व्यावहारिक उदाहरण · लेखापाल र लेखा परीक्षक

काउन्सिलको खर्च डेटा सफा गर्नुहोस्, सारांश बनाउनुहोस् र दोहोरो भुक्तानी जाँच्नुहोस्

एक आन्तरिक लेखा परीक्षकले Telford & Wrekin Council को डिसेम्बर 2025 को £100 भन्दा बढीको प्रकाशित खर्च डाउनलोड गरे: एउटै शिटमा 3,161 भुक्तानी, तल जम्माको एउटा पंक्ति र आपूर्तिकर्ताको नाममा बढी खाली ठाउँ। ले एउटा पंक्ति पनि नगुमाई शिट मिलायो, सूत्रहरूको एउटा Summary शिट र काउन्सिलको जम्मासँग पाई-पैसासम्म मिल्ने चार्ट थप्यो, र छ वटा सम्भावित दोहोरो भुक्तानीमा चिन्ह लगायो। Summary शिटका लागि दोस्रो पटक भन्नुपर्‍यो, र चिन्ह लगाइएका पंक्तिमा Excel टिप्पणी बनाइएनन्।

  • एउटा पंक्ति पनि गुमेन3,161 भुक्तानी आफ्नै क्रममा राखिए, क्रेडिट नोटसहित। रकमको जोड अझै पनि काउन्सिलको आफ्नै जम्मा £20,034,704.27 बराबर छ।
  • सारांश सूत्रका रूपमा, टाँसिएका संख्याका रूपमा होइनक्षेत्र अनुसारको खर्च र शीर्ष दश आपूर्तिकर्ता डेटा शिटमाथि SUMIF र COUNTIF हुन्, साथमा साँचो Excel चार्ट। कुनै सेलमा क्लिक गरेर पछ्याउनुहोस्।
  • सोही वर्कबुकमा अडिट परीक्षणदोहोरो भुक्तानीको जाँच डेटा शिटमा एउटा कोलम हो। रकम, Summary शिट र चार्ट जस्ताको तस्तै रहन्छन्।

01 · अनुरोध १

ले शिट मिलायो, र सारांश गलत ठाउँमा राख्यो

लेखा परीक्षक

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. शिट पढ्यो र यसका तीन जाल भेट्टायो

    पंक्ति 3163 पूरै कोलमको नाम नभएको SUBTOTAL हो, त्यसैले सिधै जोड्दा महिना दुई पटक गनिन्छ। बीस आपूर्तिकर्ताको नाम खाली ठाउँमा टुंगिन्छ, त्यसैले “British Gas Trading Ltd” दुई आपूर्तिकर्ताका रूपमा देखिन्छ। र मितिको कोलममा दिनको समय पनि छ।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxअघि
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    केही पङ्क्तिको क्षेत्र, आपूर्तिकर्ता, मिति र रकम (अन्य स्तम्भ लुकेका)। अन्तिम पहेँलो पङ्क्ति नामविनाको कुल हो।

  2. जम्माको पंक्ति मेट्यो, नाम मिलायो र Date कोलम थप्यो

    सबै 3,161 भुक्तानी डाउनलोडकै क्रममा रहन्छन्, 33 क्रेडिट नोटसहित। छाँट्दा 616 आपूर्तिकर्ताको नाम घटेर 610 हुन्छ। कोलम G मा =INT(F2) र यसरी नै तलसम्म छ: समयबिनाको मिति।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxउही फाइल
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    सफा सिट: नयाँ Date स्तम्भ G हरियो, डाटा अब पङ्क्ति 3162 मा सकिन्छ।

  3. क्षेत्र अनुसारको खर्च निकाल्यो, तर Summary शिटको सट्टा CSV का रूपमा दियो

    जम्माहरू ठीक थिए। तिनीहरू वर्कबुकको छेउमा छुट्टै फाइलका रूपमा आए, अनुरोधले मागेको शिटका रूपमा होइन, र जवाफले Summary शिट नबनेको भन्यो।

