ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ · ΛΟΓΙΣΤΕΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΚΤΕΣ
Καθαρίστε τα δεδομένα δαπανών ενός δήμου, συνοψίστε τα και ελέγξτε τα για διπλότυπα
Ένας εσωτερικός ελεγκτής κατέβασε τις δημοσιευμένες δαπάνες άνω των £100 του Telford & Wrekin Council για τον Δεκέμβριο 2025: 3.161 πληρωμές σε ένα φύλλο, μια γραμμή συνόλου στο τέλος και περιττά κενά στα ονόματα προμηθευτών. Το τακτοποίησε το φύλλο χωρίς να χάσει καμία γραμμή, πρόσθεσε ένα φύλλο Σύνοψη με τύπους και ένα γράφημα που ταιριάζουν στο λεπτό με το σύνολο του δήμου, και επισήμανε έξι πιθανές διπλές πληρωμές. Το φύλλο Σύνοψη χρειάστηκε δεύτερο αίτημα και τα σχόλια του Excel στις επισημασμένες γραμμές δεν δημιουργήθηκαν.
1Διαβάζει το αρχείο που ανέβηκε: 3.161 πληρωμές και μια γραμμή συνόλου στο τέλος
- Ούτε μία γραμμή δεν χάθηκε3.161 πληρωμές στην ίδια σειρά, με τις πιστωτικές σημειώσεις. Τα ποσά εξακολουθούν να αθροίζονται στο σύνολο του ίδιου του δήμου, £20.034.704,27.
- Συνόψεις ως τύποι, όχι επικολλημένοι αριθμοίΟι δαπάνες ανά περιοχή και οι δέκα κορυφαίοι προμηθευτές είναι SUMIF και COUNTIF πάνω στο φύλλο δεδομένων, με πραγματικό γράφημα Excel. Κάντε κλικ σε ένα κελί και ανιχνεύστε την προέλευσή του.
- Έλεγχοι ελεγκτή στο ίδιο βιβλίο εργασίαςΟ έλεγχος διπλότυπων είναι μια στήλη στο φύλλο δεδομένων. Τα ποσά, το φύλλο Σύνοψη και το γράφημα μένουν όπως ήταν.
01 · ΑΙΤΗΜΑ 1
Το τακτοποίησε το φύλλο και έβαλε τη σύνοψη σε λάθος μέρος
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
Διάβασε το φύλλο και βρήκε τις τρεις παγίδες του
Η γραμμή 3163 είναι ένα αχαρακτήριστο SUBTOTAL ολόκληρης της στήλης, οπότε ένα απλό άθροισμα μετράει τον μήνα δύο φορές. Είκοσι ονόματα προμηθευτών τελειώνουν με κενό, έτσι η «British Gas Trading Ltd» εμφανίζεται ως δύο προμηθευτές. Και η στήλη ημερομηνίας περιέχει ώρα της ημέρας.
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency ReportΤομέας, προμηθευτής, ημερομηνία και ποσό μερικών γραμμών (άλλες στήλες κρυφές). Η τελευταία κίτρινη γραμμή είναι το σύνολο χωρίς ετικέτα. Διέγραψε τη γραμμή συνόλου, έκοψε τα κενά στα ονόματα και πρόσθεσε στήλη Ημερομηνία
Και οι 3.161 πληρωμές παραμένουν με τη σειρά της λήψης, με τις 33 πιστωτικές σημειώσεις. Το κόψιμο των κενών μειώνει τα ονόματα προμηθευτών από 616 σε 610. Η στήλη G περιέχει =INT(F2) και ούτω καθεξής σε όλο το φύλλο: η ημερομηνία χωρίς την ώρα.
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency ReportΤο καθαρισμένο φύλλο: νέα στήλη Date G πράσινη, τα δεδομένα τελειώνουν στη γραμμή 3162. Υπολόγισε τις δαπάνες ανά περιοχή, αλλά τις παρέδωσε ως CSV αντί για φύλλο Σύνοψη
Τα σύνολα ήταν σωστά. Επέστρεψαν ως ξεχωριστό αρχείο δίπλα στο βιβλίο εργασίας, όχι ως το φύλλο που ζήτησε το αίτημα, και η απάντηση είπε ότι το φύλλο Σύνοψη δεν έγινε.
- Φύλλο Transparency Reportτακτοποιήθηκε: η γραμμή συνόλου αφαιρέθηκε, τα ονόματα κόπηκαν, προστέθηκε στήλη Ημερομηνία
- Φύλλο σύνοψηςδεν δημιουργήθηκε· στη θέση του δόθηκε ένα CSV με τις δαπάνες ανά περιοχή
Έλεγχος με βάση τη λήψη
Συγκρίναμε το φύλλο που παραδόθηκε με το αρχείο του δήμου γραμμή προς γραμμή.
3.161 γραμμές στην ίδια σειρά με τη λήψη, κανένα όνομα προμηθευτή με περιττό κενό, 33 αρνητικά ποσά.
Τα ποσά αθροίζονται σε £20.034.704,27, το δικό του υποσύνολο του δήμου.
02 · ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟ ΑΙΤΗΜΑ
Όταν του είπαν ότι λείπει το φύλλο Σύνοψη, το το πρόσθεσε ως τύπους και γράφημα
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
Προστέθηκε φύλλο Σύνοψη με τις 11 περιοχές, πρώτη η μεγαλύτερη
