বাস্তব উদাহরণ · হিসাবরক্ষক ও নিরীক্ষক

কাউন্সিলের ব্যয়ের ডেটা পরিষ্কার করুন, সারাংশ করুন এবং ডুপ্লিকেট পরীক্ষা করুন

একজন অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক Telford & Wrekin Council-এর ডিসেম্বর 2025-এর £100-এর বেশি প্রকাশিত ব্যয় ডাউনলোড করলেন: একটি শিটে 3,161টি পেমেন্ট, নিচে মোটের একটি সারি এবং সরবরাহকারীর নামে বাড়তি স্পেস। একটি সারিও না হারিয়ে শিটটি গুছিয়ে দিল, সূত্রের একটি Summary শিট ও একটি চার্ট যোগ করল যা কাউন্সিলের মোটের সঙ্গে পাই-পয়সা পর্যন্ত মেলে, এবং ছয়টি সম্ভাব্য ডুপ্লিকেট পেমেন্ট চিহ্নিত করল। Summary শিটের জন্য দ্বিতীয়বার বলতে হয়েছিল, আর চিহ্নিত সারিগুলোতে Excel মন্তব্য তৈরি করা হয়নি।

  • একটি সারিও হারায়নি3,161টি পেমেন্ট তাদের ক্রমে রাখা হয়েছে, ক্রেডিট নোটসহ। অঙ্কগুলোর যোগফল এখনও কাউন্সিলের নিজস্ব মোট £20,034,704.27-এর সমান।
  • সারাংশ সূত্র হিসেবে, পেস্ট করা সংখ্যা হিসেবে নয়এলাকা অনুযায়ী ব্যয় ও শীর্ষ দশ সরবরাহকারী ডেটা শিটের উপর SUMIF ও COUNTIF, সঙ্গে একটি আসল Excel চার্ট। একটি সেলে ক্লিক করে পেছনে খুঁজে দেখুন।
  • একই ওয়ার্কবুকে অডিট পরীক্ষাডুপ্লিকেট পরীক্ষা ডেটা শিটের একটি কলাম। অঙ্ক, Summary শিট ও চার্ট আগের মতোই থাকে।

01 · অনুরোধ ১

শিটটি গুছিয়ে দিল, আর সারাংশ ভুল জায়গায় রাখল

নিরীক্ষক

This is Telford & Wrekin Council's spend data for December 2025 (sheet 'Transparency Report'). Please tidy it for analysis and add a summary, in this workbook: 1. Delete the unlabelled total row at the bottom (row 3163, a SUBTOTAL formula) so only the transactions remain. Keep the credit notes (negative amounts). 2. Trim leading/trailing spaces in Supplier Name - some suppliers show up twice because of a trailing space, e.g. 'British Gas Trading Ltd '. 3. Add a 'Date' column next to Trans Date holding just the date (Trans Date also carries a time). 4. Add a 'Summary' sheet with: a. Total spend by Service Delivery Area, largest first b. Top 10 suppliers by total spend, with their number of transactions c. A bar chart of spend by Service Delivery Area Use formulas on the Summary sheet where you can, and keep the original row order.

  1. শিটটি পড়ে এর তিনটি ফাঁদ খুঁজে পেয়েছে

    সারি 3163 পুরো কলামের একটি লেবেলহীন SUBTOTAL, তাই সরাসরি যোগ করলে মাসটি দুবার গোনা হয়। কুড়িটি সরবরাহকারীর নাম স্পেস দিয়ে শেষ হয়, তাই “British Gas Trading Ltd” দুজন সরবরাহকারী হিসেবে দেখা দেয়। আর তারিখের কলামে দিনের সময়ও আছে।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxআগে
    A1Service Delivery Area
    AEFG
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:27675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd 08/12/2025 17:05375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:091,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:25160,055.42
    3163=SUBTOTAL(9,G2:G3162)
    Transparency Report
    কিছু সারির ক্ষেত্র, সরবরাহকারী, তারিখ ও অঙ্ক (অন্য কলাম লুকানো)। শেষ হলুদ সারি নামহীন মোট।