    • Transparency Report शिटमिलाइयो: जम्माको पंक्ति गयो, नाम मिलाइयो, Date कोलम थपियो
    • सारांश सिटबनाइएन; त्यसको सट्टा क्षेत्र अनुसारको खर्चको एउटा CSV आयो

  4. डाउनलोडसँग मिलाएर हेरियो

    हामीले हस्तान्तरण गरिएको शिटलाई काउन्सिलको फाइलसँग पंक्ति-पंक्ति तुलना गर्‍यौँ।

    डाउनलोडकै क्रममा 3,161 पंक्ति, कुनै आपूर्तिकर्ताको नाममा बढी खाली ठाउँ छैन, 33 ऋणात्मक रकम।

    रकमको जोड £20,034,704.27 हो, काउन्सिलको आफ्नै उप-जम्मा।

XLSXहस्तान्तरण गरियो: मिलाइएको वर्कबुकDate कोलमसहित 3,161 भुक्तानी; अहिलेसम्म कुनै Summary शिट छैन

02 · अनुवर्ती अनुरोध

Summary शिट हराएको भनिएपछि ले त्यसलाई सूत्र र चार्टका रूपमा थप्यो

लेखा परीक्षक

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. 11 क्षेत्रको Summary शिट थपियो, सबैभन्दा ठूलो पहिले

    हरेक जम्मा डेटा शिटमाथि एउटा SUMIF हो, र तिनीहरूको तल कुल जम्मा। त्यसको तल खर्चका आधारमा शीर्ष दश आपूर्तिकर्ता, हरेकसँग एउटा SUMIF जम्मा र एउटा COUNTIF कारोबार गणना। हरिया संख्या सूत्र हुन्; एउटामा क्लिक गरेर हेर्नुहोस्।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxनयाँ सिट
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryनयाँ
    Summary शिट हस्तान्तरण गरिए जस्तै।

  2. क्षेत्र अनुसारको खर्चको साँचो Excel बार चार्ट बनायो

    चार्टले Summary तालिका पढ्छ, त्यसैले त्यो सूत्रसँगै सर्छ। यहाँ यसलाई हस्तान्तरण गरिएको फाइलभित्रको डेटाबाट फेरि बनाइएको छ।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxसारांश सिट

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Summary शिटको चार्ट।

  3. डाउनलोडसँग मिलाएर हेरियो

    हामीले काउन्सिलको फाइलबाट क्षेत्र अनुसारको जम्मा र शीर्ष दश आपूर्तिकर्ता फेरि गणना गरेर तुलना गर्‍यौँ।

    एघार क्षेत्र र दश आपूर्तिकर्ता सबै पाई-पैसासम्म मिल्छन्; जम्मा योग £20,034,704.27 हो।

    कारोबार गणना ठीक छ: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1।

XLSXहस्तान्तरण गरियो: Summary शिटसहितको वर्कबुकSUMIF र COUNTIF सूत्र, र चार्ट

03 · अनुरोध २

दोहोरो भुक्तानीको जाँच मागिँदा ले छ भुक्तानीमा चिन्ह लगायो र टिप्पणी छोड्यो

लेखा परीक्षक

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Possible duplicate कोलम थपियो र तीन जोडा चिन्ह लगाइए

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22 डिसेम्बरमा, Acorn Education & Care 16 डिसेम्बरमा (पंक्ति 405 र 420, एकअर्कासँग नजिक छैनन्) र Virgin Media Business 9 डिसेम्बरमा: उही आपूर्तिकर्ता, उही रकम, उही मिति, £5,000 वा बढी।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxपछि
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    छ चिह्नित पङ्क्ति (पहेँलो) का आपूर्तिकर्ता, मिति, रकम र नयाँ I स्तम्भ; तुलनामा पङ्क्ति 190 र 853 को Virgin Media क्रेडिट नोट।

