ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ · ΛΟΓΙΣΤΕΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΚΤΕΣ

Καθαρίστε τα δεδομένα δαπανών ενός δήμου, συνοψίστε τα και ελέγξτε τα για διπλότυπα

Ένας εσωτερικός ελεγκτής κατέβασε τις δημοσιευμένες δαπάνες άνω των £100 του Telford & Wrekin Council για τον Δεκέμβριο 2025: 3.161 πληρωμές σε ένα φύλλο, μια γραμμή συνόλου στο τέλος και περιττά κενά στα ονόματα προμηθευτών. Το τακτοποίησε το φύλλο χωρίς να χάσει καμία γραμμή, πρόσθεσε ένα φύλλο Σύνοψη με τύπους και ένα γράφημα που ταιριάζουν στο λεπτό με το σύνολο του δήμου, και επισήμανε έξι πιθανές διπλές πληρωμές. Το φύλλο Σύνοψη χρειάστηκε δεύτερο αίτημα και τα σχόλια του Excel στις επισημασμένες γραμμές δεν δημιουργήθηκαν.

  • Ούτε μία γραμμή δεν χάθηκε3.161 πληρωμές στην ίδια σειρά, με τις πιστωτικές σημειώσεις. Τα ποσά εξακολουθούν να αθροίζονται στο σύνολο του ίδιου του δήμου, £20.034.704,27.
  • Συνόψεις ως τύποι, όχι επικολλημένοι αριθμοίΟι δαπάνες ανά περιοχή και οι δέκα κορυφαίοι προμηθευτές είναι SUMIF και COUNTIF πάνω στο φύλλο δεδομένων, με πραγματικό γράφημα Excel. Κάντε κλικ σε ένα κελί και ανιχνεύστε την προέλευσή του.
  • Έλεγχοι ελεγκτή στο ίδιο βιβλίο εργασίαςΟ έλεγχος διπλότυπων είναι μια στήλη στο φύλλο δεδομένων. Τα ποσά, το φύλλο Σύνοψη και το γράφημα μένουν όπως ήταν.

01 · ΑΙΤΗΜΑ 1

Το τακτοποίησε το φύλλο και έβαλε τη σύνοψη σε λάθος μέρος

Ο ελεγκτής

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. Διάβασε το φύλλο και βρήκε τις τρεις παγίδες του

    Η γραμμή 3163 είναι ένα αχαρακτήριστο SUBTOTAL ολόκληρης της στήλης, οπότε ένα απλό άθροισμα μετράει τον μήνα δύο φορές. Είκοσι ονόματα προμηθευτών τελειώνουν με κενό, έτσι η «British Gas Trading Ltd» εμφανίζεται ως δύο προμηθευτές. Και η στήλη ημερομηνίας περιέχει ώρα της ημέρας.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxπριν
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    Τομέας, προμηθευτής, ημερομηνία και ποσό μερικών γραμμών (άλλες στήλες κρυφές). Η τελευταία κίτρινη γραμμή είναι το σύνολο χωρίς ετικέτα.
  2. Διέγραψε τη γραμμή συνόλου, έκοψε τα κενά στα ονόματα και πρόσθεσε στήλη Ημερομηνία

    Και οι 3.161 πληρωμές παραμένουν με τη σειρά της λήψης, με τις 33 πιστωτικές σημειώσεις. Το κόψιμο των κενών μειώνει τα ονόματα προμηθευτών από 616 σε 610. Η στήλη G περιέχει =INT(F2) και ούτω καθεξής σε όλο το φύλλο: η ημερομηνία χωρίς την ώρα.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxίδιο αρχείο
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    Το καθαρισμένο φύλλο: νέα στήλη Date G πράσινη, τα δεδομένα τελειώνουν στη γραμμή 3162.
  3. Υπολόγισε τις δαπάνες ανά περιοχή, αλλά τις παρέδωσε ως CSV αντί για φύλλο Σύνοψη

    Τα σύνολα ήταν σωστά. Επέστρεψαν ως ξεχωριστό αρχείο δίπλα στο βιβλίο εργασίας, όχι ως το φύλλο που ζήτησε το αίτημα, και η απάντηση είπε ότι το φύλλο Σύνοψη δεν έγινε.

    • Φύλλο Transparency Reportτακτοποιήθηκε: η γραμμή συνόλου αφαιρέθηκε, τα ονόματα κόπηκαν, προστέθηκε στήλη Ημερομηνία
    • Φύλλο σύνοψηςδεν δημιουργήθηκε· στη θέση του δόθηκε ένα CSV με τις δαπάνες ανά περιοχή
  4. Έλεγχος με βάση τη λήψη

    Συγκρίναμε το φύλλο που παραδόθηκε με το αρχείο του δήμου γραμμή προς γραμμή.

    3.161 γραμμές στην ίδια σειρά με τη λήψη, κανένα όνομα προμηθευτή με περιττό κενό, 33 αρνητικά ποσά.

    Τα ποσά αθροίζονται σε £20.034.704,27, το δικό του υποσύνολο του δήμου.