Κάθε σύνολο είναι ένα SUMIF πάνω στο φύλλο δεδομένων, με ένα γενικό σύνολο από κάτω. Παρακάτω, οι δέκα κορυφαίοι προμηθευτές ανά δαπάνη, ο καθένας με σύνολο SUMIF και πλήθος συναλλαγών COUNTIF. Οι πράσινοι αριθμοί είναι τύποι· κάντε κλικ σε έναν για να τον δείτε.
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummaryνέοΤο φύλλο Σύνοψη όπως παραδόθηκε. Σχεδίασε ένα πραγματικό ραβδογράφημα Excel των δαπανών ανά περιοχή
Το γράφημα διαβάζει τον πίνακα Σύνοψη, οπότε κινείται μαζί με τους τύπους. Εδώ σχεδιάζεται ξανά από τα δεδομένα μέσα στο αρχείο που παραδόθηκε.
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsΤο γράφημα στο φύλλο Σύνοψη. Έλεγχος με βάση τη λήψη
Υπολογίσαμε ξανά τα σύνολα ανά περιοχή και τους δέκα κορυφαίους από το αρχείο του δήμου και συγκρίναμε.
Και οι έντεκα περιοχές και οι δέκα προμηθευτές ταιριάζουν στο λεπτό· το γενικό σύνολο είναι £20.034.704,27.
Τα πλήθη συναλλαγών είναι σωστά: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1.
03 · ΑΙΤΗΜΑ 2
Όταν του ζητήθηκε έλεγχος διπλών πληρωμών, το επισήμανε έξι πληρωμές και παρέλειψε τα σχόλια
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
Προστέθηκε στήλη Πιθανό διπλότυπο και επισημάνθηκαν τρία ζεύγη
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS στις 22 Δεκεμβρίου, Acorn Education & Care στις 16 Δεκεμβρίου (γραμμές 405 και 420, όχι διαδοχικές) και Virgin Media Business στις 9 Δεκεμβρίου: ίδιος προμηθευτής, ίδιο ποσό, ίδια ημερομηνία, £5.000 ή περισσότερο.
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummaryΠρομηθευτής, ημερομηνία, ποσό και νέα στήλη I στις έξι επισημασμένες γραμμές (κίτρινες), με γραμμή 190 και πιστωτικό Virgin Media στη 853 για σύγκριση. Δεν άλλαξε κανένα ποσό και άφησε ανεκτέλεστα δύο μέρη του αιτήματος
Η στήλη εξακολουθεί να αθροίζεται σε £20.034.704,27 και το φύλλο Σύνοψη είναι όπως ήταν. Τα επτά σχόλια Excel και ο πίνακας με τις επισημασμένες γραμμές στο φύλλο Σύνοψη δεν δημιουργήθηκαν, και η απάντηση το είπε.
- Στήλη Πιθανό διπλότυποέξι γραμμές επισημασμένες
- Ποσά, φύλλο Σύνοψη, γράφημααμετάβλητο
- Επτά σχόλια Excelδεν δημιουργήθηκε
- Επισημασμένες γραμμές στο φύλλο Σύνοψηδεν δημιουργήθηκε
Έλεγχος εκτελώντας εμείς οι ίδιοι την ίδια δοκιμή
Ίδιος προμηθευτής, ποσό και ημερομηνία, £5.000 ή περισσότερο, στο αρχείο του δήμου.
Ο δικός μας έλεγχος βρίσκει ακριβώς τις γραμμές 191, 192, 405, 420, 838 και 840, τις έξι που είναι επισημασμένες.
Κανένα ποσό δεν άλλαξε. Το αρχείο δεν έχει σχόλια και το φύλλο Σύνοψη εξακολουθεί να τελειώνει στη γραμμή 30.
Τα αρχεία
Από πού προέρχεται το αρχείο: Telford & Wrekin Council, «Δαπάνες άνω των £100», Δεκέμβριος 2025, βάσει Κώδικα Διαφάνειας Τοπικής Αυτοδιοίκησης. Περιέχει δημόσιες πληροφορίες με Open Government Licence v3.0. Ο δήμος δεν εξέτασε ούτε ενέκρινε το παράδειγμα.
Φέρτε το δικό σας υπολογιστικό φύλλο
Τα περισσότερα εργαλεία AI σάς δίνουν αριθμούς για να τους επικολλήσετε πίσω. Το δουλεύει μέσα στο βιβλίο εργασίας σας: καθαρίζει τα δεδομένα χωρίς να χάσει γραμμή, φτιάχνει συνόψεις ως τύπους που μπορείτε να ανιχνεύσετε μέχρι τις πληρωμές και επισημαίνει τις συναλλαγές που αξίζει να ελεγχθούν.
ΣΥΝΕΧΙΣΤΕ ΤΗΝ ΑΝΑΓΝΩΣΗ
Διαβάστε άλλο ένα πρακτικό παράδειγμα

Λογιστές & ελεγκτές
50 σελίδες σαρωμένων τιμολογίων σε ελεγμένο καθολικό προμηθευτών

Τραπεζίτες και σύμβουλοι
PDF οικονομικών αποτελεσμάτων σε Excel, με τύπους YoY και διάγραμμα

Τραπεζίτες και σύμβουλοι
Εκτίμηση της αμερικανικής αγοράς λειτουργίας και συντήρησης ηλιακών εγκαταστάσεων από δεδομένα EIA, στο ίδιο βιβλίο
Δείτε και τα 19 πρακτικά παραδείγματα →Όλα τα παραδείγματα για Λογιστές & ελεγκτές →