  2. মোটের সারি মুছেছে, নাম ছেঁটেছে এবং Date কলাম যোগ করেছে

    ডাউনলোডের ক্রমেই সব 3,161টি পেমেন্ট থাকে, 33টি ক্রেডিট নোটসহ। ছাঁটাইয়ে 616টি সরবরাহকারীর নাম কমে 610টি হয়। কলাম G-তে আছে =INT(F2) এবং এভাবে নিচ পর্যন্ত: সময় ছাড়া তারিখ।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxএকই ফাইল
    A1Service Delivery Area
    AEFGH
    1Service Delivery AreaSupplier NameTrans DateDateAmount
    2Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025400.00
    3Adult Social CareAFC Telford Holdings Limited17/12/2025 12:2717/12/2025675.00
    …
    17Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025174.11
    18Adult Social CareBritish Gas Trading Ltd08/12/2025 17:0508/12/2025375.93
    …
    3161Prosperity & InvestmentSteel Street Ltd12/12/2025 12:0912/12/20251,520.00
    3162Prosperity & InvestmentPAVE-AWAYS LTD18/12/2025 10:2518/12/2025160,055.42
    Transparency Report
    পরিষ্কার শিট: নতুন Date কলাম G সবুজ, ডেটা এখন 3162 সারিতে শেষ।

  3. এলাকা অনুযায়ী ব্যয় হিসাব করেছে, কিন্তু Summary শিটের বদলে CSV হিসেবে দিয়েছে

    মোটগুলো ঠিক ছিল। সেগুলো এসেছিল ওয়ার্কবুকের পাশে একটি আলাদা ফাইল হিসেবে, অনুরোধে চাওয়া শিট হিসেবে নয়, আর উত্তরে বলা হয়েছিল যে Summary শিট করা হয়নি।

    • Transparency Report শিটগোছানো: মোটের সারি নেই, নাম ছাঁটা, Date কলাম যোগ
    • সারাংশ শিটকরা হয়নি; তার বদলে এলাকা অনুযায়ী ব্যয়ের একটি CSV এসেছে

  4. ডাউনলোডের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা হয়েছে

    আমরা হস্তান্তর করা শিটটি কাউন্সিলের ফাইলের সঙ্গে সারি ধরে ধরে মিলিয়ে দেখেছি।

    ডাউনলোডের মতো একই ক্রমে 3,161টি সারি, কোনো সরবরাহকারীর নামে বাড়তি স্পেস নেই, 33টি ঋণাত্মক অঙ্ক।

    অঙ্কগুলোর যোগফল £20,034,704.27, কাউন্সিলের নিজস্ব উপমোট।

XLSXহস্তান্তর করা হলো: গোছানো ওয়ার্কবুকDate কলামসহ 3,161টি পেমেন্ট; এখনও কোনো Summary শিট নেই

02 · পরবর্তী অনুরোধ

Summary শিট নেই বলা হলে সেটি সূত্র ও চার্ট হিসেবে যোগ করল

নিরীক্ষক

The Summary sheet is missing. Please add it to this workbook as I asked: total spend by Service Delivery Area (largest first), the top 10 suppliers with their number of transactions, and a bar chart of spend by area. Use formulas where you can.

  1. সবচেয়ে বড়টি আগে রেখে 11টি এলাকার একটি Summary শিট যোগ করা হয়েছে

    প্রতিটি মোট ডেটা শিটের উপর একটি SUMIF, তার নিচে সর্বমোট। তার নিচে ব্যয় অনুযায়ী শীর্ষ দশ সরবরাহকারী, প্রত্যেকের একটি SUMIF মোট ও একটি COUNTIF লেনদেন গণনা। সবুজ সংখ্যাগুলো সূত্র; একটিতে ক্লিক করে দেখুন।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxনতুন শিট
    A1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    ABCD
    1Telford & Wrekin Council — December 2025 spend: Summary
    2Covering 3161 transactions, 1-31 December 2025
    3
    4Total spend by Service Delivery Area (largest first)
    5AreaTotal spend
    6Prosperity & Investment5,744,335.15
    7Neighbourhood & Enforcement Services4,948,876.56
    8Education & Skills4,609,122.15
    9Corporate Items1,734,016.14
    10Housing, Commercial & Customer Services1,254,821.61
    11Health & Wellbeing971,198.15
    12Finance, People & IDT263,360.71
    13Children's Safeguarding & Family Support258,890.99
    14Adult Social Care208,305.53
    15Policy & Governance40,802.28
    16Corporate Communications975.00
    17Grand total20,034,704.27
    18
    19Top 10 suppliers by total spend
    20RankSupplierTotal spendTransactions
    211Bowmer & Kirkland Ltd1,884,772.102
    222PAVE-AWAYS LTD1,661,965.989
    233Veolia ES T&W Ltd1,482,145.551
    244PYRAMID SCHOOLS (HADLEY) LTD1,462,179.115
    255Balfour Beatty Civils Limited1,376,066.911
    266Id verde1,067,695.396
    277SHROPSHIRE COMMUNITY HEALTH NHS TRUST838,577.003
    288WORCESTERSHIRE COUNTY COUNCIL756,693.521
    299Hawk Incentives Ltd (Crown Commercial Services)631,235.426
    3010SHROPSHIRE COUNCIL538,607.763
    Transparency ReportSummaryনতুন
    Summary শিট যেভাবে হস্তান্তর করা হয়েছে।