  2. कुनै रकम बदलिएन, र अनुरोधका दुई भाग गरिएनन्

    कोलमको जोड अझै £20,034,704.27 छ र Summary शिट जस्ताको तस्तै छ। सात Excel टिप्पणी र Summary शिटमा चिन्ह लगाइएका पंक्तिको तालिका बनाइएनन्, र जवाफमा त्यो भनिएको थियो।

    • Possible duplicate कोलमछ पंक्तिमा चिन्ह
    • रकम, Summary शिट, चार्टअपरिवर्तित
    • सात Excel टिप्पणीबनाइएन
    • Summary शिटमा चिन्ह लगाइएका पंक्तिबनाइएन

  3. उही परीक्षण आफैँ चलाएर जाँचियो

    काउन्सिलको फाइलमा उही आपूर्तिकर्ता, रकम र मिति, £5,000 वा बढी।

    हाम्रो परीक्षणले ठ्याक्कै पंक्ति 191, 192, 405, 420, 838 र 840 भेट्टाउँछ, अर्थात् चिन्ह लगाइएका उही छ।

    कुनै रकम बदलिएन। फाइलमा कुनै टिप्पणी छैन, र Summary शिट अझै पंक्ति 30 मा टुंगिन्छ।

XLSXहस्तान्तरण गरियो: दोहोरो भुक्तानीको चिन्हसहितको वर्कबुकPossible duplicate कोलम; Summary शिट र चार्ट अघिकै जस्ता

फाइलहरू

XLSXपहिले: डिसेम्बर 2025 को खर्च3,161 भुक्तानी · telford.gov.uk माXLSXअनुरोध 1 पछिडाटा सफा, सारांश अझै छैनXLSXअनुवर्ती अनुरोधपछिसारांश सिट र चार्टXLSXअनुरोध 2 पछिसम्भावित दोहोरो स्तम्भ

फाइल कहाँबाट आएको हो: Telford & Wrekin Council, “£100 भन्दा बढी खर्च”, डिसेम्बर 2025, स्थानीय सरकार पारदर्शिता संहिता अन्तर्गत प्रकाशित। यसमा Open Government Licence v3.0 अन्तर्गत इजाजतप्राप्त सार्वजनिक क्षेत्रको सूचना समावेश छ। परिषद्ले यो उदाहरण समीक्षा वा समर्थन गरेको छैन।

आफ्नै स्प्रेडसिट ल्याउनुहोस्

धेरैजसो AI उपकरणले तपाईंलाई फेरि टाँस्न संख्या दिन्छन्। तपाईंको वर्कबुकभित्रै काम गर्छ: एउटा पंक्ति पनि नगुमाई डेटा सफा गर्छ, भुक्तानीसम्म पछ्याउन मिल्ने सूत्रका रूपमा सारांश बनाउँछ, र प्रश्न उठाउन लायक कारोबारमा चिन्ह लगाउँछ।

यसलाई आफ्नै स्प्रेडसिटमा प्रयास गर्नुहोस्तयार वर्कबुक डाउनलोड गर्नुहोस्

पढ्न जारी राख्नुहोस्

अर्को व्यावहारिक उदाहरण पढ्नुहोस्

लेखाकारहरू र लेखापरीक्षकहरू

स्क्यान गरिएका इनभ्वाइसहरूका ५० पृष्ठहरू जाँच गरिएको एपी लेजरमा

बैंकर र परामर्शदाता

आम्दानी विवरण (Earnings release) PDF बाट Excel मा, YoY सूत्रहरू र चार्टसहित

बैंकर र परामर्शदाता

उही कार्यपुस्तिकामा EIA तथ्याङ्कबाट अमेरिकी सौर्य सञ्चालन र मर्मतसम्भार बजारको आकलन

सबै 19 व्यावहारिक उदाहरण हेर्नुहोस् लेखाकारहरू र लेखापरीक्षकहरू का लागि सबै उदाहरण