XLSXΠαραδόθηκε: το τακτοποιημένο βιβλίο εργασίας3.161 πληρωμές με στήλη Ημερομηνία· δεν υπάρχει ακόμη φύλλο Σύνοψη

02 · ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟ ΑΙΤΗΜΑ

Όταν του είπαν ότι λείπει το φύλλο Σύνοψη, το το πρόσθεσε ως τύπους και γράφημα

Ο ελεγκτής

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. Προστέθηκε φύλλο Σύνοψη με τις 11 περιοχές, πρώτη η μεγαλύτερη

    Κάθε σύνολο είναι ένα SUMIF πάνω στο φύλλο δεδομένων, με ένα γενικό σύνολο από κάτω. Παρακάτω, οι δέκα κορυφαίοι προμηθευτές ανά δαπάνη, ο καθένας με σύνολο SUMIF και πλήθος συναλλαγών COUNTIF. Οι πράσινοι αριθμοί είναι τύποι· κάντε κλικ σε έναν για να τον δείτε.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxνέο φύλλο
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryνέο
    Το φύλλο Σύνοψη όπως παραδόθηκε.
  2. Σχεδίασε ένα πραγματικό ραβδογράφημα Excel των δαπανών ανά περιοχή

    Το γράφημα διαβάζει τον πίνακα Σύνοψη, οπότε κινείται μαζί με τους τύπους. Εδώ σχεδιάζεται ξανά από τα δεδομένα μέσα στο αρχείο που παραδόθηκε.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxΦύλλο σύνοψης

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Το γράφημα στο φύλλο Σύνοψη.
  3. Έλεγχος με βάση τη λήψη

    Υπολογίσαμε ξανά τα σύνολα ανά περιοχή και τους δέκα κορυφαίους από το αρχείο του δήμου και συγκρίναμε.

    Και οι έντεκα περιοχές και οι δέκα προμηθευτές ταιριάζουν στο λεπτό· το γενικό σύνολο είναι £20.034.704,27.

    Τα πλήθη συναλλαγών είναι σωστά: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.

XLSXΠαραδόθηκε: το βιβλίο εργασίας με το φύλλο ΣύνοψηΤύποι SUMIF και COUNTIF, και το γράφημα

03 · ΑΙΤΗΜΑ 2

Όταν του ζητήθηκε έλεγχος διπλών πληρωμών, το επισήμανε έξι πληρωμές και παρέλειψε τα σχόλια

Ο ελεγκτής

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Προστέθηκε στήλη Πιθανό διπλότυπο και επισημάνθηκαν τρία ζεύγη

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS στις 22 Δεκεμβρίου, Acorn Education & Care στις 16 Δεκεμβρίου (γραμμές 405 και 420, όχι διαδοχικές) και Virgin Media Business στις 9 Δεκεμβρίου: ίδιος προμηθευτής, ίδιο ποσό, ίδια ημερομηνία, £5.000 ή περισσότερο.

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxμετά
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    Προμηθευτής, ημερομηνία, ποσό και νέα στήλη I στις έξι επισημασμένες γραμμές (κίτρινες), με γραμμή 190 και πιστωτικό Virgin Media στη 853 για σύγκριση.
  2. Δεν άλλαξε κανένα ποσό και άφησε ανεκτέλεστα δύο μέρη του αιτήματος

    Η στήλη εξακολουθεί να αθροίζεται σε £20.034.704,27 και το φύλλο Σύνοψη είναι όπως ήταν. Τα επτά σχόλια Excel και ο πίνακας με τις επισημασμένες γραμμές στο φύλλο Σύνοψη δεν δημιουργήθηκαν, και η απάντηση το είπε.

    • Στήλη Πιθανό διπλότυποέξι γραμμές επισημασμένες
    • Ποσά, φύλλο Σύνοψη, γράφημααμετάβλητο
    • Επτά σχόλια Excelδεν δημιουργήθηκε
    • Επισημασμένες γραμμές στο φύλλο Σύνοψηδεν δημιουργήθηκε
  3. Έλεγχος εκτελώντας εμείς οι ίδιοι την ίδια δοκιμή

    Ίδιος προμηθευτής, ποσό και ημερομηνία, £5.000 ή περισσότερο, στο αρχείο του δήμου.

    Ο δικός μας έλεγχος βρίσκει ακριβώς τις γραμμές 191, 192, 405, 420, 838 και 840, τις έξι που είναι επισημασμένες.

    Κανένα ποσό δεν άλλαξε. Το αρχείο δεν έχει σχόλια και το φύλλο Σύνοψη εξακολουθεί να τελειώνει στη γραμμή 30.

XLSXΠαραδόθηκε: το βιβλίο εργασίας με τις επισημάνσεις διπλότυπωνη στήλη Πιθανό διπλότυπο· φύλλο Σύνοψη και γράφημα όπως πριν

Τα αρχεία

Από πού προέρχεται το αρχείο: Telford & Wrekin Council, «Δαπάνες άνω των £100», Δεκέμβριος 2025, βάσει Κώδικα Διαφάνειας Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Περιέχει δημόσιες πληροφορίες με Open Government Licence v3.0. Ο δήμος δεν εξέτασε ούτε ενέκρινε το παράδειγμα.

Φέρτε το δικό σας υπολογιστικό φύλλο

Τα περισσότερα εργαλεία AI σάς δίνουν αριθμούς για να τους επικολλήσετε πίσω. Το δουλεύει μέσα στο βιβλίο εργασίας σας: καθαρίζει τα δεδομένα χωρίς να χάσει γραμμή, φτιάχνει συνόψεις ως τύπους που μπορείτε να ανιχνεύσετε μέχρι τις πληρωμές και επισημαίνει τις συναλλαγές που αξίζει να ελεγχθούν.

ΣΥΝΕΧΙΣΤΕ ΤΗΝ ΑΝΑΓΝΩΣΗ

Διαβάστε άλλο ένα πρακτικό παράδειγμα

Δείτε και τα 19 πρακτικά παραδείγματα Όλα τα παραδείγματα για Λογιστές & ελεγκτές