TYÖESIMERKKI · KIRJANPITÄJÄT JA TILINTARKASTAJAT

Siivoa kunnan menudata, tee siitä yhteenveto ja testaa kaksoismaksut

Sisäinen tarkastaja latasi Telford & Wrekin Councilin julkaisemat yli 100 punnan menot joulukuulta 2025: 3 161 maksua yhdessä taulukossa, loppusummarivi alareunassa ja ylimääräisiä välilyöntejä toimittajien nimissä. siisti taulukon menettämättä yhtään riviä, lisäsi Summary-taulukon kaavoineen ja kaavion, jotka täsmäävät kunnan loppusummaan penniin asti, ja merkitsi kuusi mahdollista kaksoismaksua. Summary-taulukko vaati toisen pyynnön, eikä merkittyjen rivien Excel-kommentteja tehty.

  • Yhtään riviä ei kadonnut3 161 maksua alkuperäisessä järjestyksessä, hyvityslaskut mukaan lukien. Summat vastaavat edelleen kunnan omaa kokonaissummaa, 20 034 704,27 puntaa.
  • Yhteenvedot kaavoina, ei liimattuina lukuinaMenot alueittain ja kymmenen suurinta toimittajaa ovat SUMIF- ja COUNTIF-kaavoja dataa sisältävän taulukon yli, mukana oikea Excel-kaavio. Napsauta solua ja jäljitä se takaisin.
  • Tarkastustestit samassa työkirjassaKaksoismaksutesti on sarake dataa sisältävässä taulukossa. Summat, Summary-taulukko ja kaavio pysyvät ennallaan.

01 · PYYNTÖ 1

siisti taulukon ja laittoi yhteenvedon väärään paikkaan

Tarkastaja

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Luki taulukon ja löysi sen kolme sudenkuoppaa

    Rivi 3163 on nimeämätön koko sarakkeen SUBTOTAL, joten ehdoton summa laskee kuukauden kahteen kertaan. Kaksikymmentä toimittajan nimeä päättyy välilyöntiin, joten ”British Gas Trading Ltd” näkyy kahtena toimittajana. Ja päiväyssarakkeessa on kellonaika.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxennen
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Muutamien rivien alue, toimittaja, päivämäärä ja summa (muut sarakkeet piilotettu). Viimeinen rivi keltaisena on nimeämätön kokonaissumma.
  2. Poisti loppusummarivin, siisti nimet ja lisäsi Date-sarakkeen

    Kaikki 3 161 maksua pysyvät latauksen järjestyksessä, myös 33 hyvityslaskua. Siistiminen pudottaa 616 toimittajan nimeä 610:een. Sarakkeessa G on =INT(F2) ja niin edelleen alaspäin: päivämäärä ilman kellonaikaa.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxsama tiedosto
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Siistitty taulukko: uusi Date-sarake G vihreänä, ja data päättyy nyt riville 3162.
  3. Laski menot alueittain, mutta toimitti ne CSV-tiedostona Summary-taulukon sijaan

    Summat olivat oikein. Ne tulivat takaisin erillisenä tiedostona työkirjan viereen, eivät pyydettynä taulukkona, ja vastaus kertoi, ettei Summary-taulukkoa tehty.

    • Transparency Report -taulukkosiistitty: loppusummarivi poistettu, nimet siistitty, Date-sarake lisätty
    • Summary-taulukkoei tehty; tilalle tuli CSV menoista alueittain
  4. Tarkistettu latausta vasten

    Vertasimme toimitettua taulukkoa kunnan tiedostoon rivi riviltä.

    3 161 riviä samassa järjestyksessä kuin latauksessa, ei toimittajan nimeä, jossa on ylimääräinen välilyönti, 33 negatiivista summaa.

    Summat täsmäävät lukuun 20 034 704,27 puntaa, kunnan omaan välisummaan.

