实操示例 · 会计与审计

整理议会的支出数据、汇总并测试重复付款

一位内部审计员下载了特尔福德与雷金(Telford & Wrekin)议会公布的 2025 年 12 月 £100 以上支出:同一工作表内有 3,161 笔付款,底部有一行总计,供应商名称中还有多余空格。 在不丢失任何一行的情况下整理了表格,加入由公式构成的 Summary 工作表和图表,与议会的总额分毫不差,并标出六笔可能重复的付款。Summary 工作表是在第二次要求后才完成的,被标记行上的 Excel 批注则没有制作。

  • 没有丢失任何一行3,161 笔付款保持原有顺序,贷项通知单也包含在内。金额合计仍与议会自己公布的总额 £20,034,704.27 一致。
  • 汇总用公式,而不是粘贴的数字各领域支出和前十大供应商,是对数据工作表的 SUMIF 和 COUNTIF,并附有真正的 Excel 图表。点击单元格即可追溯来源。
  • 同一工作簿上的审计测试重复测试是数据工作表上的一列。金额、Summary 工作表和图表保持原样。

01 · 请求 1

整理了表格,却把汇总放错了位置

审计员

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. 读取表格,发现其中三个陷阱

    第 3163 行是整列、没有标签的 SUBTOTAL,因此直接求和会把该月算两次。有二十个供应商名称以空格结尾,所以“British Gas Trading Ltd”会被当成两家供应商。而且日期列还带有时间。

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsx处理前
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    数行的服务领域、供应商、日期及金额(其他列隐藏)。末行黄色是未标示的总计。
  2. 删除总计行、去掉名称空格并新增日期列

    全部 3,161 笔付款仍按下载时的顺序排列,33 笔贷项通知单也包含在内。去掉空格后,616 个供应商名称合并为 610 个。G 列是 =INT(F2),依此往下:只保留日期,不含时间。

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsx同一文件
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    整理后的工作表:新 Date 列 G 为绿色,数据现在到第 3162 行为止。
  3. 算出了各领域支出,却以 CSV 交付,而不是 Summary 工作表

    合计数字是对的。但它们是以单独的文件附在工作簿旁边,而不是要求的工作表,回复里也说 Summary 工作表没有完成。

    • Transparency Report 工作表已整理:总计行已删除、名称已去掉空格、已新增日期列
    • Summary 工作表未制作;改为提供各领域支出的 CSV
  4. 已对照下载文件核对

    我们逐行比较了交付的表格和议会的文件。

    3,161 行,顺序与下载文件一致,供应商名称没有多余空格,另有 33 笔负数金额。

    金额合计为 £20,034,704.27,与议会自己的小计相同。

XLSX已交付:整理后的工作簿3,161 笔付款,已有日期列;尚无 Summary 工作表

02 · 跟进请求

得知 Summary 工作表缺失后, 用公式和图表补上了

审计员

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. 新增 Summary 工作表,列出 11 个领域,按金额从大到小排列

    每项合计都是对数据工作表的 SUMIF,下方是总计。再往下是支出最高的十家供应商,各有 SUMIF 合计和 COUNTIF 交易笔数。绿色数字是公式;点击即可查看。

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsx新工作表
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummary新
    交付的 Summary 工作表。
  2. 绘制了各领域支出的真正 Excel 条形图

    图表读取的是 Summary 表格,因此会随公式变化。这里是根据交付文件内的数据重新绘制的。

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxSummary 工作表

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Summary 工作表上的图表。
  3. 已对照下载文件核对

    我们根据议会的文件重新计算各领域合计和前十名,并进行比对。

    11 个领域和 10 家供应商的金额全部分毫不差;总计为 £20,034,704.27。

    交易笔数正确:Bowmer & Kirkland 为 2,PAVE-AWAYS 为 9,Veolia 为 1。

XLSX已交付:带 Summary 工作表的工作簿SUMIF 和 COUNTIF 公式,以及图表

03 · 请求 2

要求做重复付款测试, 标出了六笔付款,并跳过了批注

审计员

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. 新增“可能重复”列,并标出三组付款

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 在 12 月 22 日、Acorn Education & Care 在 12 月 16 日(第 405 行和第 420 行,并不相邻)以及 Virgin Media Business 在 12 月 9 日:同一供应商、同一金额、同一日期,金额 £5,000 或以上。

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsx处理后
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    六笔已标记行(黄色)的供应商、日期、金额及新列 I,另显示第 190 行及第 853 行 Virgin Media 贷项通知单作对照。
  2. 没有改动任何金额,但要求中有两项没有完成

    这一列仍然合计为 £20,034,704.27,Summary 工作表保持原样。七条 Excel 批注以及 Summary 工作表上被标记行的表格都没有制作,回复中也已说明。

    • 可能重复列已标记六行
    • 金额、Summary 工作表、图表未更改
    • 七条 Excel 批注未制作
    • Summary 工作表上被标记的行未制作
  3. 我们自己运行同样的测试来核对

    同一供应商、金额和日期,£5,000 或以上,范围为议会的整份文件。

    我们的测试恰好找出第 191、192、405、420、838 和 840 行,也就是被标记的那六行。

    没有改动任何金额。文件中没有批注,Summary 工作表仍然只到第 30 行。

XLSX已交付:带重复标记的工作簿“可能重复”列;Summary 工作表和图表保持不变

文件

文件来源: Telford & Wrekin Council, “超过 £100 的支出”,2025 年 12 月,依地方政府透明度守则发布。包含按开放政府许可 v3.0 授权的公共部门信息。议会未审阅或认可此案例。

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