  2. এলাকা অনুযায়ী ব্যয়ের একটি আসল Excel বার চার্ট আঁকা হয়েছে

    চার্টটি Summary টেবিল পড়ে, তাই সূত্রের সঙ্গে সেটিও নড়ে। এখানে এটি হস্তান্তর করা ফাইলের ভেতরের ডেটা থেকে আবার আঁকা হয়েছে।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxসারাংশ শিট

    Spend by Service Delivery Area — December 2025

    Summary শিটের চার্ট।

  3. ডাউনলোডের সঙ্গে মিলিয়ে দেখা হয়েছে

    আমরা কাউন্সিলের ফাইল থেকে এলাকাভিত্তিক মোট ও শীর্ষ দশ সরবরাহকারী আবার হিসাব করে মিলিয়েছি।

    এগারোটি এলাকা ও দশজন সরবরাহকারী সবই পাই-পয়সা পর্যন্ত মিলেছে; সর্বমোট £20,034,704.27।

    লেনদেনের গণনা ঠিক: Bowmer & Kirkland 2, PAVE-AWAYS 9, Veolia 1।

XLSXহস্তান্তর করা হলো: Summary শিটসহ ওয়ার্কবুকSUMIF ও COUNTIF সূত্র, এবং চার্ট

03 · অনুরোধ ২

ডুপ্লিকেট-পেমেন্ট পরীক্ষা চাওয়া হলে ছয়টি পেমেন্ট চিহ্নিত করল এবং মন্তব্যগুলো বাদ দিল

নিরীক্ষক

Now run a duplicate-payment test on the same workbook: 1. Add a 'Possible duplicate' column to the data sheet that flags rows where Supplier Name, Amount and Date all match another row and the amount is £5,000 or more. 2. Add an Excel comment on each flagged row: 'Query AP: possible duplicate - obtain invoice nos.' 3. Virgin Media Business also has a credit of -13,500.00 on 23/12/2025. Add a comment on that row: 'Credit same month as flagged Virgin Media duplicates - check if it reverses one of them.' 4. List the flagged rows in a small table on the Summary sheet. Don't change any amounts, and keep the Summary tables and chart from before.

  1. Possible duplicate কলাম যোগ করা হয়েছে এবং তিনটি জোড়া চিহ্নিত করা হয়েছে

    A-STAR TRANSPORT MIDLANDS 22 ডিসেম্বর, Acorn Education & Care 16 ডিসেম্বর (সারি 405 ও 420, পাশাপাশি নয়) এবং Virgin Media Business 9 ডিসেম্বর: একই সরবরাহকারী, একই অঙ্ক, একই তারিখ, £5,000 বা তার বেশি।

    Telford_Wrekin_transparency_report_December_2025.xlsxপরে
    E1Supplier Name
    EGHI
    1Supplier NameDateAmountPossible duplicate
    …
    190A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,100.00
    191A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    192A-STAR TRANSPORT MIDLANDS LTD22/12/20255,600.00Yes
    …
    405Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    420Acorn Education & Care Ltd16/12/202532,547.95Yes
    …
    838VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    840VIRGIN MEDIA BUSINESS09/12/202512,894.84Yes
    …
    853VIRGIN MEDIA BUSINESS23/12/2025-13,500.00
    Transparency ReportSummary
    ছয় চিহ্নিত সারির (হলুদ) সরবরাহকারী, তারিখ, অঙ্ক ও নতুন I কলাম, তুলনায় সারি 190 এবং 853-এর Virgin Media ক্রেডিট নোট।