XLSXToimitettu: siistitty työkirja3 161 maksua ja Date-sarake; Summary-taulukkoa ei vielä ole

02 · JATKOKYSYMYS

Kun kerrottiin, että Summary-taulukko puuttui, lisäsi sen kaavoina ja kaaviona

Tarkastaja

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Lisäsi Summary-taulukon 11 alueesta, suurin ensin

    Jokainen summa on SUMIF-kaava dataa sisältävän taulukon yli, ja niiden alla on loppusumma. Sen alla ovat kymmenen suurinta toimittajaa menojen mukaan, kullakin SUMIF-summa ja COUNTIF-tapahtumamäärä. Vihreät luvut ovat kaavoja; napsauta yhtä nähdäksesi sen.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxuusi lehti
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryuusi
    Summary-taulukko sellaisena kuin se toimitettiin.
  2. Piirsi oikean Excel-pylväskaavion menoista alueittain

    Kaavio lukee Summary-taulukkoa, joten se liikkuu kaavojen mukana. Se on piirretty tässä uudelleen toimitetun tiedoston sisällä olevasta datasta.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxSummary-taulukko

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Summary-taulukon kaavio.
  3. Tarkistettu latausta vasten

    Laskimme alueiden summat ja kymmenen suurinta toimittajaa uudelleen kunnan tiedostosta ja vertasimme.

    Kaikki yksitoista aluetta ja kaikki kymmenen toimittajaa täsmäävät penniin asti; loppusumma on 20 034 704,27 puntaa.

    Tapahtumamäärät ovat oikein: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXToimitettu: työkirja ja sen Summary-taulukkoSUMIF- ja COUNTIF-kaavat sekä kaavio

03 · PYYNTÖ 2

Kun pyydettiin kaksoismaksutestiä, merkitsi kuusi maksua ja jätti kommentit tekemättä

Tarkastaja

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Lisäsi Possible duplicate -sarakkeen ja merkitsi kolme paria

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22. joulukuuta, Acorn Education & Care 16. joulukuuta (rivit 405 ja 420, eivät vierekkäin) ja Virgin Media Business 9. joulukuuta: sama toimittaja, sama summa, sama päivä, 5 000 puntaa tai enemmän.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxjälkeen
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Toimittaja, päivämäärä, summa ja uusi sarake I kuudelle merkitylle riville (keltaisella), vertailuna rivi 190 ja Virgin Median hyvityslasku rivillä 853.
  2. Ei muuttanut yhtään summaa ja jätti kaksi pyynnön osaa tekemättä

    Sarake summautuu edelleen lukuun 20 034 704,27 puntaa, ja Summary-taulukko on ennallaan. Seitsemää Excel-kommenttia ja merkittyjen rivien taulukkoa Summary-taulukossa ei tehty, ja vastaus kertoi sen.

    • Possible duplicate -sarakekuusi riviä merkitty
    • Summat, Summary-taulukko, kaavioennallaan
    • Seitsemän Excel-kommenttiaei tehty
    • Merkityt rivit Summary-taulukossaei tehty
  3. Tarkistettu ajamalla sama testi itse

    Sama toimittaja, summa ja päivä, 5 000 puntaa tai enemmän, kunnan tiedostossa.

    Testimme löytää täsmälleen rivit 191, 192, 405, 420, 838 ja 840, eli ne kuusi, jotka on merkitty.

    Yhtään summaa ei muutettu. Tiedostossa ei ole kommentteja, ja Summary-taulukko päättyy edelleen riviin 30.

XLSXToimitettu: työkirja kaksoismaksumerkinnöilläPossible duplicate -sarake; Summary-taulukko ja kaavio ennallaan

Tiedostot

Tiedoston alkuperä: Telford & Wrekin Council, “Expenditure over £100”, joulukuu 2025, julkaistu paikallishallinnon avoimuusohjeen mukaisesti. Sisältää julkisen sektorin tietoa, joka on lisensoitu Open Government Licence v3.0 -lisenssillä. Kunta ei ole tarkistanut tai hyväksynyt tätä esimerkkiä.

Tuo oma taulukkosi

Useimmat tekoälytyökalut antavat lukuja, jotka sinun pitää liittää itse takaisin. toimii työkirjasi sisällä: se siivoaa datan menettämättä yhtään riviä, rakentaa yhteenvedot kaavoina, jotka voi jäljittää maksuihin, ja merkitsee tapahtumat, joista kannattaa kysyä.

JATKA LUKEMISTA

Lue toinen käytännön esimerkki

Näytä kaikki 19 käytännön esimerkkiä Kaikki esimerkit: Tilintarkastajat ja kirjanpitäjät