রাজ্য RFP-কে কমপ্লায়েন্স ম্যাট্রিক্সে রূপান্তর করা হয়েছে, তারপর একটি উত্তর রূপরেখা।

02 · অনুরোধ ১

একটি কমপ্লায়েন্স ম্যাট্রিক্স তৈরি করুন, প্রতি প্রয়োজনীয়তা একটি সারি

We're bidding on the Illinois Treasurer's RFP 370-500-26-040 (attached). Please build a compliance matrix as an Excel workbook.

Sheet 'Matrix', one row per requirement, in this order:
1. Section III Scope of Work services III.1 to III.20
2. Section V.A Proposal Format items V.A.1 to V.A.11
3. Section V.B questions Q1 to Q45 (keep the sub-parts of Q33 i-iv and Q40 a-b inside the same row)
4. Section VI.A Mandatory Requirements VI.A.1 to VI.A.6, with VI.A.5 a-d as four separate rows

Columns: Ref (e.g. III.4, V.A.3, V.B.30, VI.A.5b) | RFP section heading | Requirement (one-line summary) | PDF page | Mandatory (Y, or 'Conditional' where the RFP says 'if any' / 'if applicable') | Page limit | Our response location | Status (leave 'Open').

Second sheet 'Key dates' with the Section IV.A schedule. Freeze and bold the header row, wrap text.

যা করেছে

• সমস্ত চারটি অনুচ্ছেদ পড়া হয়েছে এবং প্রতি প্রয়োজনীয়তা একটি সারি লেখা হয়েছে, মোট ৮৫টি, জিজ্ঞাসিত ক্রমে: III.1 থেকে III.20, V.A.1 থেকে V.A.11, ৪৫টি প্রশ্ন, তারপর VI.A যেখানে 5a থেকে 5d পৃথক সারি হিসেবে আছে।
• প্রতিটি সারিকে সেই পিডিএফ পৃষ্ঠা দেওয়া হয়েছে যেখান থেকে এটি আসে; একটি প্রয়োজনীয়তা যা পরবর্তী পৃষ্ঠায় চলে যায় তা উভয়ই পায়, যেমন ১৪-১৫।
• পৃষ্ঠার সীমাবদ্ধতা কেবল সেখানেই যোগ করা হয়েছে যেখানে RFP একটি নির্ধারণ করে: ভূমিকার জন্য ৩ পৃষ্ঠা এবং কাজের পরিধি ও অনন্য ক্ষমতার জন্য ৫-৫ পৃষ্ঠা।
• RFP দ্বারা ঐচ্ছিক হিসেবে উল্লেখিত দুটি আইটেমকে "শর্তাধীন" চিহ্নিত করা হয়েছে: সাবকন্ট্রাক্টর ("যদি থাকে") এবং রিড্যাক্টেড কপি।
• অনুচ্ছেদ IV.A-এর সময়সূচীসহ একটি "প্রধান তারিখ" শিট যোগ করা হয়েছে, এবং উভয় শিটের হেডার সারিটি ফ্রিজ এবং বোল্ড করা হয়েছে।

আমরা পিডিএফ-এর সাথে মিলিয়ে এটি পরীক্ষা করেছি: অনুরোধ করা ক্রমে ৮৫টি সারি যার মধ্যে কোনো ফাঁক বা পুনরাবৃত্তি নেই; প্রতিটি পৃষ্ঠা নম্বর সেই পৃষ্ঠায় পড়ে যেখানে সেই প্রয়োজনীয়তাটি মুদ্রিত আছে; ঠিক তিনটি সারিতে পৃষ্ঠার সীমাবদ্ধতা; প্রশ্ন ২৩ এপ্রিল দুপুর ১২:০০টার মধ্যে এবং প্রস্তাব ৬ মে দুপুর ১:০০টার আগে, যেমনটি মুদ্রিত আছে।

03 · অনুরোধ ২

দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি যোগ করুন, স্কোরিং যোগ করুন এবং পরিশিষ্ট B পরীক্ষা করুন

Good. Three changes to the same workbook - keep everything already in 'Matrix' as is.

1. Add an 'Owner' column after Status and fill every row:
   - Tom (proxy voting): III.5, III.6, III.7, Q22, Q23
   - Ana (ESG reporting and EDI): III.10, Q27, Q31 to Q40
   - Me (bid manager): all V.A rows, all VI.A rows, Q1 to Q13, Q41 to Q45
   - Priya (strategy): everything else
2. Add a sheet 'Scoring' with the evaluation factors and weights from the table in Section VI.B, plus the total.
3. Compare the Appendix B attestation list with Section III and add a note on the 'Matrix' sheet (highlighted row or cell comment) on anything that doesn't line up.