  2. কোনো অঙ্ক বদলায়নি, আর অনুরোধের দুটি অংশ করা হয়নি

    কলামের যোগফল এখনও £20,034,704.27 এবং Summary শিট আগের মতোই আছে। সাতটি Excel মন্তব্য এবং Summary শিটে চিহ্নিত সারিগুলোর টেবিল করা হয়নি, এবং উত্তরে তা বলা হয়েছিল।

    • Possible duplicate কলামছয়টি সারি চিহ্নিত
    • অঙ্ক, Summary শিট, চার্টঅপরিবর্তিত
    • সাতটি Excel মন্তব্যকরা হয়নি
    • Summary শিটে চিহ্নিত সারিগুলোকরা হয়নি

  3. একই পরীক্ষা নিজেরা চালিয়ে যাচাই করা হয়েছে

    কাউন্সিলের ফাইলে একই সরবরাহকারী, অঙ্ক ও তারিখ, £5,000 বা তার বেশি।

    আমাদের পরীক্ষা ঠিক সারি 191, 192, 405, 420, 838 ও 840 খুঁজে পায়, অর্থাৎ যে ছয়টি চিহ্নিত।

    কোনো অঙ্ক বদলায়নি। ফাইলে কোনো মন্তব্য নেই, আর Summary শিট এখনও সারি 30-এ শেষ।

XLSXহস্তান্তর করা হলো: ডুপ্লিকেট চিহ্নসহ ওয়ার্কবুকPossible duplicate কলাম; Summary শিট ও চার্ট আগের মতো

ফাইলগুলো

XLSXআগে: ডিসেম্বর 2025-এর ব্যয়3,161 পেমেন্ট · telford.gov.uk-এXLSXঅনুরোধ 1-এর পরেডেটা পরিষ্কার, সারাংশ এখনও নেইXLSXপরবর্তী অনুরোধের পরেসারাংশ শিট ও চার্টXLSXঅনুরোধ 2-এর পরেসম্ভাব্য ডুপ্লিকেট কলাম

ফাইলটি যেখান থেকে এসেছে: Telford & Wrekin Council, “£100-এর বেশি ব্যয়”, ডিসেম্বর 2025, স্থানীয় সরকার স্বচ্ছতা বিধির অধীনে প্রকাশিত। এতে Open Government Licence v3.0-এর অধীনে লাইসেন্সপ্রাপ্ত সরকারি খাতের তথ্য রয়েছে। পরিষদ এই উদাহরণটি পর্যালোচনা বা অনুমোদন করেনি।

আপনার নিজের স্প্রেডশিট আনুন

বেশির ভাগ AI টুল আপনাকে পেস্ট করার মতো সংখ্যা দেয়। আপনার ওয়ার্কবুকের ভেতরেই কাজ করে: একটি সারিও না হারিয়ে ডেটা পরিষ্কার করে, পেমেন্ট পর্যন্ত খুঁজে দেখা যায় এমন সূত্র দিয়ে সারাংশ বানায়, আর যে লেনদেন নিয়ে প্রশ্ন তোলা উচিত তা চিহ্নিত করে।

আপনার নিজের স্প্রেডশিটে এটি চেষ্টা করুনতৈরি ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করুন

আরও পড়ুন

আরেকটি বাস্তব উদাহরণ পড়ুন

হিসাবরক্ষক ও অডিটর

স্ক্যান করা ইনভয়েসের ৫০ পৃষ্ঠা একটি যাচাইকৃত এপি লেজারে

ব্যাংকার ও পরামর্শক

আর্নিংস রিলিজ PDF থেকে Excel-এ, YoY সূত্র ও একটি চার্টসহ

ব্যাংকার ও পরামর্শক

একই ওয়ার্কবুকে EIA তথ্য দিয়ে যুক্তরাষ্ট্রের সৌর পরিচালনা ও রক্ষণাবেক্ষণ বাজারের আকার নির্ণয়

সব 19টি বাস্তব উদাহরণ দেখুন হিসাবরক্ষক ও অডিটর-এর জন্য সব উদাহরণ