191, 192, 405, 420, 838 ja 840, eli ne kuusi, jotka on merkitty.
Yhtään summaa ei muutettu. Tiedostossa ei ole kommentteja, ja Summary-taulukko päättyy edelleen riviin 30.
Tiedostot
Tiedoston alkuperä: Telford & Wrekin Council, “Expenditure over £100”, joulukuu 2025, julkaistu paikallishallinnon avoimuusohjeen mukaisesti. Sisältää julkisen sektorin tietoa, joka on lisensoitu Open Government Licence v3.0 -lisenssillä. Kunta ei ole tarkistanut tai hyväksynyt tätä esimerkkiä.
Tuo oma taulukkosi
Useimmat tekoälytyökalut antavat lukuja, jotka sinun pitää liittää itse takaisin. toimii työkirjasi sisällä: se siivoaa datan menettämättä yhtään riviä, rakentaa yhteenvedot kaavoina, jotka voi jäljittää maksuihin, ja merkitsee tapahtumat, joista kannattaa kysyä.
JATKA LUKEMISTA
Lue toinen käytännön esimerkki

Tilintarkastajat ja kirjanpitäjät
50 sivua skannattuja laskuja tarkistetuksi AP-pääkirjaksi

Pankkiirit ja konsultit
Tulosjulkistuksen PDF Exceliin, mukana vuosivertailukaavat ja kaavio

Pankkiirit ja konsultit
USA:n aurinkoenergian O&M-markkina EIA:n tietojen pohjalta samassa työkirjassa
Näytä kaikki 19 käytännön esimerkkiä →Kaikki esimerkit: Tilintarkastajat ja kirjanpitäjät →