যা করেছে

• ঠিক যে ম্যাট্রিক্সটি তৈরি করা হয়েছিল তা খুলে একই ওয়ার্কবুকটি সম্পাদনা করা হয়েছে।
• স্ট্যাটাসের পরে একটি "দায়িত্বপ্রাপ্ত" কলাম যোগ করা হয়েছে এবং প্রদত্ত নিয়ম অনুযায়ী সব ৮৫টি সারি পূরণ করা হয়েছে: টম ৫, আনা ১২, আমি ৩৮, প্রিয়া ৩০।
• অনুচ্ছেদ VI.B-এর সাতটি কারণ ও ওজনসহ একটি "স্কোরিং" শিট এবং RFP-তে ছাপা মোট ১১৫ যোগ করা হয়েছে।
• অনুচ্ছেদ III এর সাথে পরিশিষ্ট B তুলনা করা হয়েছে এবং ফাঁকটিকে দুবার চিহ্নিত করা হয়েছে: ম্যাট্রিক্সের নিচে একটি হলুদ নোট সারি এবং III.20-এ একটি মন্তব্য।
• অনুরোধ ১ থেকে কোনো সেল পরিবর্তন করা হয়নি। আমরা প্রতিটি তুলনা করেছি।

আমরা এটি যাচাই করেছি: সব ৮৫টি সারিতে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি নিয়ম অনুযায়ী আছেন; ওজন পৃষ্ঠা ১৭-এর টেবিলের সাথে মেলে; পৃষ্ঠা ৪৪ এবং ৪৫-এর পরিশিষ্ট B আসলেই III.17-এ শেষ হয়, তাই III.18 থেকে III.20-এ কোনো হ্যাঁ/না সারি নেই; "প্রধান তারিখ" শিট এখনও আছে।

04 · অনুরোধ ৩

ওয়ার্ডে জবাবের রূপরেখার খসড়া তৈরি করুন

Now draft the response outline as a Word document so the team can start writing.

- Use the 11 items of Section V.A, in that order, as Heading 1 (Cover Letter, Table of Contents, Introduction, Scope of Work, Answers to Questions, Service Team, Subcontractors, Unique Capabilities, State Certifications and Disclosures, Cost Proposal, Redacted Copy).
- Put the page limit in the heading where V.A sets one.
- Under 'Answers to Questions', use the five V.B group headings as Heading 2 and each question as a numbered Heading 3 (Q1 to Q45, short title), with Q33 i-iv and Q40 a-b listed under their question.
- Under every heading add one placeholder line: '[Owner: <name from the matrix> - draft due TBC]'.
- Mark Cost Proposal and Redacted Copy as separate attachments, as V.A.10 and V.A.11 require.

যা করেছে

• একটি নতুন ওয়ার্ড ফাইল তৈরি করা হয়েছে যার শিরোনামগুলো প্রকৃত হেডিং ১, ২ এবং ৩ স্টাইল, তাই ওয়ার্ডের নেভিগেশন প্যান পুরো ট্রি দেখায়।
• অনুচ্ছেদ V.A এর ১১টি আইটেম ব্যবহার করা হয়েছে, ক্রমে, হেডিং ১ হিসেবে, সেই তিনটি হেডিং-এ পৃষ্ঠার সীমাবদ্ধতা সহ যেগুলোতে একটি আছে।
• পাঁচটি প্রশ্ন গ্রুপকে "প্রশ্নের উত্তর" এর অধীনে রাখা হয়েছে এবং সমস্ত ৪৫টি প্রশ্নকে তাদের নিচে রাখা হয়েছে, Q33 এবং Q40 এর উপ-অংশগুলো তালিকাভুক্ত করা হয়েছে।
• অনুরোধ ২-এ সম্পাদনা করা ম্যাট্রিক্স থেকে প্রতিটি দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে নেওয়া হয়েছে: Q22 টমের, Q31 আনার, Q20 প্রিয়ার।
• খরচের প্রস্তাব এবং রিড্যাক্টেড কপিকে আলাদা সংযুক্তি হিসেবে চিহ্নিত করা হয়েছে, যেমনটি V.A.10 এবং V.A.11 এর জন্য প্রয়োজন।

আমরা এটি যাচাই করেছি: V.A ক্রমে ১১টি হেডিং ১ এন্ট্রি, পাঁচটি হেডিং ২ গ্রুপ, Q1 থেকে Q45 পর্যন্ত ৪৫টি হেডিং ৩ প্রশ্ন, এবং প্রতিটি দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির সারি ম্যাট্রিক্সের সাথে মেলে।

জানার মতো বিষয়: Q17 এর অধীনে আউটলাইন ড্রাফটিং ধাপ থেকে একটি অতিরিক্ত বাক্য রাখে, এবং Q23 থেকে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির লাইনগুলো একটি ভিন্ন অনুচ্ছেদ স্টাইল ব্যবহার করে, তাই স্পেসিং মাঝপথে পরিবর্তিত হয়। ওয়ার্ডে ঠিক করতে কয়েক মিনিট সময় লাগে। এই অনুরোধের জন্য -এর উত্তরে ফাইলটি তালিকাভুক্ত ছিল কিন্তু কোনো সারাংশ দেওয়া হয়নি।