实操示例 · 会计与审计
整理议会的支出数据、汇总并测试重复付款
一位内部审计员下载了特尔福德与雷金(Telford & Wrekin)议会公布的 2025 年 12 月 £100 以上支出:同一工作表内有 3,161 笔付款,底部有一行总计,供应商名称中还有多余空格。 在不丢失任何一行的情况下整理了表格,加入由公式构成的 Summary 工作表和图表,与议会的总额分毫不差,并标出六笔可能重复的付款。Summary 工作表是在第二次要求后才完成的,被标记行上的 Excel 批注则没有制作。
1读取上传文件:3,161 笔付款,底部有一行总计
- 没有丢失任何一行3,161 笔付款保持原有顺序,贷项通知单也包含在内。金额合计仍与议会自己公布的总额 £20,034,704.27 一致。
- 汇总用公式,而不是粘贴的数字各领域支出和前十大供应商,是对数据工作表的 SUMIF 和 COUNTIF,并附有真正的 Excel 图表。点击单元格即可追溯来源。
- 同一工作簿上的审计测试重复测试是数据工作表上的一列。金额、Summary 工作表和图表保持原样。
01 · 请求 1
整理了表格,却把汇总放错了位置
This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.
读取表格,发现其中三个陷阱
第 3163 行是整列、没有标签的 SUBTOTAL,因此直接求和会把该月算两次。有二十个供应商名称以空格结尾,所以“British Gas Trading Ltd”会被当成两家供应商。而且日期列还带有时间。
A1Service Delivery AreaA E F G 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 160,055.42 3163 =SUBTOTAL(9,G2:G3162) Transparency Report数行的服务领域、供应商、日期及金额(其他列隐藏)。末行黄色是未标示的总计。 删除总计行、去掉名称空格并新增日期列
全部 3,161 笔付款仍按下载时的顺序排列,33 笔贷项通知单也包含在内。去掉空格后,616 个供应商名称合并为 610 个。G 列是 =INT(F2),依此往下:只保留日期,不含时间。
A1Service Delivery AreaA E F G H 1 Service Delivery Area Supplier Name Trans Date Date Amount 2 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 400.00 3 Adult Social Care AFC Telford Holdings Limited 17/12/2025 12:27 17/12/2025 675.00 … 17 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 174.11 18 Adult Social Care British Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05 08/12/2025 375.93 … 3161 Prosperity & Investment Steel Street Ltd 12/12/2025 12:09 12/12/2025 1,520.00 3162 Prosperity & Investment PAVE-AWAYS LTD 18/12/2025 10:25 18/12/2025 160,055.42 Transparency Report整理后的工作表:新 Date 列 G 为绿色,数据现在到第 3162 行为止。 算出了各领域支出,却以 CSV 交付,而不是 Summary 工作表
合计数字是对的。但它们是以单独的文件附在工作簿旁边,而不是要求的工作表,回复里也说 Summary 工作表没有完成。
- Transparency Report 工作表已整理:总计行已删除、名称已去掉空格、已新增日期列
- Summary 工作表未制作;改为提供各领域支出的 CSV
已对照下载文件核对
我们逐行比较了交付的表格和议会的文件。
3,161 行,顺序与下载文件一致,供应商名称没有多余空格,另有 33 笔负数金额。
金额合计为 £20,034,704.27,与议会自己的小计相同。
02 · 跟进请求
得知 Summary 工作表缺失后, 用公式和图表补上了
The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.
新增 Summary 工作表,列出 11 个领域,按金额从大到小排列
每项合计都是对数据工作表的 SUMIF,下方是总计。再往下是支出最高的十家供应商,各有 SUMIF 合计和 COUNTIF 交易笔数。绿色数字是公式;点击即可查看。
A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: SummaryA B C D 1 Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary 2 Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025 3 4 Total spend by Service Delivery Area (largest first) 5 Area Total spend 6 Prosperity & Investment 5,744,335.15 7 Neighbourhood & Enforcement Services 4,948,876.56 8 Education & Skills 4,609,122.15 9 Corporate Items 1,734,016.14 10 Housing, Commercial & Customer Services 1,254,821.61 11 Health & Wellbeing 971,198.15 12 Finance, People & IDT 263,360.71 13 Children's Safeguarding & Family Support 258,890.99 14 Adult Social Care 208,305.53 15 Policy & Governance 40,802.28 16 Corporate Communications 975.00 17 Grand total 20,034,704.27 18 19 Top 10 suppliers by total spend 20 Rank Supplier Total spend Transactions 21 1 Bowmer & Kirkland Ltd 1,884,772.10 2 22 2 PAVE-AWAYS LTD 1,661,965.98 9 23 3 Veolia ES T&W Ltd 1,482,145.55 1 24 4 PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD 1,462,179.11 5 25 5 Balfour Beatty Civils Limited 1,376,066.91 1 26 6 Id verde 1,067,695.39 6 27 7 SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST 838,577.00 3 28 8 WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL 756,693.52 1 29 9 Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services) 631,235.42 6 30 10 SHROPSHIRE COUNCIL 538,607.76 3 Transparency ReportSummary新交付的 Summary 工作表。 绘制了各领域支出的真正 Excel 条形图
图表读取的是 Summary 表格,因此会随公式变化。这里是根据交付文件内的数据重新绘制的。
Spend by Service Delivery Area — December 2025
Prosperity & InvestmentNeighbourhood & Enforcement ServicesEducation & SkillsCorporate ItemsHousing, Commercial & Customer ServicesHealth & WellbeingFinance, People & IDTChildren's Safeguarding & Family SupportAdult Social CarePolicy & GovernanceCorporate CommunicationsSummary 工作表上的图表。 已对照下载文件核对
我们根据议会的文件重新计算各领域合计和前十名,并进行比对。
11 个领域和 10 家供应商的金额全部分毫不差;总计为 £20,034,704.27。
交易笔数正确:Bowmer & Kirkland 为 2,PAVE-AWAYS 为 9,Veolia 为 1。
03 · 请求 2
要求做重复付款测试, 标出了六笔付款,并跳过了批注
Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.
新增“可能重复”列,并标出三组付款
A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 在 12 月 22 日、Acorn Education & Care 在 12 月 16 日(第 405 行和第 420 行,并不相邻)以及 Virgin Media Business 在 12 月 9 日:同一供应商、同一金额、同一日期,金额 £5,000 或以上。
E1Supplier NameE G H I 1 Supplier Name Date Amount Possible duplicate … 190 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,100.00 191 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes 192 A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD 22/12/2025 5,600.00 Yes … 405 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 420 Acorn Education & Care Ltd 16/12/2025 32,547.95 Yes … 838 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 840 VIRGIN MEDIA BUSINESS 09/12/2025 12,894.84 Yes … 853 VIRGIN MEDIA BUSINESS 23/12/2025 -13,500.00 Transparency ReportSummary六笔已标记行(黄色)的供应商、日期、金额及新列 I,另显示第 190 行及第 853 行 Virgin Media 贷项通知单作对照。 没有改动任何金额,但要求中有两项没有完成
这一列仍然合计为 £20,034,704.27,Summary 工作表保持原样。七条 Excel 批注以及 Summary 工作表上被标记行的表格都没有制作,回复中也已说明。
- 可能重复列已标记六行
- 金额、Summary 工作表、图表未更改
- 七条 Excel 批注未制作
- Summary 工作表上被标记的行未制作
我们自己运行同样的测试来核对
同一供应商、金额和日期,£5,000 或以上,范围为议会的整份文件。
我们的测试恰好找出第 191、192、405、420、838 和 840 行,也就是被标记的那六行。
没有改动任何金额。文件中没有批注,Summary 工作表仍然只到第 30 行。
文件
文件来源: Telford & Wrekin Council, “超过 £100 的支出”,2025 年 12 月,依地方政府透明度守则发布。包含按开放政府许可 v3.0 授权的公共部门信息。议会未审阅或认可此案例。
带上你自己的电子表格
大多数 AI 工具给你的是要粘贴回去的数字。 直接在你的工作簿里工作:清理数据时不丢一行,以可追溯到每笔付款的公式建立汇总,并标出值得质询的交易。
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